Alignment in cross-funktionalen Teams

Cross-funktionale Teams sind eine Schlüsselkomponente für das erfolgreiche Wachstum und die Skalierung von Unternehmen. Die größten BigTech-Unternehmen Google, Facebook, Netflix und Amazon haben die Vorteile dieser Teams bereits etabliert und profitieren von wachsender Innovation, Koordination und Geschwindigkeit. Doch auf dem Weg zu agileren Unternehmensstrukturen, rückt ein Thema immer wieder in den Fokus: Alignment. Was teamübergreifende Ziele und Aufgaben transparenter gestalten sollte, wird auf einmal zur Herausforderung. Mit den richtigen Methoden und Tools können Unternehmen Alignment erfolgreich gestalten.

In Zeiten, in denen Outcome-orientierte Zielsetzungs-Methoden wie OKRs immer mehr an Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gewinnen, nimmt auch die Anzahl an teamübergreifenden Aufgaben zu. Für deren Bewältigung eignet sich besonders ein Konzept ideal: Cross-funktionale Teams. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen eines Unternehmens und bringen damit Mitarbeiter zusammen, die ihre individuelle Expertise, Erfahrung und ihr Wissen miteinander teilen können.

Vorteile cross-funktionaler Teams

• Verbesserte T-Shaped-Skills
• Erhöhtes Mitarbeiter Engagement
• Gesteigerte Motivation durch mehr Diversität
• Gemeinsames Verständnis der Unternehmensziele
  

Bei dieser Art der Zusammenarbeit wird die oft vorherrschende Silo-Struktur überwunden und eine Team-übergreifende Abstimmung und Zusammenarbeit geschaffen. Demnach bringen cross-funktionale Teams Vorteile mit sich, die die Erfolgswahrscheinlichkeit und die Zielerreichung von Projekten steigern. So sind sie ein Katalysator für das sogenannte T-Shape-Modell: Wie der Name erahnen lässt, handelt es sich hierbei um eine Kombination aus vertikaler und horizontaler Expertise. Erstere steht für das tiefgreifende Fachwissen in einem bestimmten Bereich, zweitere für das breite Wissen in mehreren Bereichen. Eine teamübergreifende Zusammenarbeit begünstigt und fördert dieses Modell.

Mitarbeiter, die jeweils Experten auf ihrem Gebiet sind, kommen zusammen, um miteinander neue Perspektiven zu erarbeiten – und kontinuierlich voneinander zu lernen und somit ihr breites Wissen zu erweitern. Damit vereinen sie als Team die Stärken des Generalisten und Spezialisten in sich. Das ermöglicht den Weg hin zu innovativen Ideen, um komplexe Probleme mit einer großen Bandbreite von Fähigkeiten zu begegnen.

Auf diese Weise entstehen Teams, die ein cross-functional Alignment im Unternehmen etablieren. Sie erschaffen ein verstärktes Mitarbeiter-Engagement, das sich über die involvierten Unternehmensbereiche erstreckt. Besonders in großen Organisationen kann das bei den Mitarbeitern eine höhere Motivation hervorrufen, da mehr Diversität im Alltag spürbar wird. Zusätzlich wird ein neues Verständnis für die Arbeitsweise anderer Teams sichtbar; einzelne Bereiche verstehen ihre jeweiligen Ziele untereinander.

Was erst einmal wünschenswert und einfach klingt, bringt in der Realität jedoch auch Herausforderungen mit sich. Doch woran liegt es, wenn cross-funktionale Teams scheitern? Dafür kann es mehrere Ursachen geben:

• ‍Abhängigkeiten werden nicht erkannt: Ein cross-funktionales Team sowie die teamübergreifenden Aufgaben, die sie lösen sollen, leben vom Alignment. Werden Abhängigkeiten von unterschiedlichen Bereichen nicht erkannt, besteht die Möglichkeit, dass das cross-funktionale Team falsch zusammengesetzt wird – und seine Aufgabe verfehlt. Es kann vorkommen, dass Bereiche aufeinander treffen, die im Grunde gar nicht oder nicht ausreichend voneinander abhängig sind. Das fehlende Alignment kann sowohl die Ziele, die Objectives als auch die Projekte der jeweiligen Teams negativ beeinflussen.
• ‍Mangelnde Verantwortlichkeit: Wenn unklare Steuerung und mangelnde Verantwortlichkeiten auf die cross-funktionale Zusammenarbeit treffen, kommt es sehr wahrscheinlich zu Komplikationen. Werden Aufgaben nicht klar in einen Verantwortungsbereich eingeordnet, laufen diese Gefahr übersehen zu werden. Oder aber mehrere Bereiche widmen sich der selben Aufgabe und leisten damit doppelte Arbeit. Besonders wichtig ist demnach auch die kontinuierliche Kommunikation, damit das Alignment der teamübergreifenden Zusammenarbeit gegeben ist.‍
• Gemeinsame Ziele werden nicht klar genug definiert: Findet bei der teamübergreifenden Zielsetzung keine ausreichende Abstimmung statt, kann es vorkommen, dass die Teams oder einzelne Mitarbeiter aneinander vorbei arbeiten – und somit das Ziel verfehlen. Veranschaulichen lässt sich das am Beispiel der Bereiche “Sales” und “Leadgenerierung”: Bei der gemeinsamen Zielsetzung wurde beschlossen, dass die Anzahl der Verkäufe im Quartal um X erhöht werden sollen. Unklar ist dabei jedoch, auf welche Produkte oder Bereiche des Funnels sich die Anstrengungen der einzelnen Bereiche konzentrieren sollen. Somit ist es möglich, dass das Leads-Team nicht ausreichend an das Sales-Team zuarbeiten kann – und das Verkaufsziel verfehlt wird.‍
• Fehlende Priorisierung: Ähnlich wie bei der Zielsetzung ist auch bei funktionsübergreifenden Projekten ein klarer Fokus gefragt. Werden die Prioritäten nicht ausreichend festgelegt, wird das Team blockiert und es können Engpässe entstehen. Im schlechtesten Falle führt das sogar dazu, dass das Unternehmensziel nicht erreicht wird. Auch das lässt sich wieder an einem Beispiel veranschaulichen: Es wird ein cross-funktionales Team für einen Onlineshop gebildet, das aus den Bereichen Webentwicklung und Content Marketing zusammen kommt. Die Priorisierung wird fortan auf die neue Landingpage gelegt. Gleichzeitig verliert der Bereich der Webentwicklung allerdings die Wartung des Onlineshops aus den Augen und es kommt zu immer mehr Bugs, was die Kundenzufriedenheit negativ beeinflusst – und damit am Ende auch die Verkaufszahlen.‍
• Unklare Aufgabenverteilung: Wenn Teams hinsichtlich der Aufgabenverteilung nicht ausreichend miteinander kommunizieren, kann es schnell passieren, dass Mitarbeiter parallel an den gleichen Themen arbeiten. Hier lässt sich erneut die Brücke zu den Verantwortlichkeiten schlagen. Denn sind diese nicht ausreichend geklärt, kann es zu Komplikationen in Form einer Doppelbelastung kommen, wenn noch Verantwortlichkeiten im funktionalen Team vorhanden sind.‍
• Unzureichende Ressourcenverteilung: Werden die cross-funktionalen Teams bei der Ressourcenverteilung nicht ausreichend berücksichtigt, ist es möglich, dass Ressourcen bereits an die funktionalen Teams vergeben wurden. So gibt es im cross-funktionalen Team selbst oder bei Teams, deren Unterstützung benötigt wird keine ausreichenden Kapazitäten.

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Die gute Nachricht an dieser Stelle: Für ein erfolgreiches Team-Alignment gibt es gleich mehrere Erfolgsfaktoren & Best Practices, an denen sich Unternehmen auf dem Weg zur cross-funktionalen Zusammenarbeit orientieren können. Denn nur mit funktionierendem Alignment werden Ziele und Fortschritte für alle transparent.

Abhängigkeiten und Vision erkennbar machen

Für eine Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams, ist eine klare Zielkommunikation von großer Bedeutung. Nur so lassen sich einzelne Teammitglieder unter einer gemeinsamen Zielsetzung alignen. Das gelingt nur dann, wenn die Ziele transparent und für alle verständlich formuliert werden. Doch nicht nur Ziele, sondern auch Erwartungen und konkrete Aufgaben müssen ebenso transparent und verständlich mit in die Kommunikation rund um die Vision einbezogen werden. Die geschaffene sorgt Transparenz dafür, dass Abhängigkeiten für die einzelnen Teammitglieder sichtbar werden.

Klare Verantwortlichkeiten schaffen den Überblick

Es dürfte klar geworden sein, dass für ein erfolgreiches Team Alignment eine funktionierende Kommunikation unabdingbar ist. Eine kontinuierliche Abstimmung unter den Teams, aber auch den einzelnen Mitarbeitern, kann langfristig Synergien und Blockaden aufdecken – und dabei helfen, Ziele einfacher und schneller zu erreichen. Für die vorab definierten Ziele kann es sinnvoll sein, einen Verantwortlichen zu bestimmen, der regelmäßig den aktuellen Stand überprüft und das Team darüber informiert. Für eine einfache Übersicht über Ziele und deren Fortschritt sind OKR-Tools eine große Hilfe. Zusätzlich kann eine RACI-Matrix eine willkommene Stütze sein, wenn es darum geht, die Verantwortlichkeiten festzulegen. Aus dieser Projektmanagement-Methode geht in tabellarischer Form genau hervor, wo für welche Aufgaben die Verantwortlichkeiten liegen.

Ziele festlegen – aber richtig

Bei der Definition der Ziele, die ein cross-funktionales Team erreichen soll, kann die OKR-Methode – Objectives und Key Results – für das nötige Alignment sorgen. Die klare, Outcome-orientierte Formulierung des jeweiligen Ziels, des “Objectives”, macht die Identifizierung für den einzelnen einfacher. Die entsprechenden messbaren “Key Results”, die zu jedem Objective formuliert werden, zeigen genau auf, wie das Ziel erreicht werden soll. Wichtig ist dabei, dass bereits bei der Erstellung der OKRs auf die wichtigsten Regeln zur Zielsetzung geachtet wird. Sind die Ziele einmal verständlich formuliert, fällt auch die Priorisierung deutlich leichter.

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Zu den Best Practice-Beispielen für das Alignment von cross-funktionalen Teams zählen unter anderem Methoden wie OKR. Dabei sind wichtige Kernelemente die darin enthaltenen Kommunikationskonzepte, wie wöchentliche Check-ins oder Retrospektiven und Reviews. Die Check-ins, kurze Meetings die oftmals zweiwöchig stattfinden, bieten den Vorteil, dass während des OKR-Zyklus über Fortschritt und neue Erkenntnisse gesprochen und so wiederum ersichtlich wird, wo gegenseitige Unterstützung notwendig und sinnvoll ist. Retrospektiven und Reviews wiederum sind keine regelmäßigen Meetings sondern vielmehr Formate, die am  am Ende einer Iteration stattfinden. Dabei werden die wichtigsten Ergebnisse mit Outcome-Fokus geteilt und können so aufzeigen, welche Abhängigkeiten für den nächsten Zyklus beachtet werden müssen.

Wie OKRs das Team Alignment unterstützen

Mithilfe von OKRs entsteht sowohl im Team als auch teamübergreifend Transparenz, die nicht nur einen guten Überblick über das Zielsystem der Organisation geben, sondern auch Abhängigkeiten aufdecken kann. Sie unterstützen das Identifizieren und die proaktive Abstimmung und Zusammenarbeit an vertikalen und horizontalen Abhängigkeiten. Letztere werden im Alignment Workshop, der Teil des OKR Zyklus ist, besonders deutlich hervorgehoben, da hier das Hauptaugenmerk auf den OKRs außerhalb des eigenen Teams sowie den Abhängigkeiten von anderen Teams liegt. Dadurch entsteht ein Dialog, der sich ebenfalls mit den Abhängigkeiten einzelner Ziele von anderen Teams befasst. Der Alignment Workshop bietet aber auch Raum für die Diskussion über das, was in der bisherigen Zusammenarbeit noch nicht so gut lief und noch effizienter werden könnte.

OKRs und ihre Vorteile für cross-funktionale Teams

• In der Phase, in der die Ziele geplant und gedraftet werden, wird ein Raum zur Abstimmung über Teamgrenzen hinweg ermöglicht.
• Verantwortliche untersuchen für die Strategieumsetzung das Zielsystem der Organisation, um wichtige Abhängigkeiten aufzudecken und zu sehen, ob Teams womöglich an gleichen Aufgaben arbeiten
• Es wird Teams ermöglicht, Klarheit über die eigene Arbeitsweise und die eigenen Ziele zu schaffen und von welchen weiteren Bereichen diese abhängig sind
• Ressourcen werden aktiv verwaltet, sodass cross-funktionale bei der Verteilung genügend Kapazitäten erlangen. So werden in der Umsetzungsphase keine Teams aufgrund mangelnder Ressourcen blockiert.
  

Damit Abhängigkeiten, die auch im Alignment Workshop während eines OKR Zyklus besprochen werden, nicht aus dem Fokus geraten, können Tools eine große Hilfe im Arbeitsalltag darstellen. Workpath hilft dabei, zu erkennen, welche Teams an denselben Zielen arbeiten, welche Abhängigkeiten für die Erreichung gegeben sind und wo Gefahren auftauchen könnten, die sie blockieren. Workpath unterstützt das Alignment, indem Abhängigkeiten verwaltet werden können. Dazu stehen unter anderem die folgenden Funktionen bereit:

• Contribution Requests: Blockaden im Team aufheben, indem der Beitrag anderer Teams zu den eigenen OKRs auf einfache und nachvollziehbare Weise angefordert wird.
• Graph: Visualisierung von Abhängigkeiten und Fortschritten, um die Abstimmung zu gewährleisten und unnötige Doppelarbeit zu vermeiden.
• Cycle Steering Report: Das Team kann auf den Erfolg vorbereitet werden, indem ein Überblick über den Stand der Ausrichtung des Unternehmens, die geplanten funktionsübergreifenden OKRs und die Hindernisse gegeben wird, bevor die Ausführung überhaupt begonnen hat.
• Capacity Planner: Bewertung und Abstimmung von Ressourcen und Zielen, um den Zyklus realistisch zu planen und die Erwartungen innerhalb der Organisation zu steuern.

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Warum braucht man cross-funktionale Teams?

Viele Aufgaben in der heutigen Business Welt erfordern Perspektiven und Lösungsansätze aus verschiedenen Richtungen. Cross-funktionale Teams bieten den Vorteil, dass die Koordination dieser Aufgaben und deren Abhängigkeiten einfacher wird, weil bereichsübergreifende Experten auf dasselbe Ziel hinarbeiten, im kontinuierlichen (Wissens-)Austausch stehen und von Anfang an bei der Planung und Entscheidungsfindung beteiligt waren.

Warum werden funktionsübergreifende Teams heute in Unternehmen eingesetzt?‍

Die cross-funktionalen Teams werden eingesetzt, um komplexen Herausforderungen mit komplexen Lösungen entgegenzutreten. Dabei lösen sie Silo-Strukturen auf und sorgen für bessere Kommunikation und Zielerreichung.

‍Warum scheitern funktionsübergreifende Teams?‍

Fehlende Kommunikation und unklare Verantwortlichkeiten sind die Hauptgründe dafür, dass funktionsübergreifende Teams scheitern. Ohne sie kann eine gute Abstimmung und Zusammenarbeit über Bereiche hinweg nicht gewährleistet werden.

Was ist das häufigste Hindernis für gute Kommunikation in funktionsübergreifenden Teams?

Neben fehlenden Verantwortlichen für teamübergreifende Ziele kann auch die Abwesenheit eines übersichtlichen Tools mit Alignment-Funktionen dazu führen, dass die Kommunikation scheitert.

Welche Kompetenzen werden in einem funktionsübergreifenden Team benötigt?

Jeder Experte in seinem Bereich bringt auch sein eigenes Wissen und die Erfahrung mit, was in Kombination mit dem Wissen und der Erfahrung der anderen Bereichs-Experten zu innovativen Ideen und neuen Perspektiven führt.

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