Objectives und Key Results bei MyMuesli – eine Case Study

Im Jahr 2015 hatte MyMuesli eine Größe erreicht, bei der Transparenz und effektive Abstimmung zwischen den Abteilungen zu entscheidenden Faktoren für das weitere Wachstum wurden. Zunehmend war es eine Herausforderung, das bewährte Geschäftsmodell weiter zu entwickeln und gleichzeitig eine innovative und agile Unternehmenskultur zu bewahren.

Um die Entwicklung von isolierten Silos, Betriebsblindheit und Intransparenz zu verhindern, entschieden die Gründer, Objectives und Key Results (OKR) als neues Management- und Kommunikationssystem zu implementieren. Ziel dabei war es, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. Außerdem, effiziente und ergebnisorientierte Kommunikation zu fördern und gleichzeitig ein ganzheitliches Verständnis der Unternehmensziele sowie deren Relevanz für jeden einzelnen Mitarbeiter zu gewährleisten.

‍

Implementierung von OKRs mit mehr als 600 Mitarbeitern

Zunächst begann das Managementteam damit, den OKR-Prozess entlang der gängigen Richtlinien des Frameworks umzusetzen. Objectives und Key Results wurden strikt nach den Kriterien des Rahmenwerks definiert. Während der ersten Zyklen passten die Teams in Berlin und Passau das Framework dann an ihre internen Prozesse an. Des Weiteren experimentierten sie mit der für sie richtigen Anzahl an OKRs pro Team. Sowie mit der Gestaltung der Abstimmungs-Meetings, um Effizienz und Mitarbeiterakzeptanz zu erhöhen. Als entscheidende Erfolgsfaktoren für eine funktionierende Kommunikation über OKRs stellte sich dabei deren Messbarkeit, Präzision in der Formulierung sowie eine klare Fokussierung auf den Kundennutzen heraus.Ein weiterer wichtiger Aspekt war es, einen externen Partner mit an Bord zu holen. Dieser sollte durch den Implementierungs- und Onboarding-Prozess führen. Die OKR-Beratung Murakamy (ein Workpath Partner) half dabei, Erwartungen angemessen zu managen. Sie zeigte zudem für jede Abteilung individuell die Relevanz und den Nutzen von OKRs auf. Durch dieses Vorgehens wurden die neu geschaffenen Vorteile von OKRs für die Mehrheit der Mitarbeiter schnell klar. Abhängigkeiten und Prioritäten besser verstehen zu können, sich am Zielsetzungsprozess zu beteiligen und ihren eigenen Wertbeitrag für den Unternehmenserfolg zu sehen.

‍

Der OKR-Zyklus: MyMueslis Prozess zur Festlegung von operativen Zielen

Der Prozess von MyMuesli folgt jedes Quartal drei klar definierten Schritten. Hierfür nehmen alle Teamleiter sowie die Geschäftsführung zu Beginn eines neuen OKR-Zyklus an einem zweitägigen Workshop teil.

1. Das erste Treffen dient primär der Bewertung des letzten Quartals und der Einordnung, in wie weit man die vorgenommenen Objectives erreicht hat. Zuerst analysiert das Management-Team dafür auf Unternehmensebene und auf Teamebene die Gründe, warum einige der Ziele nicht erreicht wurden. Daraus kann man dann Erkenntnisse ableiten und dokumentieren. Gleichzeitig erfolgt in diesem Schritt die Anerkennung und Auszeichnung erfolgreiche Teams mit ihren Objectives.

2. Die darauf folgenden Sitzungen konzentrieren sich bereits auf das nächste Quartal und auf die Priorisierung der relevanten Ziele. Die Gründer leiten diese Besprechung ein, indem sie ihre Sicht auf die Prioritäten des Unternehmens für das folgende Quartal präsentieren. Diese strategischen Ziele wurden zuvor bereits intern geteilt und stehen offen zur Diskussion.Auf Basis der Ziel-Entwürfe auf Unternehmensebene haben alle Teams bereits vorab ihre jeweiligen Team-OKRs entworfen. Daher stellt die folgende Session vor allem eine intensive Verhandlung über Ressourcen und Prioritäten zwischen allen Einheiten dar. Die zentrale Dokumentation und frühzeitige Offenlegung der OKR-Entwürfe ermöglicht eine effiziente und strukturierte Diskussion. Diese legt den Fokus auf die Auflösung von Abhängigkeiten und Reibungen. In diesem Zusammenhang hilft das OKR-Framework, Interessenkonflikte frühzeitig zu erkennen. Und zudem hilft es auch einen strukturierten Prozess zu etablieren, der auf gemeinsame Initiativen und Beiträge für den Gesamterfolg des Unternehmens ausgerichtet ist. Nach diesem ersten Workshop werden die Ergebnisse der Planungssitzungen dann in die Teams zurückgebracht, um die OKRs dort im kleinen Kreis zu finalisieren.

3. Das letzte Ereignis bevor ein neuer Zyklus startet, ist der OKR Kickoff. Mitarbeiter werden eingeladen, an der Präsentation aller neuen OKR-Sets teilzunehmen. Die strukturierten Abstimmungsgespräche, die diesem Event vorgingen, schaffen dort eine Atmosphäre von Klarheit, Gemeinschaft und Einigkeit im Bezug auf die gemeinsamen Prioritäten für die nächsten Monate. Mit Musik, Essen und Getränken ist diese feierliche Veranstaltung ein fester Teil der Unternehmenskultur. Und er betont die Relevanz von OKRs als zentrales Kommunikations-, Planungs- und Betriebssystem bei MyMuesli.

‍

OKRs als Teil des Arbeitsalltags von MyMuesli

Neben den vierteljährlichen OKR-Workshops für Bewertung und Planung führt jede Abteilung von MyMuesli regelmäßige Jour Fixes (üblicherweise wöchentlich) auf Teamebene sowie zwischen Teamleitern und einzelnen Mitarbeitern durch. Diese Gespräche dienen dazu, die Aufgaben und Aktionen, die zu den aktuellen OKRs beitragen sollen, zu priorisieren und zu planen. Diese Gespräche werden aber auch dafür genutzt, Fortschritte zu reflektieren und Herausforderungen oder wichtige Erkenntnisse zu diskutieren. Dadurch identifizieren die Teams Schwierigkeiten im Bezug auf strategische Ziele frühzeitig und entscheiden, wie sie ihre Arbeit anpassen sollten.

Durch die Strukturierung von Meetings und Feedback anhand von OKRs können sich die Teamleiter bei MyMuesli stärker auf Coaching und Teamentwicklung fokussieren. Anstatt Mikromanagement auf Aufgabenebene zu betreiben, konzentrieren sie sich darauf, wie sie durch die Schaffung des richtigen Umfelds das Erreichen der Ziele fördern können. Wöchentliche Team-Meetings zum aktuellen Status der OKRs helfen außerdem, die Relevanz eines transparenten, ergebnisorientierten und datengetriebenen Arbeitsstils zu unterstreichen. Da alle Teammitglieder in diesen Meetings über OKRs sprechen, steigen Verbindlichkeit und die Beteiligung der Mitarbeiter. So wird das regelmäßige Aktualisieren und Dokumentieren sämtliche OKR-Daten sichergestellt.

‍

Lessons Learned: MyMuesli's Tipps für OKR Einsteiger

• Beginnen Sie nicht zu spät: Wenn Sie ein schnell wachsendes Unternehmen sind, ist es besser, früh mit der OKR Einführung zu beginnen. Es braucht Zeit, um alle Abteilungen vollständig zu integrieren. Genauso wie in einen gut geführten Prozess mit effektiver Koordination über die gesamte Organisation hinweg zu gelangen.
• Managen Sie Erwartungen: Behalten Sie Ihre Ansprüche an die OKR Einführung im Blick. Bewahren Sie Geduld und kommunizieren Sie aktiv, dass es mindestens 3-5 Zyklen dauert, bis der Prozess zu einer Gewohnheit und vollständig von allen Teams akzeptiert wird.
• Stellen Sie Management-Buy-In sicher: Die verbindliche Unterstützung durch das Führungsteam ist eine notwendige Voraussetzung, um OKRs erfolgreich umzusetzen. Fehlendes Verständnis von Führungskräften ist ein Hauptgrund, warum OKR-Implementierungen fehlschlagen.
• Nutzen Sie externe Erfahrung: Die Beratung durch einen Partner und der Austausch mit anderen Praktikern helfen Ihnen dabei, Best Practices umzusetzen und eine breitere Akzeptanz in der Organisation zu gewinnen.
• Entwickeln Sie internes OKR Know-how: OKR-Experten können dabei helfen, effektive Ziele zu setzen und Mitarbeiterbeteiligung sowie Prozessdisziplin aufrecht zu erhalten.