RACI-Matrix – ein hilfreiches Tool für agile Prozesse

Agilität, Flexibilität oder kürzere Entscheidungswege sind Vorsätze, die wahrscheinlich alle Unternehmen in der heutigen Zeit für sich umsetzen möchten. Viele haben bereits agile Prozesse innerhalb ihrer Organisationen eingeführt, andere wiederum arbeiten noch eifrig daran. 

Im Zug von Agilität über die RACI-Matrix zu sprechen, mithilfe derer Aufgaben klar und deutlich verteilt werden, klingt erst einmal weniger flexibel und anpassungsfähig. Doch wenn der Nutzen des Diagramms und die Möglichkeit der Integration in agile Prozesse erkannt wird, kann es ein nützliches Tool sein. Wir sagen dir, was es damit auf sich hat, wie du eine solche Matrix für deine Projekte erstellst und wann es eventuell nicht ratsam ist, diese zu verwenden.

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Eine RACI-Matrix, oder auch RACI-Diagramm, ist eine einfache Kalkulationstabelle, die sich im Bereich des Projektmanagements großer Beliebtheit erfreut. Die einzelnen Buchstaben stehen für:

• Responsible 
• Accountable
• Consulted
• Informed

Mithilfe der RACI-Matrix lassen sich alle Beteiligten eines Projektes sowie deren Aufgaben und alle Meilensteine oder Entscheidungen während der Projektzeit übersichtlich auflisten. Die RACI-Matrix soll sowohl die Kommunikation innerhalb der Teams erleichtern als auch Arbeitsabläufe reibungsloser gestalten. 

Die Bedeutungen hinter den Buchstaben

Für die Erstellung einer RACI-Matrix werden projektinterne Personen mit den Buchstaben R, A, C oder I gekennzeichnet, um ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten aufzuteilen.

R – Responsible – wird der Person oder Personengruppe zugeteilt, die eine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat. 

A – Accountable – beschreibt die Person, die die jeweiligen Aufgaben delegiert und auf ihre Richtigkeit prüft. 

C – Consulted – beschreibt die Personen, die zu bestimmten Aufgaben eines Projektes Input und Feedback geben, da die jeweilige Aufgabe direkten Einfluss auf ihre eigene Verantwortlichkeiten haben. 

I – Informed – sind die Personen, die über die Fortschritte und Abschlüsse eines Projektes informiert werden, jedoch keine direkten Entscheidungsträger innerhalb des Prozesses sind. Meist werden diese Positionen Führungskräften und dergleichen zugeordnet. 

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Die Nutzung einer RACI-Matrix hat eine Vielzahl an Einflüssen auf interne Prozesse in Unternehmen, die sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen.

Der offensichtlichste Vorteil ist, dass die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projektes klar und deutlich dargestellt werden. Ebenso kann die RACI-Matrix flexibel für verschiedene Projekte adaptiert werden. Des Weiteren lassen sich Unsicherheiten mithilfe der Matrix abschaffen. Aber auch das Wegducken und Abschieben von Verantwortlichkeiten ist nicht mehr möglich, da Konflikte bezüglich der Zuständigkeit nicht mehr aufkommen. Das erhöht dementsprechend auch die Schnelligkeit in der Entscheidungsfindung sowie das Engagement und die Motivation der einzelnen Personen. Die geschaffene Transparenz über die Verantwortlichkeiten von Aufgaben schafft Verbindlichkeit und führt damit zu besseren Ergebnissen. Überdies werden Überlastungen und Fehlkalkulationen der personellen sowie zeitlichen Ressourcen frühzeitig erkannt und können behoben werden.  

So einfach und übersichtlich die RACI-Matrix auch ist, so schnell kann sie leider auch unübersichtlich werden, wenn zu viele Aufgaben und Mitarbeitende darin aufgeführt sind. Ferner kann die Pflege der Tabelle eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, wenn sich während eines Projektes Aufgaben, Ziele und dergleichen ändern. Die Instandhaltung der Matrix mutiert dementsprechend schnell zum Ressourcenfresser. 

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Um eine RACI-Matrix erfolgreich aufzustellen, sind nicht viele Schritte erforderlich – fünf, um es genau zu sagen. 

Im ersten Schritt identifizierst du alle Rollen respektive Personen innerhalb deines Projektes. Ob du entweder die Rolle, also zum Beispiel „Grafikdesign“ oder die namentliche Person „Daniel“ verwendest, ist dir überlassen. Beides kann Vorteile haben. Werden etwa Rollen verteilt, muss beim Wegbrechen einzelner Personen nicht die Tabelle neu gestaltet, sondern lediglich die Rolle neu besetzt werden. 

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Im zweiten Schritt identifizierst du die Aufgaben und Ergebnisse innerhalb des Projektes. Dabei solltest du darauf achten, die Aufgaben oder Ergebnisse nicht zu granular zu unterteilen, da die Matrix so sehr umfangreich und damit unübersichtlich werden kann. 

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Im dritten Schritt gehst du die einzelnen Aufgaben durch und weist sie den einzelnen Personen zu. Jede dieser Aufgaben in deiner Matrix sollte rechenschaftspflichtig sein. Achte auch darauf, dass der Punkt „Accountable“ nur einer Rolle oder einer Person zugewiesen wird. Wenn mehrere Personen delegieren und kontrollieren, treten gerne wieder Abschiebungen von eigenen Verantwortlichkeiten auf. 

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Der vierte Schritt gehört zu den wichtigsten, denn nun solltest du deine Entscheidungen und Zuweisungen mit deinem Team besprechen. Es ist essenziell, das gesamte Team mit einzubeziehen und mit allen über die bestimmten Aufgaben zu sprechen. So können auch etwaige Fehler oder falsche Zuordnungen besprochen und vor Projektbeginn beglichen werden. 

Der fünfte Schritt bezieht sich auf das laufende Projekt. Behalte die RACI-Matrix immer im Blick und beziehe dich bei Aufgabenverteilungen stets auf das erstellte Diagramm. Auch die stetige Kontrolle der Korrektheit aller Aufgaben und Rollen gehört dazu. Am Ende eines Projektes kannst du abschließend bewerten, wie die zugewiesenen Personen oder Rollen mit ihren Aufgaben funktioniert haben. Daraus lassen sich wertvolle Erkenntnisse ziehen, wie: 

• Sind so viele Personen auf einem Projekt notwendig? 
• Haben alle ihre Aufgaben erledigt? 
• Wenn ja, wie gut? Wenn nein, wieso nicht?
• Wurden alle Personen gleichermaßen gut und rechtzeitig informiert?

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Ist denn eine RACI-Matrix für jegliche Projekte verwendbar? Leider nicht. Es kommt darauf an, wie komplex ein Projekt und wie weit fortgeschritten es ist. In manchen Fällen kann die Einführung einer solchen Matrix das Geschehen sogar verlangsamen oder gar blockieren. 

Besonders Projekte im fortgeschrittenen Stadium kommen ins Stolpern, wenn plötzlich eine solche Matrix eingeführt wird und Aufgaben neu verteilt werden. Ihre größte Wirkung erzielt die RACI-Matrix also, wenn sie direkt zu Beginn eines Projektes zu Hilfe gezogen wird. Vereinbare direkt zu Beginn deines Projektes die Verantwortlichkeiten einzelner Rollen, um spätere Verwirrungen oder Unklarheiten bezüglich der Aufgaben vorzubeugen. 

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Lässt sich eine RACI-Matrix in heutige viel genutzte agile Prozesse integrieren? Zugegeben, der Aufbau und die Vorgehensweise dieses Rollenklarheits-Modells wirkt auf den ersten Blick wenig agil und flexibel. Dennoch lässt es sich gut mit anderen Methoden verbinden – etwa OKR. 

OKR ist eine ganzheitliche Zielsetzungsmethode für alle organisatorischen Ebenen in Unternehmen. Die Abkürzung OKR setzt sich aus Objectives, dem Wertversprechen für interne und externe Kunden, und Key Results, die Messungen, ob das jeweilige Wertversprechen erreicht wurde, zusammen. 

Die RACI-Matrix kann bei der Erreichung der verschiedenen Zielsetzungen im Zuge der Arbeit mit OKRs sehr hilfreich sein. Besonders die Konzepte für Responsible und Accountable spielen dabei eine wichtige Rolle. Werden für ein Team bestimmte Ziele mithilfe von OKRs definiert, können mit der RACI-Matrix die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt werden. Somit entstehen keine Überschneidungen bei den Arbeitsabläufen, wodurch wiederum Doppelarbeit und Zeitverschwendung minimiert wird. Überdies wird nur eine Person bestimmt, die für das jeweilige Objective und die dazugehörigen Key Results verantwortlich ist und diese bei Bedarf ändern kann. Auch wenn die RACI-Matrix auf den ersten Blick also eher nach einem veralteten Modell aussieht, kann sie ein hilfreiches Tool in agilen Entstehungsprozessen sein. 

In der Praxis heißt das …

Werden in einer Organisation OKRs verwendet, dann ist die Nutzung einer RACI-Matrix zur operativen Umsetzung von OKRs durchaus geeignet. Über das Diagramm können OKR-Owner, Key Result-Owner und Initiativ-Owner bestimmt werden. Der OKR-Owner ist verantwortlich, dass das übergeordnete Ziel (Objective) erreicht wird. Die einzelnen Key Result-Owner sind dafür da, die Metriken (Key Results) zu überwachen, die den Erfolg des Objectives abbilden und deren Fortschritt zu gewährleisten, indem sie die Initiativ-Owner beratend unterstützen. Die Initiativ-Owner wiederum betreuen und arbeiten an den Aufgaben (Initiativen), welche die Key Results potenziell positiv beeinflussen.

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Zudem kann eine RACI-Matrix ganzheitlich beim Durchführen eines OKR Prozesses unterstützen.

‍OKR Rollen: Mit Program Leads ist der Personenkreis gemeint, der in Abstimmung mit dem Leadership innerhalb der Organisation verantwortlich für den OKR Rollout und die Coach Community ist. Coaches sind Multiplikatoren für den OKR Prozess und unterstützen die Teams und Team Leads durch den gesamten Zyklus, indem Sie u.a. die OKR-Workshops moderieren. 

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Was ist die RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist eine einfache Kalkulationstabelle, mithilfe derer sich alle Beteiligten eines Projektes, deren Aufgaben und alle Meilensteine sowie Entscheidungen während der Projektzeit übersichtlich auflisten lassen. 

Wofür steht RACI?

Die einzelnen Buchstaben stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. „R“ wird der Person oder Personengruppe zugeteilt, die eine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat. „A“ beschreibt die Person, die jeweilige Aufgaben delegiert und auf ihre Richtigkeit prüft. „C“ beschreibt die Personen, die zu bestimmten Aufgaben Input und Feedback geben, da die jeweilige Aufgabe direkten Einfluss auf ihre eigene Arbeit haben. „I“ sind die Personen, die über die Fortschritte und Abschlüsse eines Projektes informiert werden, jedoch keine direkten Entscheidungsträger innerhalb des Prozesses sind. 

Ist RACI immer sinnvoll?

Eine RACI-Matrix sollte stets vor dem Beginn eines Projektes genutzt werden, da sie für Verwirrung sorgen kann, wenn sie mitten im Projektgeschehen eingeführt wird. Überdies sollten nicht zu viele Rollen und Aufgaben in die Matrix mit aufgenommen werden, da sie so schnell unübersichtlich wird. Das bedeutet, dass besonders große und komplexe Projekte eher ungeeignet für RACI sind. 

Ist RACI Teil von Agile?

Die RACI-Matrix kann hervorragend in agile Prozesse mit eingebunden werden. Es lässt sich etwa perfekt mit dem Zielsetzungsframework OKR verbinden, um Verantwortlichkeiten und Rollenverteilung für die verschiedenen Key Results klar aufzuteilen.

Wie schreibe ich eine RACI-Matrix?

Um eine RACI-Matrix erfolgreich aufzustellen, sind fünf Schritte erforderlich. 

Im ersten Schritt identifizierst du alle Rollen respektive Personen und im zweiten die Aufgaben sowie Ergebnisse innerhalb des Projektes. An dritter Stelle werden den einzelnen Personen oder Rollen die jeweiligen Aufgaben zugewiesen und abschließend, als vierter Punkt, vor Projektstart alles gemeinsam mit dem Team besprochen. Der fünfte Schritt geschieht während des Prozesses. An der Stelle wird die Matrix immer wieder kontrolliert und Schlüsse über die Umsetzung gezogen, um diese bei der nächsten Planung einer RACI-Matrix einfließen zu lassen.