OKRs zur Gewohnheit machen

Alexandru Bleau verfügt über langjährige Erfahrung im Produktmanagement bei trivago. Er hat mehrere Rollen durchlaufen und ist mittlerweile Head of Alternative Monetization. Alexandru weiß nicht nur, wie man Teams dabei unterstützt, ansprechende Produkte zu entwickeln, sondern auch, wie man Herausforderungen meistert, die bei der Einführung von OKR auftreten.

Hallo Alex, du arbeitest jetzt seit fast sechs Jahren bei trivago und bist verantwortlich für End-to-End-Nutzererlebnisse und alternative Monetarisierungsmodelle. Wie bist du auf das OKR-Framework bei trivago gestoßen?

Im Jahr 2016 hatte ich das Glück, Teil eines Teams zu sein, welches das Zielmanagement erfolgreicher und besser gestalten wollte. Wir waren auf der Suche nach einem Weg, um mit Stakeholdern und Führungskräften besser zu vereinbaren, welche Ziele gesetzt und wie sie gemessen werden sollten. Gleichzeitig wollten wir aber auch den Teams die Freiheit geben, kreative oder ehrgeizige Ansätze zu entwickeln. Wir recherchierten also zum Thema Zielsetzung, bis wir auf das OKR-Framework stießen. ‍

Habt ihr damals, 2016, schon mit anderen agilen Methoden gearbeitet?

Ja, hauptsächlich mit Scrum und Kanban oder einer Mischung aus beidem. Das war ein großer Vorteil, weil wir uns bei der OKR-Implementierung auf die Unterstützung der Scrum-Master und Agile Coaches verlassen konnten. Als es jedoch um die Zielsetzung selbst ging, wollten wir weg von einem aufgabenbasierten Ansatz und hin zu mehr Fokus auf den Outcome - also auf das, was wir erreichen wollten. 

Als es jedoch um die Zielsetzung selbst ging, wollten wir weg von einem aufgabenbasierten Ansatz und hin zu mehr Fokus auf den Outcome - also auf das, was wir erreichen wollten. 

Wie haben die verschiedenen Teams bei trivago auf die Einführung eines neuen Frameworks reagiert? 

Erfreulicherweise kam der Vorschlag, sich besser auf den Outcome zu konzentrieren, Bottom up von den Teams. Wir wollten bessere Ergebnisse für unsere Arbeit erzielen. Andere Teams hatten einen ähnlichen Wunsch und diskutierten ebenso darüber, OKR einzuführen. Unser Head of Product unterstütze uns dabei und wir bekamen Ende 2016 ein offizielles Training durch externe OKR-Coaches. Jeder Teilnehmer erhielt die richtigen Materialien, um das Framework zu nutzen. Trotz des guten Onboardings traten viele Herausforderungen erst auf, als wir anfingen, mit OKRs zu arbeiten.

Hatten die verschiedenen Teams die gleichen Herausforderungen zu bewältigen?

Ja, unsere Herausforderungen waren nicht unbedingt teamspezifisch. Sobald wir das Framework mehr in den Arbeitsalltag integrierten, tauchten plötzlich die verzwickten Fragen auf. Viele von ihnen hatten wir nicht im Training besprochen, und einige Themen ergaben sich auch erst aus unserem trivago-Kontext. 

Also entschieden wir uns, das zu tun, was wir am besten können: Wir nehmen uns einem Problem an und versuchen, es zu lösen. Wir fragten uns, wie wir die Herausforderungen unter Berücksichtigung der OKR-Prinzipien lösen können. Jedes Team begann, kleine Änderungen am Framework vorzunehmen, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Diese Erkenntnisse wurden dann teamübergreifend ausgetauscht, wir haben voneinander gelernt. 

Apropos Lernen: Gibt es etwas, das ihr heute bei der Implementierung von OKR anders machen würdet als damals? 

Wir würden stärker auf Alignment achten, und darauf, das Führungsteam stärker einzubeziehen. Die Rede ist nicht von Mikromanagement, sondern einem Management, das den Teams mehr Freiheit lässt, ihre Ziele auf eine Weise zu erreichen, die für sie am besten funktioniert. 

Wir haben festgestellt, dass es sinnvoll ist, OKR-Review-Meetings vor der Einführung neuer OKRs abzuhalten. An diesen nehmen dann sowohl Stakeholder als auch das Führungsteam teil, um Dinge zu klären und Änderungen vorzuschlagen.

Eine weitere Erkenntnis war, dass es sehr lange dauerte, das neue Framework vollständig mit der übrigen Arbeit in Einklang zu bringen. Rückblickend betrachtet hätte das unser erster Schritt sein müssen. Es erforderte eine enorme Menge an Energie und Willenskraft, die OKRs ständig im Blick zu behalten und nicht zu vergessen. Egal, mit wie vielen Objectives das Team arbeitet - eigentlich ist es sogar egal, welches Framework genutzt wird - man muss sich ständig fragen: "Habe ich das Ziel im Blick?". Das kostet nicht nur Energie, sondern lenkt auch stark von der eigentlichen Arbeit ab. In unserem Fall war der Energieaufwand nicht tragbar. Es sollte müheloser funktionieren - unsere OKRs mussten zur Gewohnheit werden. ‍

Wie ist es euch gelungen, eure OKRs zur Gewohnheit zu machen?

Wir stellten fest, dass es sehr einfach war, verschiedene Scrum-Rituale wie Sprint-Planungssitzungen im Gedächtnis zu behalten. Allerdings war es nicht so einfach, an unsere Ziele zu denken. Das sollte es aber! Also fragten wir uns, was der Unterschied war. Wir fanden heraus, dass feste Meetings, feste Zeiten und sogar Reminder dafür sorgten, dass wir diese anderen Rituale im Kopf behielten. Um nun neue Trigger für den Aufbau von OKR-Gewohnheiten zu schaffen, haben wir sie mit bereits bestehenden Gewohnheiten wie den Sprint-Planungssitzungen verknüpft. Das nennt sich Habit-Stacking. Wir pflegten also unsere OKRs in die bestehenden Rituale ein. Zum Beispiel haben wir uns jedes Mal, wenn wir über anstehende Aufgaben sprachen, gefragt, zu welchen Zielen diese Aufgaben beitragen. Wenn etwas priorisiert werden musste, diskutierten wir, welches Key Result geopfert werden könnte, wozu es beiträgt und welches andere Key Result es ersetzen könnte. 

Auf einmal war überall die Rede von OKR. Es passierte einfach, ohne dass es dafür neue Meetings gebraucht hätte. 

Um diese Trigger noch offensichtlicher zu machen, erstellten wir einen Habit Calendar. Wir legten fest, in welchen anderen Ritualen OKRs besprochen werden sollten. Wir begannen, die neuen Trigger zu den bestehenden hinzuzufügen, merkten aber schnell, dass es lästig war, drei Erinnerungen für OKR an einem einzigen Tag zu haben. Also änderten wir unseren Kalender immer wieder ab, bis zu seiner endgültigen Version. 

Auf einmal war überall die Rede von OKR. Es passierte einfach, ohne dass es dafür neue Meetings gebraucht hätte. 

Danke für diese Einblicke, Alex. Wo können unsere Leser mehr über den Habit Calendar erfahren?

Ich biete einen Kurs zum Selbststudium an, der jeden dazu befähigt, wertvolle Trigger zu identifizieren und zu schaffen. Der Kurs bietet ebenso Zugang zu diversen Templates, auch dem Calendar, der problemlos von anderen Teams verwendet werden kann. Sie können ihn ausfüllen und aufhängen, wenngleich ich dazu sagen muss, dass wir das bei trivago nicht machen. Wir drucken ihn bewusst nicht aus, weil es den Zweck verfehlt, die OKRs zu einer natürlichen Gewohnheit zu machen. Wie bereits erwähnt, sollten Teams OKR nutzen, ohne die ganze Zeit darüber nachzudenken. Das ist ihnen gelungen, sobald sie derartige Maßnahmen, Trigger und Loops nicht einmal mehr bemerken.