So überlebt man eine Rezession: 4 Wege, Kosten zu sparen – mit Outcome Management

Die einzige Möglichkeit, eine gesunde Kostenreduzierung zu erreichen, besteht darin, den Mehrwert für die Kunden und die Umsetzung der strategischen Prioritäten in den Mittelpunkt zu stellen. Dieser extreme Fokus auf Ergebnisse mit einem sichtbaren Mehrwert und auf die Strategieumsetzung wird durch Outcome Management basierend auf OKRs erreicht.

Das Framework und die Methodik helfen dir dabei:

• Den Fokus auf das Wesentliche zu behalten und eine Verschwendung von echten Mehrwerten zu riskieren
• Die gesamte Organisation auf gemeinsame Prioritäten auszurichten
• Schnell und effektiv den Kurs zu korrigieren, falls notwendig
• Ressourcenverschwendung zu erkennen und zu sehen, wo sie besser eingesetzt werden können

Es gibt zwei Arten von Unternehmen, die aus dem derzeitigen Wirtschaftsabschwung hervorgehen werden: diejenigen, die überlebt haben, und diejenigen, die es nicht geschafft haben. Um nicht zur letzteren Gruppe zu gehören, müssen sich Unternehmen intensiver mit Kosteneinsparungen befassen und gleichzeitig ihre Effizienz, Widerstandsfähigkeit und Agilität steigern. Sie müssen sich von alten Denkmustern trennen, auch wenn der Blick in die Vergangenheit manchmal bequemer erscheint.

Doch wie lassen sich Kosten erfolgreich senken? Und wie minimiert man das Risiko, die Kosten zu stark (und zukünftiges Wachstum zu riskieren) oder zu wenig (und das Überleben des Unternehmens zu gefährden) zu senken? Oder noch fataler: Kosten am falschen Ende einzusparen, was zu neuen Problemen führt? Hier ist ein strategischer und zielgerichteter Ansatz erforderlich. 

Hier bietet das OKR-basierte Outcome Management das richtige Werkzeug zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung in unruhigen Zeiten.

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Nur um das klarzustellen: Der derzeitige Wirtschaftsabschwung ist nicht mit der Pandemie zu vergleichen, die wir vor kurzem erlebt haben. Die Pandemie hat einige Unternehmen erfolgreicher gemacht, während andere hart getroffen wurden. Jetzt, mit dem Krieg, den steigenden Energiepreisen und der Inflation, sind alle betroffen.

Alle versuchen derzeit also, Kosten zu sparen oder die Effizienz zu steigern – zwei Seiten derselben Medaille.

In diesen unbeständigen Zeiten sind auch die Umsatzprognosen nicht mehr so zuverlässig. Das Umfeld ändert sich zu schnell und man braucht Einblicke von der Front, um die Situation zu beherrschen. An der Spitze zu planen, während man von der Front entfernt ist, ist heute eine riskante Vorgehensweise.

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Um deine Effizienz-Ziele zu erreichen, sind OKRs das richtige Werkzeug, denn:

• Sie verlagern den Fokus auf das Wesentliche.
• Sie helfen dem gesamten Unternehmen, von der Zentrale bis hinunter zu jeder Geschäftseinheit und jedem externen Mitarbeiter, sich auf die wichtigsten strategischen Ziele auszurichten.
• Sie sorgen dafür, dass die Beiträge aller Mitarbeitenden von unten nach oben die richtigen Daten liefern, so dass Unternehmen ihre Strategie schnell anpassen können.
• Sie sorgen für eine Performance-Kultur und helfen dabei,  Ziele und einzelne Initiativen regelmäßig (idealerweise vierteljährlich) zu überarbeiten. So helfen OKRs, den Kurs schnell zu korrigieren.
• Sie machen die Fortschritte bei der Strategie-Umsetzung zu 100 % transparent, damit du bei der Verwaltung strategischer Projekte in Excel oder PowerPoint nicht verrückt wirst.
• Sie ermöglichen es, die wichtigsten Leading-Kennzahlen zu betrachten, die Auskunft über den aktuellen Fortschritt geben,  anstatt nur zeitverzögerte Metriken wie KPIs einzubeziehen. So weißt du in Echtzeit, dass du auf dem richtigen Weg bist, statt nur zu spekulieren.
• Schließlich ermöglichen sie einen besseren Überblick darüber, wo Ressourcen tatsächlich verbraucht werden – und wo es sich lohnt, Budgets zu kürzen.

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Die Steigerung der Effizienz bei der Umsetzung strategischer Ziele ist ein zentrales Element von Objectives and Key Results (OKR). Dabei handelt es sich um eine ganzheitliche Methode zur Operationalisierung von Strategien. OKR ermöglicht es Unternehmen, Objectives und Key Results auf allen Organisationsebenen zu definieren.

• Das Objective umfasst den internen oder externen Kunden, den Mehrwert und den zukünftigen Zustand. Es zeigt, was wir im nächsten Zyklus erreichen wollen.
• Die Key Results sind die Messgrößen dafür, ob wir die Versprechen, die wir im Objective gegeben haben, eingehalten haben. Gleichzeitig zeigen sie, wie weit wir derzeit auf dem Weg zu unserem Ziel sind.
• Sowohl die Objectives als auch die Key Results konzentrieren sich auf das Outcome und nicht auf den Output. OKRs sind daher ein vielversprechendes Instrument, um eine stärkeren Outcome-Fokus in einem Unternehmen zu erreichen.

Erfahre hier mehr über den Unterschied zwischen Outcomes vs. Outputs!

Die Konzentration auf Outcomes - auf das, was am wichtigsten ist - hilft dir, Kosten zu sparen, weil du dich auf das konzentrierst, was deinem Kunden einen Nutzen bringt. Alles andere ist zweitrangig.

Nur mit Outputs zu arbeiten, verfälscht oft das Endergebnis.

Wie sieht der sogenannte “Outcome Waste”, die Verschwendung von Mehrwert-bringenden Ergebnissen, in der Praxis aus? Nehmen wir an, dein Unternehmen denkt eher in Outputs als in Outcomes. Ein Relaunch eurer Website - nur um des Relaunchs willen - wird höchstwahrscheinlich keinen Mehrwert für eure Kunden und damit für die strategischen Prioritäten des Unternehmens schaffen. Kann diese Initiative zu einem Kundenergebnis beitragen? Könnt ihr Metriken einführen, die dies messen? Wenn die Antwort nein lautet, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass ein Relaunch nicht notwendig ist. Euer Fokus sollte sich dann auf andere Projekte richten.

Mit OKRs definiert jede Abteilung oder jedes Team eine begrenzte Anzahl von Objectives (maximal 5) mit zugehörigen Key Results (maximal 5 pro Objective).

• Der übergeordnete Satz organisatorischer OKRs ist der Fokuspunkt für das Unternehmen.
• Sie umfassen die wichtigsten strategischen Ziele, die im kommenden Zyklus, normalerweise im Zeitrahmen eines Quartals, erreicht werden sollen.
• Dies schafft einen radikalen Fokus auf Aktivitäten, die tatsächlich einen Mehrwert schaffen.
• Infolgedessen zeigen die OKRs Verbesserungspotenziale auf und vermeiden Verschwendung.

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Effizientere Strategieumsetzung bedeutet auch, die Art und Weise zu analysieren, wie Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Bei dieser Zusammenarbeit können Unternehmen in der Regel kostensparende Ansätze finden. Sehr oft sind Teams nicht aufeinander abgestimmt und wissen nicht, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Unternehmenszielen beiträgt. Das führt zu fehlendem Engagement. Studien zeigen, dass unmotivierte Mitarbeiter einer der größten Kostenfaktoren sind, der US-Unternehmen bis zu 550 Milliarden Dollar pro Jahr kostet.

OKRs machen eine Ausrichtung zum Standard der Zusammenarbeit:

• Sie beinhalten eine spezielle Ausrichtungsphase (Alignment-Phase) nach der Drafting-Phase im OKR-Zyklus.  Alle Teams einigen sich auf OKRs, an denen sie im kommenden Quartal/Zyklus zusammenarbeiten werden.
• Sie gewährleisten eine vertikale Ausrichtung. Dadurch werden die Prioritäten der Teams und Abteilungen mit den strategischen Prioritäten des Unternehmens in Einklang gebracht. Auf diese Weise laufen alle in dieselbe Richtung.
• Sie gewährleisten die horizontale Ausrichtung, insbesondere bei funktionsübergreifenden Projekten.
• Sie helfen, Synergiepotenziale bei der Strategieumsetzung aufzudecken und Silos aufzubrechen.
• Sie ermöglichen es den Mitarbeitenden, die Outcomes für ihr Team zu finden, zu denen sie beitragen können, und motivieren sie somit, innovative Lösungen zu finden.

Wie man Krisen mithilfe von Innovation bewältigt, kannst du in unserem Artikel nachlesen!

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Wenn es um Kosteneinsparungen geht, müssen Entscheidungen manchmal schnell getroffen werden. Dazu müssen Unternehmen die richtigen Daten zur Hand haben.

OKRs verringern das Risiko von vermeidbaren Fehlern, die Geld kosten. Standardmäßig haben OKRs bestimmte Analyse- und Überprüfungspunkte. Diese zwingen die Teams dazu, den Fortschritt zu beobachten, Engpässe zu erkennen und Initiativen, die nicht mehr benötigt werden, neu zu priorisieren.

Darüber hinaus spielen zwei Arten von Daten und Metriken eine wichtige Rolle: Prozessdaten (Strategieumsetzungsprozess) und Metriken für die Key Results selbst.

1. Einerseits liegt der Kern der OKRs in der Prozesskomponente: Der OKR-Zyklus. Das bedeutet, dass alle Erkenntnisse aus dem vorangegangenen Quartal in das nächste übertragen werden können. So wird der Prozess ständig verbessert. Um die Anpassungen zu unterstützen, gibt es bestimmte Kennzahlen, wie den gesamten Fortschritt aller OKRs, die über den Zustand des Prozesses Aufschluss geben.

2. Andererseits sind die Key Results selbst metrikbasiert. An dieser Stelle sprechen wir von Frühindikatoren, die genau zeigen, ob und inwieweit die im Objective gegebenen Versprechen erreicht wurden. Aber auch verzögerte Indikatoren (wie z.B. KPI) spielen im Zusammenhang mit OKRs eine Rolle, da sie indirekt von der Erreichung der OKRs beeinflusst werden.

Wenn Teams ihre Key Results in regelmäßigen Abständen aktualisieren, liefern sie dem höheren Management bottom-up Einblicke. Infolgedessen kann die Führung auf diese Kennzahlen reagieren und die Strategie schnell anpassen.

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Insgesamt bieten die Vorteile von OKRs wie Transparenz, Kundenorientierung und aufschlussreiche Daten einen enormen Nutzen in Bezug auf Kosteneinsparungen: Sie zeigen auf, wo Ressourcen verschwendet werden:

• Am Ende eines jeden Zyklus zeigen die OKRs, ob Teams ihre Ziele erreicht haben. So wird sichtbar, ob Ressourcen dort investiert wurden, wo sie gebraucht werden, oder ob die Ziele zu hoch oder zu niedrig gesetzt wurden.

• Das Risiko von vergeblichen Bemühungen ist gering, da sich die Teams mit OKRs auf das Wesentliche konzentrieren können. Somit werden mit der Einführung von OKRs verschwendete Ressourcen schnell sichtbar.

• Aktivitäten, die nicht zu den Bedürfnissen der Kunden beitragen, leuchten mit OKRs wie Glühbirnen auf – und können sofort angepasst werden.

• Und schließlich kann jede Aktivität, die nicht zum Erfolg führt (und Ressourcen verschwendet), durch die Verwendung von Leading-Metriken ermittelt werden.

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Ein wichtiger Indikator für den Erfolg einer Organisation während einer Rezession ist, ob sie sich weiterhin anpassen kann. Dadurch wird sie effizienter und rentabler. Die ständige Verbesserung der Umsetzung strategischer Prioritäten, wobei das Outcome für interne oder externe Kunden im Mittelpunkt aller Maßnahmen steht, ist ein vielversprechender Weg, um größere Risiken zu vermeiden, während man durch den wirtschaftlichen Abschwung navigiert. Outcome Management auf der Basis von OKRs ist die Kristallkugel, die den Blick in die Zukunft ermöglicht. Dadurch kann es zwar unbequem werden, aber es ist der effektive Weg zum Erfolg. Outcome Management verbessert die Zusammenarbeit und ebnet den Weg, um Unternehmensmeilensteine zu erreichen.

Wenn du mehr über deine Kosteneinsparungspotenziale erfahren möchtest, sind wir gerne für dich da.