5 Gründe von Spreadsheets auf OKR Software umzusteigen

Viele Unternehmen starten ihre OKR Journey mit einfachen Tools wie Excel, Confluence oder PowerPoint. Dies ist ein simpler und kostengünstiger Weg, um mit der Einführung OKRs zu starten und alle Beteiligten mit dem System vertraut zu machen. Wenn es jedoch um die Skalierung und professionelle Gestaltung von OKRs geht, ist die Verwendung einer geeigneten Software empfehlenswert, da sie die Komplexität von OKRs reduziert und die Verwaltung der OKRs über Teams, Abteilungen und Standorte hinweg vereinfacht. Spreadsheets sind zwar vermeintlich einfach(er) zu nutzen, sind aber letztlich statische Dokumente und daher nur begrenzt in der Lage, OKRs sinnvoll zu nutzen und anzuwenden. Eine OKR-Plattform hingegen verbindet auf dynamische Weise alle Vorteile von OKRs und bringt diese somit auf das nächste Level.

1. Standardisierung von OKRs

Die OKR Methode ist ein Open-Source-Rahmenwerk, das unterschiedlich interpretiert werden kann. Es gibt verschiedene Ansätze, und jedes Unternehmen und Team muss seinen eigenen Weg finden, um OKRs sinnvoll für seine Bedürfnisse zu nutzen. In einer skalierenden Umgebung, in der immer mehr Teams mit unterschiedlichem Reifegrad zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass alle die gleiche Sprache sprechen. Eine entsprechende Software bietet eine zentrale Plattform, die für jedes Team die gleichen Rahmenbedingungen vorgibt, was die Meeting-Frequenz sowie Vorbereitung und Tracking/Check-ins betrifft. Sie erleichtert dementsprechend nicht nur das Onboarding neuer Teams, sondern auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und legt somit den Grundstein für die erfolgreiche Skalierung von OKRs.

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2. Transparenz und Koordinierung durch Visualisierung von OKRs

Die Gründe weshalb Unternehmen OKRs einführen, sind vor allem ein Mangel an Transparenz und schwer koordinierbare Prioritäten. Ziele in Spreadsheets und Confluence-Dokumenten sorgen zwar zu Beginn für mehr Transparenz, werden aber mit jedem Team, das seine Ziele in dasselbe Dokument einträgt, unübersichtlicher.

Besonders hinderlich für die Erreichung von OKRs ist es, wenn  jedes Team seine eigenen Ziele in separaten Dokumenten formuliert: der Überblick geht schnell verloren und die einzelnen Teams können nur schwer nachvollziehen, inwiefern ihre Aufgaben mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

OKR-Software macht die Unternehmenziele genauso wie Spreadsheets sichtbar und bietet darüber hinaus aber Visualisierungen, um diese noch klarer und verständlicher zu vermitteln. Eine visualisierte Zielstruktur erleichtert Führungskräften sowie Teams die Ausrichtung von Unternehmenszielen auf die einzelnen Teams leichter zu verstehen. Eine vertikale Ausrichtung stellt sicher, dass alle Teams am selben Strang ziehen und das Gesamtziel jedem stets präsent ist.

3. Integration von OKRs in die tägliche Arbeit

Die meisten Mitarbeiter nutzen bereits diverse Programme für E-Mails, Kommunikation, tägliche Aufgaben, Projektmanagement oder Zeiterfassung. 

Spreadsheets oder eine Confluence-Seite sind daher nur ein weiteres zusätzliches Tool, welches das Engagement und damit auch die Akzeptanz für OKRs von Anfang an senkt.

Eine OKR-Plattform hingegen ermöglicht es Ihnen, OKRs ohne signifikanten Mehraufwand in Ihre tägliche Tool-Landschaft zu integrieren. So können User OKRs zu einem festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags machen. 

Die Integration von Jira beispielsweise ermöglicht die Verknüpfung operativer Aufgaben mit Key Results und folglich auch mit den strategischen Zielen. Zudem können sie Jira-Probleme entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie priorisieren und festlegen. Außerdem erhalten Mitarbeiter einen Überblick über den Fortschritt ihrer Ziele während der täglichen Arbeit. 

Durch gezieltes Tracking kann eingesehen werden, wie viel Zeit die User für strategische Ziele aufwenden und wie viel Zeit sie für andere Themen aufwenden. So wird deutlich, ob Teams ihre Kapazitäten optimal einsetzen.

Die Integration der OKR-Plattform in ein Kommunikationstool wie MS Teams macht es außerdem einfacher, die Ziele in der täglichen Arbeit präsent zu halten.

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4. Fokus und Engagement

Ein weiterer Grund für die Einführung von OKRs besteht darin, den Fokus und das Engagement aller Teams auf klar definierte Ziele zu erhöhen. Während einer Skalierung, gerät der Fokus meist leicht aus den Augen - vor allem bei Teams, die mit OKRs noch nicht näher vertraut sind. 

Es erfordert viel Mühe und Disziplin, Key Results regelmäßig zu aktualisieren und den Fortschritt in einem statischen Dokument zu analysieren. Es braucht auch mehr Zeit, um Trends zu erkennen und Kurskorrekturen vorzunehmen, wenn man nicht wie geplant vorankommt. In der Regel werden die Ziele zu Beginn des Zyklus festgelegt und am Ende aktualisiert, ohne dass sie in der Zwischenzeit überprüft werden. Dies führt häufig zu Ineffizienz innerhalb der Teams.

Eine OKR Software stellt sicher, dass jedes Team auf seine Ziele fokussiert ist. Sie motiviert Mitarbeiter, ihre Ziele regelmäßig und in gleichmäßigem Tempo zu aktualisieren: dadurch werden Aufgaben zentral verfolgt und Ablenkungen durch klaren Fokus vermieden. Mit der Integration in die Tool-Landschaft ist es auch einfacher, Aufgaben entsprechend den strategischen Prioritäten und Zielen zu priorisieren. Epics und Aufgaben in Jira können zum Beispiel mit OKRs verknüpft werden und sorgen so dafür, dass alle Beteiligten fokussiert und engagiert bleiben.

5. Datenbasierte Entscheidungen durch Analysen

Die OKR Methode ist unter anderem deshalb so beliebt, da sie sich auf messbare Daten konzentriert (KPIs). So können Fortschritte gemessen und Aktivitäten leichter angepasst werden.

OKR-Software hebt dies mit kontinuierlicher Berichterstattung und Analysefunktionen auf die nächste Stufe. Die Tatsache, dass der gesamte OKR-Prozess über eine spezielle Plattform abgewickelt wird, bietet OKR-Coaches und Führungskräften einzigartige Einblicke. Sie ist die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung, insbesondere in komplexen Organisationsstrukturen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern. Während der Erstellungsphase kann bewertet werden, ob es etwa zu viele binäre Key Results oder einen zu starken Fokus auf KPIs bzw. Meilensteine gibt. 

Ebenfalls auf einen Blick sichtbar sind der Grad der Ausrichtung sowie die Anzahl und die Art der Teamziele, die zu den Organisationszielen beitragen.

Während des Zyklus analysiert die Software ständig alle relevanten Daten auf der Plattform sowie den integrierten Tools und liefert eine ganzheitliche Sicht auf alle Teamaktivitäten. Engagement-Level, Check-in-Verhalten und Ziel-Fortschritt sorgen für einen reibungslosen Ablauf und ermöglichen eine laufende Kurskorrektur. Nach dem Zyklus können die relevanten Informationen mit früheren Zyklen verglichen werden, um weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

OKRs in ein strategisches Betriebssystem verwandeln

OKR-Software dient nicht nur der Verwaltung von Zielen und der Dokumentation von Aktivitäten. Sie erhebt OKR zum Medium für die ständige Verbesserung aller Aspekte Ihrer Organisation. Sie ermöglicht es, alle externen Faktoren, internen Fähigkeiten und strategischen Prioritäten an einem Ort zusammenzufassen, um Analysen und Berichte in die tägliche Arbeit neben der Planung und Ausführung einzubinden. 

Auf diese Weise können Unternehmen Trends und sich ändernde Anforderungen vorhersehen und schnell darauf reagieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und schneller innovativ zu werden.