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Der Workpath OKR Zyklus Schritt für Schritt erklärt

January 22, 2024

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Inhaltsverzeichnis

Ein klar definierter OKR-Prozess mit regelmäßigen Events zum Planen, Ausrichten, Aktualisieren, Reflektieren und Anpassen ist das Herzstück eines erfolgreichen, agilen Ziel- und Performance Management Systems. Der Workpath OKR Zyklus wurde für Organisationen entwickelt, die gerade erst damit begonnen haben Objectives und Key Results (OKRs) zu implementieren. Von dort aus muss jedes Unternehmen den Prozess entsprechend seinen Bedürfnissen und Anforderungen weiterentwickeln und verfeinern, um Akzeptanz, Engagement und Effektivität zu optimieren. Die zeitliche Anordnung der Events sowie die Agenda und die Häufigkeit von Retrospektiven oder Check-ins kann dabei variiert und angepasst werden.
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Wenn du mehr über das OKR-Framework erfahren möchtest, schaue dir unseren Artikel „Objectives und Key Results (OKR) - Eine Definition“ an.

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1. Bekanntgabe der organisatorischen Prioritäten

Bis zirka drei Wochen vor Beginn eines neuen Zyklus arbeitet das Führungsteam an einer Reihe von Unternehmensprioritäten für das folgende Quartal. Abhängig von Kontext, Kultur und wirtschaftlicher Lage können diese Prioritäten nur eine grobe strategische Richtung definieren oder bereits als Set detaillierterer OKR Entwürfe veröffentlicht werden. Diese werden dann öffentlich innerhalb der Organisation geteilt.

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2. Team OKR Drafting

Nach der Bekanntgabe der organisatorischen Prioritäten besprechen die Abteilungen und Teams ihre eigenen Prioritäten und wie sie zu den übergeordneten organisatorischen Zielen beitragen können. Dementsprechend gestalten sie ihre OKRs und weisen verantwortliche Owner zu. Owner sind die Personen, die dafür verantwortlich sind, die OKRs ständig auf die Tagesordnung zu setzen, aber nicht dafür verantwortlich sind, die gesamte Arbeit dahinter zu erledigen.
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Das Schreiben von OKRs ist einer der wichtigsten Schritte im OKR-Zyklus. Gut geschriebene OKRs sind ein Erfolgsfaktor für den Gesamtprozess. Das Schreiben guter OKRs braucht Zeit und ist eine Reise stufenweiser Verbesserungen. Aber was sind gute OKRs und welche Anforderungen sollte man dabei stellen?
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Alles Wissenswerte zum Thema erfährst du in unserem Workpath Magazin.
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Kriterien und Tipps zum Formulieren professioneller OKRs
‍‍Die Erstellung von OKRs kann eine Herausforderung sein, ganz gleich, wie oft du es schon getan hast. Es schadet nie, sich die wichtigsten Qualitätskriterien für gute OKRs in Erinnerung zu rufen.
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OKR nach dem Baukastenprinzip – ein Praktikeransatz, um gute OKRs zu schreiben
OKRs nach dem LEGO-Prinzip - Ein praktischer Ansatz zum Schreiben guter OKRs Unsere Gastautorin Dorenen Baseler von SAP erklärt, wie man gute OKRs nach dem Lego-Prinzip schreibt.
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3. Alignment Workshop

Alle OKR Verantwortlichen (Owner), OKR Coaches (dediziert ausgebildete Kollegen, die den Prozess als Experten begleiten), das Führungsteam sowie die Verantwortlichen wichtiger Unternehmensinitiativen und -metriken treffen sich, um Abhängigkeiten und Ressourcen für die OKR Entwürfe zu koordinieren und zu priorisieren. Dies dient dazu, Synergien, Engpässe und Doppelarbeit aufzudecken.

‍Sobald Inhalte und Verantwortlichkeiten der OKRs nach diesem Workshop weiter spezifiziert wurden, entwickeln die Teams ihre finalen Objectives und Key Results. Diese werden dann beim Kick-Off präsentiert.
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In unserer Workpath Academy lernst du alles über Alignment Workshops und wie du diese selbst erfolgreich umsetzt.
Aber auch unsere kostenfreien Ressourcen zum Thema "Alignment" können dir dabei helfen einen erfolgreichen Workshop zu planen und halten:

Alignment in cross-funktionalen Teams
‍Wie gut ist das Alignment Ihrer Teams? Lesen Sie hier, wie cross-funktionale Teams Abhängigkeiten verbessern und Lösungen komplexer Herausforderungen meistern.
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4. OKR Kick-Off

Im Kick-Off präsentieren die OKR-Besitzer die finalen OKRs der gesamten Organisation. Die meisten Unternehmen machen ihren OKR Kick-Off zu einem Fest mit allen Kollegen, um den Teamgeist und die Vorfreude auf den nächsten Zyklus zu stärken.

In unserem Workpath Magazin kannst du dir hilfreiche Tipps für deinen OKR Kick-Off holen:

OKRs in globalen und virtuellen Settings - Teil 1: Fünf Tipps für erfolgreiche OKR-Workshop-Vorbereitung
‍Virtuelle OKR-Workshops sind seit einem knappen Jahr die neue Norm. Doreen Baseler (SAP) teilt ihre Tipps und Best Practices für die erfolgreiche Planung.
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OKRs in globalen und virtuellen Settings - Teil 2: Tipps und Tricks für die erfolgreiche Workshop-Durchführung
‍In Teil 2 der Reihe erklärt Doreen Baseler ihre Best Practices zur Durchführung von OKR-Workshops in globalen und virtuellen Settings.
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5. Regelmäßige Updates und Check-ins

Der OKR Check-in ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für effektive OKR-Prozesse. Das kurze Meeting dient dazu, während des OKR-Zyklus über Fortschritte und neue Erkenntnisse zu sprechen und aufzudecken, wo gegenseitige Unterstützung notwendig und sinnvoll ist. Es sorgt für kontinuierliches Feedback und Lernen sowie für die Aktualität der Daten und ein hohes Engagement der Teammitglieder.

Hier erfährst du mehr über diesen Teil des OKR Prozesses und wie du Updates und Check-ins am effizientesten gestaltest:

OKRs in globalen und virtuellen Settings - Teil 3: Die Umsetzung von OKRs prüfen – Organisation von Updates und Check-ins
‍Im dritten und letzten Teil der Gastreihe erklärt Doreen Baseler ihr Vorgehen für ein regelmäßiges Monitoring von OKRs.
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Der OKR Check-in: Erfolgsfaktor effektiver OKR Systeme
‍Der OKR Check-in ist ein wichtiger Baustein erfolgreicher OKR Systeme. In diesem Artikel erklären wir seine Funktion und die Erfolgsfaktoren.
Lies hier mehr darüber!

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6. Retrospektive und Review

Retrospektive
In der Retrospektive diskutieren Teams intern und zwischen Leads und OKR-Besitzern, wie der Prozess und die Zusammenarbeit rund um OKRs verbessert werden können. In diesem Gespräch geht es nicht um die Zielerreichung, sondern darum, wie die Prozessleistung weiter verfeinert werden kann. Welche Meetings haben gut funktioniert, welche Phase oder welches Ritual ist noch herausfordernd? Welche strukturellen Veränderungen können wir vornehmen? Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, sich Gedanken darüber zu machen, mit was man anfangen, aufhören und weitermachen sollte. Einige Unternehmen machen kurz vor dem Kick-Off eine zweite Retrospektive, in der sie sich auf Learnings und Verbesserungen für die nächste Planungs- und Entwurfsphase konzentrieren.

Review
OKR-Fortschritte und -Erfolge des aktuellen Zyklus werden zwei Wochen vor Zyklusende bewertet und dokumentiert. Normalerweise ist dies nicht zu früh, um zu beurteilen, ob ein OKR erfolgreich ist. Gibt es Ziele und Themen, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen, hat dies zur Folge, dass diese Erkenntnisse genutzt werden, um in den folgenden OKR-Workshops Ziele für den neuen Zyklus zu entwerfen. Die meisten Organisationen präsentieren die Ergebnisse auf der nächsten Firmenveranstaltung. Oftmals kann die Review mit der neuen Planungsphase zusammenfallen und sogar zusammen mit der Retrospektive in das Drafting für den neuen Zyklus integriert werden.
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Hier findest du weitere spannende Insights zum Thema Review und Retrospektive:

Review vs. Retrospektive, oder beides? Unterschiede und Gemeinsamkeiten
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Wie Agile Retrospektiven Deine Leistung verbessern können
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Best Practices für den Workpath OKR Zyklus

Beginne mit dem "Warum":
Wenn man sieht, dass einige neue Meetings im Kalendern eingestellt wurden, werden OKRs möglicherweise als viel zusätzliche Arbeit wahrgenommen. Es muss einen validen Grund geben, der immer wieder gut erklärt wird, warum jeder Schritt im Prozess einem bestimmten Zweck dient. Gleichzeitig sind Teams eingeladen, ihre Ideen zur Verbesserung der Rituale und Events im OKR-Zyklus zu teilen.
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Ein nachhaltig erfolgreicher OKR Prozess erfordert kontinuierliche Kommunikation sowie regelmäßig wiederholte Erklärungen und Einladungen.
‍Als Programm-Verantwortlicher sollte man sicherstellen, dass alle Stakeholder eindeutig verstehen, was zu einem jeden Zeitpunkt von ihnen erwartet wird. Sitzungen und Meetings sollten mindestens ein Quartal im Voraus geplant sein. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass jede diese Sitzungen bereits in den internen Kalendern hinzugefügt wurde. Zusätzlich hilft es, die Ankündigung und Erklärung des Prozesses mit Plakaten sowie mit Bekanntmachungen während Firmenveranstaltungen und mit Erinnerungs-Emails zu begleiten.
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Häufiger Fehler: Die Annahme, dass OKRs ohne zusätzlichen Zeitaufwand gelebt werden können.
Es gibt eindeutig einen zusätzlicher Zeitaufwand, aber wenn jedes Meeting einem bestimmten Zweck dient, gibt es keinen Grund, diese nicht wahrzunehmen. Durch die Anpassung und Optimierung der Agenda, der asynchronen und der gemeinsamen Arbeit der Teilnehmer, der Auswahl und Konstellation der Teilnehmer und des Zeitpunkts der einzelnen Besprechungen können diese jedoch immer effizienter gestaltet, aber ihrem Kernzweck immer noch gerecht werden.
Tipp: Nutze bestehende Meetings, wo immer du kannst.
Bevor du mit der Arbeit im OKR-Zyklus beginnst, analysiere welche Meetings bereits existieren, in die du die OKR-Events oder -Rituale integrieren kannst. Dies lässt den Prozess schlanker und effizienter erscheinen und weniger wie ein zusätzliches Ziel.

Ein veranstaltungsgetriebener Prozess kann dabei helfen, den OKR Zyklus zu strukturieren und alle Mitarbeiter in offene und nachvollziehbare Gespräche einzubeziehen.
An die Organisationskultur angepasste Zeremonien können dabei helfen, agiles Zielmanagement zu einer Gewohnheit und zum Teil der täglichen Routine aller Mitarbeiter zu machen. Höhepunkte wie den OKR Kick-Off oder das Erreichen wichtiger Ziele zu zelebrieren, stärkt Motivation und Teamgeist.

Schwierigkeiten und Widerstände zu Beginn der OKR Implementierung sind üblich und sollten bewusst analysiert werden.
‍Hierfür ist wichtig zu verstehen, dass OKRs dabei helfen können, Ineffizienzen und Leistungsstörungen in der Organisation zu identifizieren. Der OKR Prozess selbst ist deshalb auch darauf ausgelegt als Reaktion auf solche Ineffizienzen kontinuierlich angepasst zu werden. Es wird in der Regel mindestens 1,5 Jahre dauern, bis ein gut funktionierender Prozess vollständig etabliert ist. Strukturierte Bewertungen und Retrospektiven sind unerlässlich, um Herausforderungen zu diskutieren und praktische Erkenntnisse zu gewinnen, auf welche reagiert werden kann.

Weiterführende Artikel

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