Unter Gleichgesinnten – die Community of Practice

Ob innerhalb eines Unternehmens oder darüber hinaus – allen Expertinnen und Experten tut es gut, sich mit anderen aus dem gleichen Fachgebiet auszutauschen. Probleme oder Herausforderungen des eigenen beruflichen Alltags kommen oftmals auch bei anderen vor. Die Resultate von Treffen mit Gleichgesinnten sind nicht nur wertvolle Tipps und Verbesserungsvorschläge, sondern ebenfalls Verständnis und Zuspruch für die jeweilige Situation. Das führt unumstößlich dazu, dass auch die jeweiligen Unternehmen davon profitieren, wenn sich ihre Angestellten zu regelmäßigen sogenannten Communities of Practice zusammenfinden. Wir sagen dir, was es damit auf sich hat, wie du selbst eine Community gründest und wie es sich auf deinen OKR-Prozess auswirkt. 

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Hinter dem Begriff Community of Practice versteckt sich eine selbstorganisierte Gruppe von Menschen, die sich aufgrund gemeinsamer Interessen, Themengebiete oder Aufgaben im Unternehmen, etwa als OKR Coach, zusammenfinden und Informationen austauschen. Dadurch verbessern sie gemeinsam ihre Fähigkeiten sowie ihr Wissen auf diesem Gebiet. Die Teilnahme an diesen CoPs ist freiwillig und beruht rein auf dem Wunsch sich über die tägliche Arbeit hinaus selbst sowie im weiteren Sinne das gesamte Unternehmen voranzubringen. Die gesamte Organisation profitiert dahin gehend nämlich ebenso davon, da aufgrund der Erweiterung des eigenen Fachwissens die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert wird, eine höhere Qualität gewährleistet werden kann und schneller Problemlösungen erarbeitet werden.

Die Vorteile von Communities of Practice für das Individuum

Während der regelmäßigen Community of Practice-Meetings geht es vordergründig darum, Informationen und Fragen zu bestimmten Problemen aus dem beruflichen Alltag zu besprechen und gemeinsam zu lösen – also um die gegenseitige Unterstützung und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern. Der große Vorteil liegt darin, dass Personen miteinander interagieren, die sonst im beruflichen Alltag meist nicht miteinander arbeiten. Bei den CoP-Meetings haben sie die Möglichkeit ihre individuellen Erfahrungen miteinander zu teilen, um daraus wiederum neue Möglichkeiten zu kreieren und bestimmte Herausforderungen zu meistern. Einzig durch die Interaktion von unterschiedlichen Netzwerken können neue Ideen entstehen, wobei jede Partei ihre eigenen Sichtweisen teilt, die wiederum Einfluss auf die Entscheidungen der anderen hat und dadurch ein Lerneffekt entsteht. Arbeiten und Lernen gehören im beruflichen Kontext stets zusammen. Eine Community of Practice fördert diese Zusammenkunft von Arbeit und Lernen. 

Die Vorteile von Communities of Practice für die Unternehmen

Unternehmen profitieren von Community of Practice dahin gehend, dass die eigenen Mitarbeitenden sich selbstständig und selbstorganisiert weiterentwickeln, ohne, dass die Verantwortlichen des Unternehmens kostspielige Ausgaben für Fortbildungen oder dergleichen ausgeben müssen. Einzig die Unterstützung für das Vorhaben muss vonseiten des Unternehmens gegeben sein, dass die Mitglieder der CoPs die zeitlichen Freiheiten für die regelmäßigen Treffen erhalten. Die in den Meetings neu erlangten Kenntnisse wirken sich direkt auf die Leistungen im täglichen Geschäft aus. Wie bereits beschrieben, wird die Zusammenarbeit sowie die Qualität der Endresultate verbessert.

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Der Schweizer Sozialforscher Étienne Wenger befasst sich in seiner Arbeit mit den Communities of Practice. Laut ihm muss eine CoP verschiedene Merkmale aufweisen, um als Community of Practice gelten zu können. Dazu zählen: 

• Einen Bereich von gemeinsamem Interesse (Domäne) 
• Einen gemeinsamen Bestand an Wissen, Erfahrungen und Techniken zu dem jeweiligen Thema (Practice) 
• Eine Gruppe von Personen, die bereit sind, sich bezüglich des Themas regelmäßig zu verabreden und dazu in Interaktion zu treten (Community)

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Hinzu kommt, dass die Personen in der Gruppe den gleichen fachlichen Hintergrund haben, um wirklich in Austausch treten zu können. Dies bedeutet, dass Entwickler mit anderen Entwicklern zusammen kommen müssen oder auch OKR Coaches mit anderen OKR Coaches aus dem Unternehmen. Auf diese Weise können alle vom praktischen Wissen der anderen lernen und den größtmöglichen Nutzen für sich und das Unternehmen ziehen.

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Nun lassen die vorherigen Beschreibungen die Annahme aufkommen, dass eine Community of Practice eine physische Präsenz der Teilnehmenden erfordert. Jedoch sind diese Meetings ebenfalls digital und remote durchführbar, was seit den Anfängen der Coronapandemie immer häufiger stattfindet. Der Inhalt der vCoP-Meetings bleibt derselbe, nur der Ort des Geschehens verlagert sich in einen virtuellen Raum – etwa über Microsoft Teams oder andere Kommunikationstools sowie Social-Media-Gruppen. 

 vCoP über die Grenzen des Unternehmens hinaus

Virtuelle Communities of Practice finden sich gerne in großen Gruppen der sozialen Netzwerke zusammen. Die Mitglieder dieser Gruppen müssen nichts zwangsläufig alle aus demselben Unternehmen stammen. Vielmehr geht es bei diesen Zusammentreffen darum, sich über die Grenzen des eigenen Unternehmens oder gar ganzer Länder  hinaus mit anderen Experten aus demselben Tätigkeitsbereich auszutauschen. Auf diese Weise werden noch mehr Eindrücke, Sichtweisen und Input zum jeweiligen Thema gesammelt.

Eine Herausforderung für jedes einzelne Mitglied solcher Gruppen liegt darin, die richtige Gruppe für sich zu finden. Viele Personen haben die Befürchtung, wenn sie über ihre persönlichen Erfahrungen zu bestimmten Themen in den sozialen Netzwerken sprechen, es negative Folgen im Unternehmen haben könnte – im schlimmsten Fall sogar zur Kündigung kommt. Daher ist es wichtig, in wirklich fachlichen Austausch zu gehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Barrieren für soziale Netzwerke werden immer kleiner, sodass spezielle Gruppen auch schnell für persönliche Befindlichkeiten genutzt werden können, die den eigentlichen Zweck von CoPs verfehlen und damit keinen Nutzen für den fachlichen Austausch haben. Demnach ist die Wahl der richtigen Gruppen eine der wichtigsten Aspekte virtueller Communities of Practise. Ferner ist die Motivation in einer vCoP deutlich schwieriger aufrechtzuerhalten. Bei persönlichen Meetings ist die Hemmschwelle für eine Absage deutlich höher, weshalb sich einzelne Mitglieder auch besser einbringen. Virtuelle Treffen können einfacher abgesagt werden und laden nicht aktiv zum Mitmachen ein. Einfach ruhig dazusitzen und zuzuhören fällt leichter als beim persönlichen Kontakt im selben Raum. 

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Für die Entwicklung einer CoP – ob virtuelle oder physisch – benötigt es nicht viel. Eine Community of Practice entwickelt sich organisch weiter, bis alle Mitglieder innerhalb der Community zustimmen, dass die vorab definierten Ziele erreicht wurden. Zu Beginn benötigt es eine kleine Gruppe von Personen, die sowohl die Leidenschaft für eine lebendige Diskussions- und Hilfskultur haben als auch das gleiche Fachgebiet teilen. Im Laufe des „Lebenszyklus“ der CoP existieren verschiedene Stadien: 

• Commitment-Phase
• Starting-up-Phase
• Operating-Phase
• Winding down-Phase 
• Shutting down-Phase

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Die unterschiedlichen Schritte bei der Entwicklung einer CoP

Für die Errichtung einer eigenen Community of Practice sind fünf Schritte notwendig, wobei unterschiedlichen Personen unterschiedliche Aufgaben zuteilwerden.

Schritt 1:
Im ersten Schritt muss ein leitender Sponsor für die Community gefunden werden. Meist sind dies innerhalb von Unternehmen Personen aus der Führungsebene und übernehmen dabei eine übergeordnete Verantwortung, dass die jeweilige CoP erfolgreich durchgeführt werden kann. Sie helfen außerdem dabei, dass die Ziele und die Strategie richtig kommuniziert werden. 

Schritt 2:
Die Grundlagen in Form einer Vision und einer Mission sind nicht nur für Unternehmen, sondern ebenso für CoPs wichtig. Mit der Entwicklung der übergeordneten Vision, der daraus resultierenden Mission und weiteren Zielen wird klar, wohin die Reise geht – sie sind also das Leitbild der Community. 

Schritt 3:
Nach der Suche nach einem Sponsor und der Zieldefinitionen wird das Kernteam der CoP aufgebaut und vier unterschiedliche Hauptrollen innerhalb der Community entwickelt. 

• CoP-Programmmanager

Diese Person ist dafür verantwortlich, die anderen Mitglieder bei ihren Fragen, Problemen und Lösungen zu unterstützen. 

• CoP-Manager

Diese Person legt die Community-Strategie fest, plant die regelmäßigen Meetings und versorgt die Mitglieder mit allen nötigen Informationen sowie Neuigkeiten. 

• Mitglieder des Kernteams

Das gesamte Kernteam ist für die Verwaltung und alles, was die Community betrifft, verantwortlich. Sie sind die Anlaufstelle für alle anderen Mitglieder, laden neue Personen in die Community ein und vergeben Aufgaben. Des Weiteren hilft das gesamte Kernteam bei den Vorbereitungen und Leitung der Meetings. 

• Restliche Mitglieder der Community

Alle weiteren Mitglieder füllen die CoP mit Leben und Austausch. Sie nehmen an den Meetings teil, besprechen alle wichtigen Inhalte und sorgen dafür, dass die Ziele der Community erreicht werden. 

Schritt 4:
Im nächsten Schritt sollte ein Content-Management-Tool eingerichtet werden, mithilfe dessen die vielen gesammelten Informationen sowohl dokumentiert und verwaltet als auch in regelmäßigen Abständen (etwa alle sechs Monate) auf ihre Aktualität geprüft werden können. Einige Organisationen nutzen dafür gerne ein eigenes Intranet. Andere wiederum Systeme, wie AODocs. 

Schritt 5:
Der letzte Schritt für eine erfolgreiche Community of Practice ist die regelmäßige Durchführung von Meetings. Einzig durch den regelmäßigen Austausch bleibt die Community am Leben und kann ihre vorab definierten Ziele erreichen. 

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Wie sieht eine Community of Practice innerhalb eines Unternehmens im Klaren aus? Es lässt sich leicht am Beispiel von OKRs erklären.
Worum es sich beim Management Framework OKR handelt, liest du hier. 

Das Ziel einer CoP im Zuge eines OKR-Drafts ist dem der CoPs anderer Themengebiete oder Aufgaben ähnlich. In erster Linie geht es um das voneinander Lernen, dem Austausch von Good- und Bad-Practices sowie dem gemeinsamen Erarbeiten von Lösungen und Hilfestellungen.
Die Formulierung der Objectives und Key Results obliegt hauptsächlich dem jeweiligen Team und der Führungskräfte des jeweiligen Drafts. Hinzu kommt der OKR-Master, der die Mitarbeitenden während des gesamten Prozesses unterstützt. Ferner organisiert er in regelmäßigen Abständen Meetings, um sicherzustellen, dass alle ausgeschriebenen Ziele erreicht werden. Innerhalb eines Unternehmens existieren meist mehrere OKR-Master für verschiedene organisatorische Bereiche und OKRs. All diese Personen zusammen bilden innerhalb der Organisation die Community of Practice für OKR-Master. Das Ziel dieser speziellen CoPs haben einen besonderen Bezug zum Outcome-Management und dem gesamten OKR-Framework. In den regelmäßigen CoP-Meetings werden die täglichen Aufgaben, Herausforderungen und aufkommenden Fragen besprochen, um die daraus resultierenden Ergebnisse direkt in das Management der eigenen OKRs einfließen zu lassen.  

• Wie kann mein Team bestmöglich seine OKRs formulieren?
• Wie facilitiere ich erfolgreich eine OKR-Alignmentphase? 
• Welche Probleme kommen häufiger vor und wie können diese bestmöglich behandelt werden?

Diese und viele weitere Fragen werden in den Meetings der OKR-Master besprochen. 

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‍Was ist eine Community of Pratice (CoP)?

‍Eine Community of Practice ist eine selbstorganisierte Gruppe von Menschen, die sich aufgrund ihres gemeinsamen Interesses zu einem bestimmten Bereich zusammenfinden sowie Informationen austauschen, gemeinsam ihre Fähigkeiten verbessern und ihr Wissen auf diesem Gebiet erweitern.

Welche Voraussetzungen benötigt es für die Einführung einer CoP?

‍Laut des Schweizer Sozialforschers Étienne Wenger muss eine CoP verschiedene Merkmale aufweisen, um als Community of Practice gelten zu können: 

• Einen Bereich von gemeinsamem Interesse
• Einen gemeinsamen Bestand an Wissen
• Erfahrungen und Techniken zu dem jeweiligen Thema 
• Sowie eine Gruppe von Personen, die bereit sind, sich bezüglich des Themas regelmäßig zu verabreden und dazu in Interaktion zu treten.

Wie entwickle ich eine Community of Practice?

‍Für den Aufbau einer erfolgreichen CoP sind fünf Schritte notwendig. Darunter fällt die Entwicklung einer Vision sowie Mission und weitere Ziele, die innerhalb der Community erreicht werden sollen. Hinzu kommen die Bestimmung von unterschiedlichen Rollen innerhalb der Community, die Einführung eines Content-Management-Tools zur Verarbeitung aller gesammelten Daten in den Meetings und regelmäßige Treffen.

Wie funktioniert eine Community of Practice im Unternehmen?

‍Wie eine Community of Practice im Unternehmen funktioniert, lässt sich am besten am Beispiel eines OKR-Masters erklären. Ein OKR-Master ist unter anderem dafür zuständig, die verschiedenen Objectives und Key Results zu definieren. Innerhalb eines Unternehmens existieren mehrere OKR-Master aus verschiedene Abteilungen. All diese zusammen bilden unter anderem ihre CoP. Während der regelmäßigen Meetings können die täglichen Herausforderungen und aufkommenden Fragen besprochen werden. Die daraus resultierenden Ergebnisse fließen anschließend in das Management der eigenen OKRs der jeweiligen OKR-Master ein. Auf diese Weise haben die CoP einen direkten Einfluss auf das tägliche Geschehen im Zuge der Zielerreichung in Unternehmen.