Kurz, aber effektiv! So unterstützen Check-ins deine Strategieumsetzung

Die übergeordnete Unternehmensstrategie steht und alle Mitarbeitenden der Organisation sind bereit sie umzusetzen. Dafür gibt es verschiedene Wege – unter anderem das Zielsetzungsframework OKR. Ein Teil, der bei der Arbeit mit OKRs einen kleinen zeitlichen Rahmen einnimmt, jedoch einen umso wichtigeren Anteil am Erfolg hat, sind die regelmäßigen Check-ins. Wir sagen dir, worum es sich dabei handelt, wieso du sie und ihren Einfluss auf deine Strategieumsetzung nicht unterschätzen solltest und wie du sie bestmöglich vorbereitest und durchführst.

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Die Arbeit mit OKRs ist sehr fassettenreich – von der Definition neuer Objectives und Key Results bis hin zur Abstimmung der Zusammenarbeit. Ein schier kleiner Teil der gesamten Arbeit rundum der Objectives und Key Results sind die wiederkehrenden Check-ins. Kurze, maximal 15 bis 20 Minuten andauernde Meetings in regelmäßigen Abständen, die dazu dienen, die Fortschritte der OKRs zu tracken und mögliche Hindernisse zu beseitigen. 

Meetings gelten im Allgemeinen als Produktivitätskiller, weil sie vermeintlich immer dann durchgeführt werden, wenn du gerade enorm fokussiert bist. Doch Check-ins haben einen festen Platz in der betrieblichen Zusammenarbeit innerhalb eines OKR-Zyklus und sind ein sehr hilfreiches Element. 

In erster Linie gehen die Check-in Meetings nie länger als 30 Minuten – je nach Anzahl der teilnehmenden Personen. Eine Länge zwischen 15 und 30 Minuten ist ideal. Wichtig ist dabei ein kontinuierlicher Rhythmus – etwa wöchentlich bis zweiwöchentlich – um schnell auf etwaige Hindernisse reagieren zu können. 

An den Meetings nehmen alle relevanten Mitglieder eines Teams oder einer Unternehmensebene teil, welches an bestimmten OKRs arbeitet sowie meist noch ein OKR-Coach, der oder die bei der Durchführung des Treffens unterstützt. Damit die Check-ins im wöchentlichen Rhythmus durchführbar sind, bedarf einer gewissen inhaltlichen Struktur.

Diese lässt sich jedoch einfach anhand von drei Fragen für die teilnehmenden Personen aufstellen: 

• Woran arbeitest du gerade? / Was hast du erreicht?
• Woran möchtest du als Nächstes arbeiten? 
• Gibt es Erkenntnisse, Risiken oder Blocker, die du teilen möchtest? 

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Der große Nutzen oder auch Vorteil ist unter anderem die schnelle Reaktionsfähigkeit der Teams. Bei jeden Treffen können aktuelle Themen besprochen, Probleme sowie Risiken frühzeitig erkannt und dahin gehend direkte Anpassungen in der Vorgehensweise oder OKR-Formulierungen vorgenommen werden. 

Aufgrund der klaren Struktur und der zeitlichen Begrenzung fokussieren sich alle Teilnehmenden auf die wichtigsten Themen des Tages und können diese einfach und verständlich ansprechen. Somit werden auch alle Teilnehmenden in die Verantwortung genommen ihre Standpunkte und Arbeitsschritte klarzumachen, was wiederum die Verantwortlichkeit für die eigenen Projekte aller im Team erhöht. 

Ein weiterer großer Nutzen ist, dass es bei den Check-ins keine Rolle spielt, auf welcher Ebene das OKR-Framework genutzt wird. Ob in operativen Teams oder auf höchster Management-Ebene – OKRs können auf allen Ebenen entwickelt und dementsprechend auch Check-ins durchgeführt werden. 

Check-in-Meetings bringen also zusammengefasst eine Menge Vorteile mit sich. Dazu zählen: 

• Anwendbarkeit von OKRs auf allen Unternehmensebenen
• schnelle Reaktionsfähigkeit der Teams
• Frühzeitige Erkennung von Problemen und Hindernissen
• Förderung der Fokussierung auf die wichtigsten Themen
• Förderung der Verantwortung jedes einzelnen Teammitgliedes

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Solch kurze Meetings bezüglich der Zwischenstände kommen eventuell denjenigen bekannt vor, die bereits mit Scrum-Meetings oder anderen gleichartigen Arbeitsstrukturen arbeiten. Diese ähneln oftmals auch den Check-ins von OKR, wodurch sich diese auch leicht in bestehende Meeting-Prozesse integrieren lassen, respektive leicht ersetzen lassen. 

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Nur wenn definierte OKRs und einzelne Initiativen fortlaufend auf den Prüfstand gestellt werden, kann die Motivation der Mitarbeitenden auf einem hohen Niveau gehalten sowie die gesamte Strategieumsetzung stets effizient gestaltet werden. 

Innerhalb der Check-ins können die auf der Basis der OKRs definierten Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen, den sie sollen. Falls nicht, können diese angepasst oder neu formuliert werden.
Wird dies nicht getan und am Ende des Quartals etwa kontrolliert, erkennst du, dass diese nicht zu den Ergebnissen geführt haben, wie du es dir am Anfang der Arbeit eventuell vorgestellt hast. 

Nicht nur, dass angepeilte Ziele nicht erreicht werden, auch die Motivation der Teammitglieder kann darunter leiden, wenn sie merken, dass ihre Arbeit eigentlich keinen Mehrwert für die Unternehmensstrategie hatte. 

Wenn sich die Check-ins also einmal genauer angeschaut werden, haben sie einen viel größeren Wert für die gesamte Strategieumsetzung, als sie den Anschein machen. 

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Die Arbeit mit OKRs ist selbstverständlich nicht ausschließlich von Erfolg gekrönt. Durch eine etwaige falsche Einstellung von einzelnen Personen oder eine suboptimale Arbeitsverteilung können Fehler auftreten, die es zu vermeiden gilt. Die am häufigsten auftretenden Fehler sind etwa: 

1. Dass der Gedanke vorherrscht, keine Check-ins innerhalb seines OKR-Zyklus vornehmen zu müssen. Etwa, weil der Irrglaube besteht, dass alle definierten Initiativen stets im Kopf behalten werden und diese auch so wasserdicht sind, dass keinerlei Handlungsbedarf bestehen könnte. Besonders wenn noch keine Erfahrung im Umgang mit dem OKR-Framework besteht, sind regelmäßige Check-ins sinnvoll, um sich selbst und alle Entscheidungen auf Herz und Nieren zu prüfen. 
2. Wenn für die Check-in-Meetings zusätzliche Zeitslots blockiert werden, obwohl ohnehin wöchentliche Meetings abgehalten werden. Die Check-ins von OKRs können auch in bestehende Meeting-Strukturen integriert werden, um nicht zusätzliche Arbeits- und Fokuszeit zu blocken. Wie oben bereits angedeutet, sucht OKR stets nach der intelligentesten Implementierung. Dazu gehört auch die Integrierung in bestehende Arbeitsprozesse. 
3. Wenn die allgemeine Einstellung vorherrscht, dass die Arbeit mit den OKRs eine zusätzliche Arbeit zum Projektmanagement sind. In diesem Fall wird es höchstwahrscheinlich daran liegen, dass für die definierten Key Results zu viele Initiativen entwickelt wurden und dementsprechend zur Mehrarbeit führen. Solche Gedanken können in den regelmäßigen Check-ins angesprochen werden, um gemeinsam mit dem Team und dem jeweiligen OKR-Coach dieses Problem auf kurzem Wege zu lösen.   
4. Check-ins werden als Reporting-Meetings statt als “Problem Solvers” genutzt. Oft passiert es im Laufe eines Zyklus, dass die Meetings zu einer Art Rapport werden. Dabei werden nur die aktuellen Zahlen besprochen und die Diskussion bleibt oberflächlich. Ein solches Update kostet Zeit und der Mehrwert ist gering - Deshalb sollte dies schon im Vorfeld des Check-ins passieren. Dabei kann jeder Teilnehmer seine Daten aktualisieren und sich über die anderen selbstständig informieren. Der Check-in an sich, sollte dann nur dafür genutzt werden Probleme oder Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen sowie Learnings zu teilen.

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Nun haben wir dir allerhand Informationen über die Vorteile und die Wichtigkeit von Check-ins für deine Strategieumsetzung an die Hand gegeben. Stellt sich nur noch die Frage, wie du die regelmäßigen Check-ins für deine Organisation vorbereitest. Die folgenden drei Schritte sind dafür notwendig. 

Schritt 1: Definition des Meetings

Im ersten Schritt der Definition werden die ersten Grundlagen des Meetings festgelegt. Wer nimmt an dem Check-in teil? Besteht die Notwendigkeit eines Austauschs zwischen verschiedenen Ebenen / Teams? Oder ist es ein reines teaminternes Treffen?

Überdies ist es wichtig, vorher festzulegen, worüber gesprochen wird – etwa auf welche OKRs sich beim Check-in fokussiert werden soll und welche Themen wichtig sind, sie zu besprechen: Learning, Blocker, wichtige Entscheidungen, operative Angelegenheiten. 

Und zu guter Letzt: Wann der Check-in stattfinden soll. Wird er in ein anderes Meeting eingebunden, um zeitliche Kapazitäten zu schonen oder an einem internen Sprint-Rhythmus ausgerichtet? Auch an der Stelle gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hauptsache, sie werden nicht als zusätzliche Doppelarbeit oder Blocker wahrgenommen. 

Schritt 2: Vorbereitung des Meetings

Nach der Definition wurden bereits viele wichtige Aufgaben erledigt. Im zweiten Schritt kommen nun die wichtigsten Informationen hinzu. Stelle dabei direkt die OKRs ein, über die auf jeden Fall gesprochen werden soll, um den Fokus auf die wichtigsten Dinge zu legen und das Meeting nicht künstlich in die Länge zu ziehen. 

Schritt 3: Durchführung des Meetings

Nach der Vorbereitung kommt die Durchführung. Je nachdem, ob groß oder klein, kannst du an der Stelle dein Zeitmanagement anpassen. Bei großen Check-ins mit mehreren Teilnehmenden setze allen gewisse Zeitblöcke auf, in denen sie ihre Beiträge vortragen können. Bei kleineren Meetings kannst du hingegen direkt zu den definierten Zielen springen. Halte den Fokus jedoch stets auf die von dir vorab festgelegten Ziele, um nicht zu überziehen. 

• Was ist operativ passiert? 
• Was hat sich geändert?
• Wo kommen wir nicht voran?
• Wo bestehen Risiken und Blocker und wie können wir es lösen?
• Welche Learnings können wir teilen?

Dies sind Fragen, die dich und dein Check-in-Management in der Spur halten. Achte bei den Ansprachen der Teammitglieder darauf, wo das jeweilige Team genau steht. Blicke also von außen auf die angesprochenen Themen, um genau zu verstehen, wo Ziele, Hindernisse und Probleme bestehen.

Die etwaigen Updates der OKRs werden immer mit dem Team zusammen durchgeführt. Dokumentiere dabei alle Informationen sowie Entscheidungen und definiere neue Verantwortlichkeiten auf der Basis der neuen Erkenntnisse aus dem Check-in. 

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Check-ins mit Workpaths OKR Platform

Um dir die Arbeit mit OKRs und in diesem speziellen Fall mit den Check-ins zu erleichtern, haben wir auf unserer Workpath Platform den Check-in Guide veröffentlicht. Dort findest du noch einmal alle notwendigen Informationen, die du benötigst, um perfekt auf die Check-in-Meetings mit deinem Team vorbereitet zu sein. 

Möchtest du dich direkt einlesen? Dann klick hier.

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Wie du erkennst, können OKRs einen unheimlich hohen Einfluss auf deine Organisation und die Umsetzung deiner Unternehmensstrategie haben. Damit dies jedoch gelingt, ist es nicht getan, das Framework einzuführen und dann die Mitarbeitenden auf sich allein stehenzulassen. Die Arbeit mit OKRs ist ein iterativer Prozess – für dich als führende Person als auch für alle anderen Teammitglieder deiner Organisation. Vermeintlich kleine Themen, wie 15-minütige Check-ins haben großen Einfluss auf die erfolgreiche Zielerreichung aller Teams. Daher benötigen Check-ins genauso viel Aufmerksamkeit wie die Definition von Objectives oder die tägliche Arbeit an den Initiativen. 

Erkennst du den Wert regelmäßiger Check-ins, sind sie ein kräftiger Hebel für dich und dahin gehend ein wertvolles Werkzeug für die erfolgreiche Strategieumsetzung. 

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Was sind Check-ins im Zuge der Arbeit mit OKRs?

‍Check-ins sind kurze, 15 bis 30-minütige Meetings, die innerhalb der Teams durchgeführt werden. Diese Meetings finden bestenfalls in regelmäßigen und kurzen Abständen statt, um schnell auf etwaige Probleme oder Änderungen im Prozess reagieren zu können. An den Meetings nehmen alle relevanten Teammitglieder sowie meist ein OKR-Coach teil, der bei der Durchführung der Treffen unterstützt.

Welchen Nutzen haben Check-ins für mein Unternehmen?

‍Aufgrund der kurzen Intervalle der Check-ins haben alle Teammitglieder die Möglichkeit schnell auf etwaige Änderungen zu reagieren und damit die Produktivität konstant hochzuhalten. Hinzu kommt, dass aufgrund der kurzen Meeting-Zeit sich nur auf die wichtigsten Dinge konzentriert wird. Alle Teilnehmenden werden also dahin gehend geschult zu priorisieren und die wichtigsten Aspekte der eigenen Arbeit zu erkennen.  

Welche Fehler werden häufig bei der Arbeit mit OKRs und Check-ins gemacht?

‍Oftmals kommen Gedanken auf, dass solche kurzen Meetings nicht notwendig seien. Eventuell aufgrund der kurzen Meeting-Zeit, in der scheinbar nichts Wichtiges entschieden werden kann oder weil der Irrglaube besteht, alle wichtigen OKRs stets im Kopf zu haben und diese auch bis zum Ende des festgelegten Zeitraums keinerlei Änderungen bedürfen. Doch müssen diese stets im Blick gehalten werden, da sich im Laufe von Arbeitsprozessen auch neue Erkenntnisse gewinnen lassen, die sich auf die Definition von Objectives und Key Results auswirken können. Hinzu kommt, dass für die kurzen Check-ins weitere eigene Zeitslots geblockt werden, obwohl diese aufgrund ihrer kurzen Zeitspanne einfach in bereits bestehende Meeting-Strukturen integriert werden können. Ein weiterer Fehler, der häufig vorkommt, ist die Überladung der Initiativen. Daraus folgt die Einstellung, dass die Implementierung von OKRs zusätzliche Arbeit nach sich zieht, obwohl eigentlich genau das Gegenteil der Fall sein sollte. Und letztlich, wenn die Check-ins als reine Reporting Meetings missbraucht werden, in denen lediglich über derzeitige Tätigkeiten berichtet wird. 

Wie bereite ich ein perfektes Check-in-Meeting vor?

‍Für ein optimales Check-in-Meeting sind drei Schritte erforderlich. Erstens, die Definition des Meetings, wobei festgelegt wird, wer am Treffen teilnehmen soll, welche Themen besprochen werden und wann das Meeting stattfindet. Im zweiten Schritt werden die OKRs definiert, über die gesprochen werden soll, um den Fokus auf die wichtigsten Themen zu legen. Der dritte Schritt ist die Umsetzung des Meetings, bei der alle Teilnehmenden angehört, Erkenntnisse dokumentiert und Änderungen an den OKRs gemeinsam durchgeführt werden. 

Die übergeordnete Unternehmensstrategie steht und alle Mitarbeitenden der Organisation sind bereit sie umzusetzen. Dafür gibt es verschiedene Wege – unter anderem das Zielsetzungsframework OKR. Ein Teil, der bei der Arbeit mit OKRs einen kleinen zeitlichen Rahmen einnimmt, jedoch einen umso wichtigeren Anteil am Erfolg hat, sind die regelmäßigen Check-ins. Wir sagen dir, worum es sich dabei handelt, wieso du sie und ihren Einfluss auf deine Strategieumsetzung nicht unterschätzen solltest und wie du sie bestmöglich vorbereitest und durchführst.