OKRs bei Personio

Personio ist eine innovative SaaS Lösung, die das Management von HR Prozessen in einer ganzheitlichen Lösung zusammenfasst. Das Workpath Magazin traf Hanno Renner, Mitgründer und Geschäftsführer von Personio, um mit ihm über die Einführung von OKR bei Personio zu reden. Im Interview gab er interessante Einblicke und teilte spannende Erfahrungen -von der Überzeugung des Management Teams, über die Einführung von OKRs zu Best Practices:

Wann hast du zum ersten Mal von OKRs gehört? Was war dein erster Eindruck?

Das erste Mal bin ich auf OKRs in einem Artikel über die Managementphilosophie von Google gestoßen. Der Artikel beschrieb, wie Teams bei Google Ziele setzen und Fortschritt messen. Ich fand das Konzept anfänglich sehr interessant, dachte aber, dass OKRs nur in vergleichbar großen Unternehmen Sinn machen, um die Tätigkeiten der Mitarbeiter stärker an den Unternehmenszielen auszurichten.

Wie hast du dich und dein Team informiert, um die Einführung von OKRs bei Personio vorzubereiten?

Ich wurde von unseren Investoren, den Gründern von Stylight, tiefer in das Thema OKRs eingeführt. Stylight hatte OKRs bereits erfolgreich implementiert und über mehrere Jahre hinweg genutzt. Dadurch konnten wir viel von ihrer Erfahrung profitieren und gleichzeitig das OKR System an die speziellen Bedürfnisse unseres Unternehmens anpassen.

Was war die Zielsetzung bei der Einführung von OKRs? Was waren deine Erwartungen?

Für uns gab es zwei Hauptgründe, OKRs bei Personio einzuführen. Auf organisationaler Ebene wollten wir für jeden Mitarbeiter und jedes Team transparent machen, an welchen Projekten andere Teams gerade arbeiten. Auf individueller Ebene wollten wir jedem Mitarbeiter einen Leitfaden zur Strukturierung und Priorisierung seiner Aufgaben im Arbeitsalltag an die Hand geben.

Wie hast du die Einführung von OKRs in deiner Organisation dann konkret durchgeführt? Wie hast du das Team involviert und die Initiative gestartet?

Wir haben OKRs eingeführt als Personio noch ein junges Startup mit nur wenigen Mitarbeitern war. Dadurch konnte sich die OKR Anwendung mit unserem Unternehmen entwickeln. Von Beginn an musste jedes Team OKRs für das nächste Quartal entwerfen. Die Entwürfe wurden dann sowohl inhaltlich (Sind die Ziele auf die Mission der Abteilung und die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt?) als auch technisch (Sind die Key Results messbar?) diskutiert und verfeinert.

Wie hast du das Managementteam für OKRs gewonnen/von der Einführung von OKRs überzeugt? Gab es anfängliche Bedenken?

Vor der Einführung wurde das Konzept im ganzen Managementteam kritisch diskutiert. Jeder Manager konnte seine Bedenken vorbringen, Ideen beisteuern und Feedback geben. Dank der frühen Einbeziehung des Managementteams mussten wir nach der Diskussion nur noch wenig Überzeugungsarbeit leisten. Dies war eine starke Grundlage, OKRs dann ins Unternehmen zu tragen und im Unternehmensalltag zu verankern.

Wie hast du den Erfolg von OKRs während der Einführungsphase definiert und gemessen?

Zu Beginn ist am wichtigsten, dass die OKRs von den Mitarbeitern angenommen und angewendet werden. Deshalb haben wir den Erfolg der OKR Einführung daran gemessen, ob OKRs in teaminterne Prozesse integriert, regelmäßig genutzt und aktualisiert wurden. Zudem war es für uns entscheidend, jeden OKR-Zyklus zu nutzen, um den Zielsetzungsprozess zu verfeinern und Best Practices zu erarbeiten.

Wie Erfolg während der Implementierungsphase aussieht, erfährst du in diesem Artikel

Wie sieht der übliche OKR Zyklus in deinem Unternehmen heute aus?

Einmal im Jahr werden die OKRs auf Unternehmensebene festgelegt. Zusammen mit der Mission der Teams fungieren diese Unternehmens-OKRs als eine Richtlinie für alle anderen OKRs. Daran können sich die Teams orientieren, wenn sie den Entwurf ihrer eigenen OKRs für das kommende Quartal ausarbeiten. Danach präsentiert der Teamlead die OKR Entwürfe dem Management Team, bestehend aus den Gründern und den Leitern der einzelnen Abteilungen. Das Management Team gibt Feedback und Anregungen zu den vorgeschlagenen OKRs. Darauf basierend legt der Teamlead schließlich die finalen OKRs mit seinem Team fest.

Wie werden neue Mitarbeiter bei dir in OKRs eingeführt?

Jeder neue Mitarbeiter bei Personio wird im Rahmen eines monatlichen Onboarding Meetings in das OKR Konzept eingeführt. Dort erhalten die neuen Kolleginnen und Kollegen auch einen Überblick über Personios Unternehmensvision und BHAGs (Big Hairy Audacious Goals), also große, schwierige und ehrgeizige Ziele. Während des ersten OKR Zyklus gibt der Teamlead neuen Teammitgliedern eine weitere Einführung in die Arbeit mit OKRs.

Arbeitet Personio mit Stretch Goals, also Zielen, die bewusst so ambitioniert formuliert sind, dass sie kaum erreichbar sind?

Nein, wir haben uns dafür entschieden, bei Personio nicht mit Stretch Goals arbeiten. Wir fördern zwar ambitionierte und fordernde Ziele, um unsere Mitarbeiter in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen, aber Ziele, die kaum oder nur sehr schwer erreichbar sind, nutzen wir nicht.

Wann Stretch Goals sinnvoll sein können, erfährst du in diesem Artikel

Arbeitet ihr in allen Teams mit persönlichen OKRs? Wenn ja, fokussieren diese eher auf Ziele der individuellen Weiterentwicklung oder auf operative Ziele?

Ja, wir nutzen persönliche OKRs. Diese beschränken sich bei Personio aber ausschließlich auf die individuelle Mitarbeiterentwicklung.

Hast du konkrete Guidelines oder Empfehlungen entwickelt, welche die Zielsetzung und den Umfang von Zielen betreffen?

Bei Personio stellen wir ein internes Handbuch zur Verfügung, in dem die Mitarbeiter Richtlinien für die erfolgreiche Zielsetzung mit OKRs nachschlagen können. Das kann gerade neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich mit dem Zielsetzungsprozess vertraut zu machen und von Beginn an hochwertige OKRs zu erarbeiten.

Mehr über die Qualitätskriterien von OKRs erfährst du in unserem Artikel "6 Qualitätskriterien für gute OKRs"

Wie coacht du Mitarbeiter, damit diese hochwertige und zielführenden Objectives und Key Results definieren?

Die Mitarbeiter werden bei der Erstellung ihrer OKRs von ihren Team Leads angeleitet und unterstützt. Die Team Leads präsentieren und verantworten die OKRs auch vor dem Management Team und haben demzufolge ein großes Interesse daran, ihre Teammitglieder bei der Erarbeitung hochwertiger OKRs zu coachen.

Ist euer Bonus & Incentive Programm an die Zielerreichung in OKRs geknüpft?

Bei Personio arbeiten wir grundsätzlich nicht mit finanziellen Anreizen. Wir betonen neuen Mitarbeitern gegenüber immer, dass die Erreichung von OKRs keinen Einfluss auf Beförderungen oder Gehaltserhöhungen hat. Ich glaube, dass eine Verknüpfung von OKRs und finanziellen Anreizen die Qualität des Zielsetzungsprozesses beeinträchtigen würde. Denn gerade die Förderung ambitionierter Ziele, die naturgemäß schwierig zu erreichen sind, ist ein wichtiger Aspekt von OKRs.

Wie schafft ihr es, dass ambitionierte Ziele in Ihren Teams gesetzt werden und dies nicht durch die Angst vor Scheitern oder gar ein Ausbleiben von Anreizen eingeschränkt wird?

Erstens knüpfen wir, wie bereits erwähnt, OKRs nicht an Incentives. Außerdem versuchen wir unternehmensintern zu verdeutlichen, dass OKRs viele Vorzüge haben, die über die reine Zielerreichung hinausgehen. Zum Beispiel ist für uns besonders wichtig, dass OKRs die Mitarbeitern auch bei der Priorisierung ihrer Ziele und Aufgaben unterstützen.

Welche Rolle spielen OKRs in der täglichen Kommunikation und in Meetings?

Jeden Freitag während unserer All-Team Meetings präsentieren die Team Leads die Projekte, an denen ihr Team über die Woche hinweg gearbeitet hat und geben ein Update über den erzielten Fortschritt in den OKRs. Außerdem werden OKRs von jedem Team intern als Orientierungshilfe bei der Priorisierung von Zielen genutzt.

Was ist der wichtigste Rat, den du einer Organisation geben würden, die gerade beginnt, mit OKRs zu arbeiten?

Die Gründe, mit OKRs zu arbeiten, sollten unternehmensintern klar kommuniziert werden. Das gilt auch für relevante Stakeholder des Unternehmens, welche über die Vorteile von OKRs informiert werden sollten. So erzeugt man die notwendige Motivation und das Commitment, um OKRs erfolgreich im Unternehmen zu verankern und zu leben.

Was ist die beste Erfahrung, die du durch die Einführung mit OKRs gemacht haben?

Trotz unseres schnellen Wachstums wissen alle Mitarbeiter, woran die anderen Teams gerade arbeiten. Zu jeder Zeit können sie über unsere OKRs Einsicht in den Fortschritt der Zielerreichung nehmen. Außerdem war es für mich sehr befriedigend zu beobachten, wie Mitarbeiter OKRs bei der Entscheidungsfindung und bei Diskussionen als Argumentationsgrundlage verwenden.