QBR und OKR – wie du deine Quartalszahlen optimal abbildest

Gerade in unserer zunehmend vernetzten und sich schnell verändernden Geschäftswelt, ist es für Unternehmen entscheidend, flexibel agieren zu können. Für viele Unternehmen sind QBRs ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt im Prozess von der Strategie zur Umsetzung. Gleichzeitig entsteht immer öfter die Frage, wie QBRs mit dem immer präsenter werdenden, OKR Framework für agile Strategieumsetzung verknüpft werden können. Die Frage ist also, wie QBR und OKR bestmöglich kombiniert werden können.

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Wofür steht QBR?

Die Abkürzung QBR steht für den Begriff "Quarterly Business Review" – also für Meetings, in denen auf vierteljährlicher Basis die Quartalszahlen überprüft, erreichte Ziele kontrolliert und Potenziale zur Weiterentwicklung aufgedeckt werden.

Wofür sind QBRs gut?

Für ein erfolgreiches Management ist es unerlässlich, den Geschäftsverlauf regelmäßig abzubilden, Aufgaben zu priorisieren und Teams zu koordinieren. Denn ein Unternehmen benötigt immer eine gemeinsame strategische Richtung – eine konkrete Vision – um effektiv und agil arbeiten zu können und die Motivation der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten.

Mit QBRs wird überprüft, ob Unternehmen und Mitarbeiter im Hinblick auf diese Ausrichtung noch "auf Kurs" sind. In diesen Meetings werden quartalsweise

• die Ziele betrachtet, die sich eine Organisation oder ein Team gesetzt hat oder die von einem Kunden vorgegeben wurden,
• es wird kontrolliert, ob und wie diese Ziele erreicht wurden
• und es werden Ideen und neue Ziele gesammelt, mit denen die Leistung künftig weiter gesteigert werden kann – sowohl auf Ebene einzelner Teams und Mitarbeiter, als auch im Hinblick auf das gesamte Unternehmen und seine Performance.

Wer sollte an QBRs teilnehmen?

Die Frage, wer an QBRs teilnehmen sollte, lässt sich leicht beantworten: relevante Stakeholder und Entscheidungsträger. In einem QBR Meeting geht es um die strategische Ausrichtung eines Unternehmens, das heißt es wird nicht kleinteilig über das Tagesgeschäft gesprochen, sondern es werden übergeordnete Entscheidungen getroffen. Entsprechend sollten auch die Personen mit am Tisch sitzen, die fundierte Entscheidungen über entsprechende strategische Initiativen treffen können.

Keine Überraschungen – Agenda für QBRs vorab festlegen

Um ein QBR sinnvoll zu strukturieren, sollte vorab eine Agenda festgelegt und an alle Anwesenden verschickt werden. So weiß jeder Teilnehmer, um welche Themen es geht, warum er oder sie anwesend sein sollte und was erwartet wird.

Eine solche Agenda könnte beispielsweise folgendermaßen aufgebaut sein:

• Kurze Einführung
• Zusammenfassung / Rekapitulation der Ziele
• Präsentation der Bilanz / Performance im letzten Quartal (Fokus auf zentrale OKR/KPI)
• Hervorheben besonderer Erfolge
• Information über spezielle Herausforderungen (inkl. Lösungen)
• Aufzeigen von Potenzial (resultierend aus Herausforderungen)
• Roadmap für die Zukunft / Ausblick auf das nächste Quartal
• Zeit für Fragen und Feedback (ca. 20 - 30 Minuten bei 60 -90 Minuten Meeting)
  

QBRs – Stolperfallen und Schwächen

Gut vorbereitet und durchgeführt bieten QBRs enormes Potenzial für Unternehmen, weil die Geschäftslage in kürzeren, regelmäßigen Abständen neu bewertet und gegebenenfalls angepasst werden kann  und Transparenz für alle involvierten Stakeholder geschaffen wird.

Allerdings bringen QBRs auch zahlreiche organisatorische Herausforderungen mit sich und es kann dauern, bis sich QBR Prozesse eingespielt haben.

So sollten beispielsweise die Verantwortlichkeiten im Hinblick auf QBRs eindeutig festgelegt und Aufgaben jederzeit klar verteilt sein. Zudem sollte in QBRs fokussiert das Wesentliche diskutiert werden, ohne zu technisch oder administrativ zu werden.

Ziele, die in den QBRs für das nächste Quartal festgelegt werden, sollten möglichst passgenau auf die Strategie des Unternehmens und auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet sein.

QBRs sind in der Vorbereitung zudem sehr zeitintensiv. Sind die Quartalszahlen dann endlich vorbereitet, sind sie oftmals schon nicht mehr aktuell. Hier kann die OKR Methode unterstützen. Ergänzt durch ein sinnvolles Analytics Tool kann OKR die richtigen Inhalte für QBRs direkt und aktuell liefern.

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Objectives and Key Results (OKR) – der Schlüssel zu erfolgreichen QBRs?

OKRs sind ein allgegenwärtiges Trendthema in der Management-Welt. Die Abkürzung OKR steht für „Objectives and Key Results“ und beschreibt ein modernes und agiles Framework zur effizienten Umsetzung von Strategien, das auf Teams und Organisationen jeder Größe anwendbar ist.

Mit OKR können Ziele auf allen organisatorischen Ebenen eines Unternehmens ganzheitlich und ergebnisorientiert festgelegt, gemanagt und umgesetzt werden. Das Besondere: Die Mitarbeiter werden beim Erstellen der Unternehmensziele aktiv mit einbezogen.

Damit fördert das OKR Framework nicht nur schnelles Wachstum und hilft, Prozesse im Unternehmen laufend zu optimieren, sondern kann auch zur treibenden Kraft für Innovation, Mitarbeiterentwicklung und Kulturwandel werden. Und zwar durch einen klaren Fokus auf das Wesentliche, eindeutig formulierte Ziele und regelmäßige Erfolgs-Checks.

OKR  – Definition als flexibles Framework

Dabei ist OKR keinesfalls ein starrer Prozess, sondern eine flexible Methode, die auf die Bedürfnisse eines Unternehmens individuell je nach Zielsetzung zugeschnitten werden kann.

Lang- und mittelfristige Ziele werden mit kurzfristigen Zielen und konkreten Aufgaben verbunden. So erlaubt OKR Business-Agilität, während gleichzeitig Kontinuität sichergestellt wird.

Eine ausführliche Definition findest du auch in unserem Artikel „Objectives und Key Results (OKR) – Eine Definition“.

Objectives and Key Results – ein "Best-of" verschiedener Methoden

OKRs vereinen die Stärken verschiedener Zielsetzungs- und Management-Methoden. Sie stellen im Grunde eine symbiotische Weiterentwicklung oder auch ein „Best-of“ aus Metriken wie Management by Objectives (MbO), SMART und Balanced Scorecard (BSC) dar.

Objectives und Key Results – die OKR Grundlagen

Das grundsätzliche Vorgehen beim Einsatz der OKR Methode ist simpel: Es werden qualitative Ziele (Objectives) formuliert. Diese werden ambitioniert gesetzt und für die Mitarbeiter motivierend, einprägsam und richtungsweisend formuliert.

An jedes Objective sind zwei bis maximal fünf messbare Maßnahmen (Key Results) geknüpft, die vorgeben, wie ein gestecktes Ziel erreicht werden kann. Key Results erlauben die quantitative Messung des Fortschritt auf dem Weg zur Zielerreichung.

Jedes Objective und jedes Key Result wird immer jeweils für einen OKR Zyklus terminiert.

Beispiele für Objectives und Key Results

OKRs können auf allen Ebenen der Organisation definiert werden: für das ganze Unternehmen, eine Abteilung oder den einzelnen Mitarbeiter.

Als Formel für die gelungene Formulierung von Objectives und Key Results kann der folgende Leitsatz von OKR Profi John Doerr verwendet werden: Wir werden (Objective) erreichen, gemessen durch (Key Result).

So könnte eine gelungene OKR Formulierung für das Marketing Team lauten:

Wir erzielen einen stetig wachsenden Zufluss an qualitativ hochwertigen Leads, um unseren Vertriebsmitarbeitern die richtigen Voraussetzungen für den Abschluss ihrer Geschäfte zu bieten, gemessen an

• ‍‍‍einer Übereinstimmung von 65 Prozent unserer MQLs mit unserem ICP.
• einer Erhöhung unserer Reichweite um 10 Prozent.
• ‍einer Erhöhung der durchschnittlichen monatlichen MQLs von 2.000 auf 2.600.

Weitere OKR Beispiele sowie Tipps und Hinweise für die Formulierung guter OKRs findest du auch in unserem Artikel „OKR Beispiele für Berufsgruppen und Führungspositionen“.

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Business Value mit OKR verbessern – QBRs optimieren

OKR als Management-Methode hat das Potenzial, Probleme nicht erst während der QBRs, sondern bereits während eines OKR Zyklus – beispielsweise in regelmäßigen Check-ins – aufzudecken und Kurskorrekturen im laufenden Prozess vorzunehmen, die ohne OKR Methode erst im Rahmen des nächsten QBRs oder gar beim Jahresabschluss entdeckt und korrigiert worden wären.

OKRs in Kombination mit QBRs sorgen außerdem für mehr Klarheit bei der Zielformulierung und Zielkontrolle. Die OKR Methode schafft die Verbindung zu übergeordneten Strategien und Zielen, gibt eine verbindliche Struktur für das Management der operativen Ziele vor und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter abgeholt werden und sich auch auf der Teamebene für die gemeinsamen Ziele verpflichten.

So kann mit OKRs die Qualität der Zielformulierungen im Rahmen der QBRs erhöht werden, was wiederum zu einer Effizienz- und Umsatzsteigerung führen kann.

Außerdem hilft OKR dabei, die Vorbereitungszeit von QBRs zu verkürzen.  Durch die Einführung und Nutzung von OKR Tools kann zudem durchgängige Aktualität der Daten gewährleistet werden.

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QBR und OKR FAQs

Warum ist die Einführung von QBRs sinnvoll?

Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, über die zentralen gesetzten Ziele nachzudenken (unabhängig davon, ob es sich dabei um KPIs oder OKRs handelt) und in der Lage zu sein, für die Zukunft zu planen, um diese Ziele entweder zu erreichen oder neue zu setzen. Exakt diese Funktionen erfüllen QBRs. Sie bieten die Möglichkeit, die Leistung zu messen und zu bewerten, die zuvor festgelegt wurde und ermöglichen durch die Betrachtung der Ergebnisse einen effizienten Fahrplan für zukünftige Erfolge. Außerdem bieten QBRs einen konkreten 90-Tage-Zeitplan und bieten Gelegenheit für Feedback.

Was sollte in einem QBR enthalten sein?

Eine gute Planung ist der Grundstein für ein erfolgreiches QBR. Bereite dich darauf vor, die zuvor festgelegten OKRs (und KPIs) eingehend zu prüfen, Erfolge hervorzuheben, Herausforderungen aus den letzten 90 Tagen darzulegen, zukünftige Möglichkeiten vorzuschlagen und einen Plan mit den  Zielen für das nachfolgende Quartal aufzustellen.

Welche Fehler sollten für ein erfolgreiches QBR vermieden werden?

Nach Möglichkeit sollten in einem QBR ein reiner Fokus auf Negatives vermieden werden. Zwar sollte ein Umfeld geschaffen werden für offene, ehrliche Diskussionen und Feedback, allerdings sollte ebenso Fokusauf den Erfolgen liegen.

Ein QBR ist außerdem nicht das passende Forum für Detailfragen. Technische Details oder spezifische Fragen zu einem Produkt können im Nachgang geklärt werden - ohne im QBR die Zeit der anwesenden Führungskräfte zu verschwenden.

Tatsächlich sollte ein QBR nicht länger als eine bis zwei Stunden dauern. Eine Agenda, die im Vorfeld an alle Teilnehmer geschickt wird, hilft beim Zeitmanagement und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit klaren Erwartungen in das Meeting gehen.