6 Gründe, warum Sie jetzt mit OKRs starten sollten

Markus Stenglein ist Partner bei der New Work Squad, einem Team aus erfahrenen Beratern und Agilen Coaches – alle mit langjähriger Führungserfahrung in etablierten Unternehmen, Agenturen und Start-Ups. “Wir unterstützen Menschen und Organisationen bei ihren individuellen und organisationalen Anpassungen in einer sich schnell verändernden Arbeitswelt. Im OKR-Bereich sehen wir uns als Boutique-Beratung – spezialisiert, exklusiv und individuell”.

Für das Workpath Magazin hat Markus sechs gute Gründe zusammengefasst, warum man gerade in einer Krisensituation wie der jetzigen Objectives und Key Results (OKRs) einführen sollte.

Mittlerweile ist klar, dass die kommenden Monate eine gigantische Herausforderung werden – nicht nur für unsere Gesellschaft, sondern auch für (fast) alle Unternehmen. Die Frage, die sich nun alle stellen: Wie geht es nach dem Crash weiter? Aktuell werden drei Szenarien für die Post-Corona-Zeit diskutiert: das V, U und L-Modell.

Das V, U und L-Modell

Das V-Modell: bei dieser Variante gehen optimistische Ökonomen davon aus, dass die Wirtschaft sich genauso schnell erholt, wie sie eingebrochen ist – der Graph sieht aus wie ein V. Ruck, zuck in den Keller – aber sobald der Gegner (Covid-19) besiegt ist, gehen alle wieder an ihre Arbeit, tätigen zurückgestellte Anschaffungen und das BIP steigt wieder an.

Das U-Modell: Diese Kurve gleicht einer Badewanne. Nach dem rasanten Absturz flacht die Kurve im Bodensatz aus. Und wir alle kennen das Szenario – wer aus der Wanne aussteigen will, muss sich mächtig ins Zeug legen. Und oft klappt es nicht beim ersten Versuch.

Das L-Modell: Dieses Szenario beschreibt den Worst-Case – die Kurve bleibt nach dem Absturz flach, eine Erholung ist nicht in Sicht. Leider gibt es auch hierfür Argumente. Schließlich steigt die Verschuldung durch die anhaltende Krise weiter an, während die Umsätze ausbleiben und gleichzeitig die Verbindlichkeiten steigen.

Warum OKRs (nicht nur jetzt) die sinnvollste Management-Methode ist

Welches Szenario auch immer kommen mag, es bleibt zunächst für alle schwierig. Was jetzt Unternehmen und Mitarbeitern mehr denn je hilft, ist Orientierung, Abstimmung und Fokus. Und deswegen macht es Sinn, sein Unternehmen mit der OKR-Methode zu steuern. Hier sechs Gründe, warum das so ist!

1: OKRs sorgen jetzt für die nötige Business-Klarheit

2: OKRs funktionieren kurzzyklisch und bringen sofort Grip

3: OKRs eignen sich für jeden Business-Focus

4: OKRs forcieren die Kollaboration im Unternehmen

5: OKRs sorgen für Transparenz und Sinnstiftung

6: OKRs sorgen für psychologische Sicherheit

Aber der Reihe nach.

Grund 1: OKR sorgen jetzt für die nötige Klarheit

Ist unser Unternehmen überhaupt relevant? Welchen Nutzen generieren wir für Kunden? Machen wir die richtige Dinge? Fragen wie diese haben sich in den letzten Wochen zehntausende Firmen gestellt – nicht nur in Deutschland.

Die OKR-Methode zwingt Unternehmen, sich mit der Vision und der Mission zu beschäftigen, da die Ausgangsbasis für die Arbeit mit OKRs eine klare und verständliche Leitbild-Pyramide ist. Steht diese ordentlich, kann das Handeln der Organisation daran ausgerichtet werden. Und je klarer und präziser der strategische Bereich ausgearbeitet ist, desto besser werden die operativen Ergebnisse.

Zugegeben, fast jedes etablierte Unternehmen hat irgendwo (in einer Schublade versteckt) ein Leitbild. Kurze Quizfrage: Können Sie – ohne Nachzuschauen – die Vision Ihres Unternehmens eindeutig wiedergeben? Und ist Ihre Idee der Unternehmens-Vision konform mit der Ihrer Kollegen? Diese Fragen gilt es zu klären, damit jeder in der Organisation Orientierung und Klarheit hat und die richtigen Dinge tut – das gilt insbesondere, aber nicht ausschließlich, für die gegenwärtige Situation.

In unseren OKR-Management-Workshops ziehen wir die Spitze der Pyramide an einem Tag glatt. Warum das so schnell geht? Alle Teilnehmer bekommen vor dem Workshop ein umfangreiches Prework. Diese Vorarbeit spart langatmige Grundsatz-Diskussionen im Workshop, weil sich jeder Teilnehmer vorab Gedanken machen musste. Das Herausarbeiten der Vision, Mission und Strategie erfolgt dann gemeinsam mit dem Design-Sprint-Framework. Der strukturierte Prozess führt schnell zu Ergebnisse, die alle Beteiligten überzeugend finden (“Team-Alignment”).

Grund 2: OKRs funktionieren kurzzyklisch und bringen sofort Grip

Typische Jahres-Zielvereinbarungen für Unternehmen, Teams und Individuen sind spätestens seit Ausbruch der Pandemie obsolet. Im Vorteil sind jene Unternehmen, die bereits mit der OKR-Methode gearbeitet haben. Denn die konnten Mitte März schneller und kontrollierter reagieren, als tradierte Unternehmen mit der klassischen 12-Monats-Businessplanung.

Der Grund: die OKR-Methode arbeitet mit Planungszyklen, die entweder drei oder maximal vier Monate lang sind. In diesen kurzzyklischen Zeitabschnitten werden Ziele (Objectives) und deren Erfolgstreiber (Key-Results) verankert. Welche OKRs in den jeweiligen OKR-Zyklus kommen, gibt unter anderem die Roadmap des Unternehmens vor – und die Roadmap wiederum orientiert sich an der Unternehmensstrategie (siehe Pyramiden-Grafik oben).

Planung auf 3 oder 4 Monate: Welcher OKR-Zyklus ist besser?

Gleich vorneweg, beide Zyklen funktionieren in der Praxis sehr gut. Und das Beste: Die OKR-Methode ist so agil, dass selbst eine unterjährige Anpassung möglich ist. So haben wir bei einem Unternehmen mit knapp 1000 Mitarbeitern im März 2020, also mitten in der Corona-Krise und zum Zeitpunkt der eigentlichen OKR-Set-Planungsphase, vom 3er-Zyklus auf die 4-Monats-Variante umgestellt. Mit dem Vorteil, dass im allergrößten Stress (Umzug ins Home-Office) der Druck sofort spürbar reduziert wurde und nun im April wieder konzentriert das nächste OKR-Set (alle Ziele und die jeweiligen Erfolgstreiber) geplant werden kann. Die Idee ist natürlich nicht ständig zwischen verschiedenen Zykluslängen hin und her zu springen. Das OKR Framework gibt jedoch die Möglichkeit, beispielsweise in Krisenzeiten wie diesen, Anpassungen vorzunehmen.

Die Vor- und Nachteile der beiden Zyklen gibt’s hier auf einen Blick:

Vorteil 3-Monats-Zyklus:

• Orientierung an den klassischen Jahres-Quartalen
• Extrem schnelle Anpassung möglich
• Maximales Reaktionsvermögen
• Mehr Output durch 4 OKR-Sets pro Jahr

Nachteil 3-Monats-Zyklus:

• Aufwendig, weil mehr Abstimmung notwendig
• Teurer, weil mehr Kapazitäten (z.B. Meetings) benötigt werden
• Hoher Zeitdruck mit einhergehender hoher Erwartungshaltung
• Die Q1-Planung muss im stressigen Jahreswechsel gemacht werden, wenn man sich an klassischen Jahresquartalen orientiert

Vorteil 4-Monats-Zyklus:

• Geringerer Planungsaufwand
• Günstiger, da man weniger Ressourcen benötigt
• Clever, wenn die 3-Zyklen nicht in einem Jahr abgebildet werden, sondern über den Jahreswechsel

Nachteil 4-Monats-Zyklus:

• Geringerer Output, da nur drei OKR-Sets pro Jahr bearbeitet werden
• Geringerer Fokus, da der Zyklus vier Monate lang ist
• Keine Anpassung an klassischen Jahres-Quartals-Strukturen möglich

Grund 3: OKRs eignen sich für jeden Business-Focus

Die Idee, mittels OKRs mehr Klarheit, Fokus und Orientierung zu bekommen, leuchtet ein. Doch wie lässt sich das in einem Unternehmen implementieren? Dabei hilft es zunächst die Komplexität aus dem Thema zu nehmen und zu klären, was eigentlich alles in den OKRs abgebildet werden soll – und wieviel Zeit Sie darauf verwenden wollen.

Macht es Sinn, nur strategische Ziele zu planen, oder muss auch das Tagesgeschäft in den OKR-Sets verankert sein? Die Antwort lautet: es kommt darauf an, auf was Sie sich konzentrieren wollen und wieviel Zeit Sie (und Ihr Unternehmen) zur Verfügung haben. Folgende Matrix hilft zu verstehen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen mit OKRs ansetzen können.

Wo und wie Sie mit OKRs loslegen können:

Das Tagesgeschäft/Projektarbeit: Hierbei handelt es sich um die wiederkehrende, reproduzierbare Arbeit und Projektarbeit – etwa operative Arbeit, die jeden Tag zu erledigen ist und fast die gesamte Zeit einnimmt.

Die freien Ressourcen (Strategie-Fokus): Durch Effektivitäts- und Effizienz-Maßnahmen kann sich jedes Unternehmen neue Zeitkontingente erarbeiten. Diese freigewordenen Zeit-Slots (zum Beispiel 10 Prozent) werden dann nicht noch zusätzlich ins operative Arbeiten gesteckt, sondern in die strategischen Themen. Wie das konkret aussehen kann, können Sie im Whitepaper “Agile Steuerung mit OKRs” nachlesen.

Das Gute an der OKR-Methode: Sie können als Unternehmen entscheiden, welcher Quadrant zu Ihnen passt. Wer erstmal in die OKR-Welt eintauchen will, ist mit Quadrant I sicherlich am besten bedient.

Grund 4: OKRs forcieren die Kollaboration im Unternehmen

Die Corona-Krise zeigt eindrucksvoll, wie schnell Unternehmen ihre interne Kommunikation digitalisieren konnten – und wie gut das in den meisten Fällen klappt. Durch den intensiven, ritualisierten Austausch in den regelmäßige Video-Dailys und Weeklys (“Lasst uns jeden Tag um 10 Uhr eine Update-Konferenz auf Zoom starten und gegen Abend einen gemeinsamen Check-Out schließen”), entsteht gerade eine neue Art der digitalen Unternehmenskultur. Viele Firmen merken erst jetzt, wie sinnstiftend es ist, wenn alle zusammenarbeiten – und wie viele gute Ideen in ihrer Company stecken.

Genau auf dieser kollaborativen Grundidee beruht die OKR-Methode, denn in der Vertikalen (also von der Unternehmensspitze, bis hinunter in die Teams) sind OKR-Sets stets top-down und bottom-up zusammengestellt, so dass der perfekte Mix garantiert ist.

Top-Down liefert in diesem Fall die Strategie/Vision/Mission. Arbeitet man zum Beispiel mit fünf Objectives (Zielen) pro vertikalem OKR-Set, steuert das obere Level zwei der fünf Ziele bei – die anderen drei Ziele kommen von unten.

Bottom-Up, also ein Level tiefer, bringt ebenso Objectives nach oben in das OKR-Set ein, die auf die Strategie einzahlen. Diese können aber auch aus dem Bereich Unternehmenskultur oder Personalentwicklung kommen.

Da jedes OKR-Set in einer vertikalen Struktur im Verbund erarbeitet wird, entsteht eine klare Linie, die alle im Unternehmen mitgehen und Ziele, die jedem klar sind.

Genau jetzt, in diesen extrem anspruchsvollen Zeiten, ist es essentiell, dass alle Mitarbeiter wissen, was zu tun ist – und vor allem warum! Diese Art der Zielvereinbarung stoppt das lästige Silo-Denken im Unternehmen und fördert das Verständnis füreinander. Es wird auf einen Blick deutlich, wie die Beiträge jedes Einzelnen mit den Beiträgen der Anderen zusammenhängen.

Grund 5: OKR sorgen für Transparenz und Sinnstiftung

Die OKR-Methode hat schon immer auf das Thema Transparenz gesetzt, schließlich sind in den meisten Unternehmen die OKR-Sets – unabhängig von der Hierarchie oder der Abteilung – für alle im Unternehmen einsehbar. OKRs haben sich auch bereits vor Corona als wertvolles Werkzeug erwiesen, um Remote-Teams zu führen. OKRs unterstützen die Kommunikation und Transparenz innerhalb des Teams indem sie den Mitgliedern einen guten Überblick darüber geben, wie erfolgreich sie auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Durch regelmäßige Diskussionen und die Dokumentation der Fortschritte, sind alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und können so autonomer arbeiten und entscheiden. Wenn alle Ziele einer Organisation in einem OKR-System, ob eigens erstelltes Spreadsheet oder dedizierte Software, zugänglich sind, trägt dies dazu bei, mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen hinsichtlich der strategischen Prioritäten über alle Teams und Hierarchielevel hinweg.

Auch die Alignmentprozesse während des OKR-Zielsetzungsprozesses stärken Transparenz innerhalb und insbesondere über Teams hinweg. Daneben machen OKRs Leistungen und Fortschritt Woche für Woche durch die Besprechung und Aktualisierung von Key Results sichtbar und fördern somit Anerkennung. Außerdem wird es einfacher aus der bisherigen Leistung zu lernen und diese im Laufe der Zeit zu optimieren.

Grund 6: OKR sorgen für psychologische Sicherheit

Psychologische Sicherheit ist einer der wichtigsten Faktoren für funktionierende Teams. Wenn Mitarbeiter sich sicher fühlen, sind sie bereit neue Dinge auszuprobieren und Innovationen hervorzubringen. Diese Sicherheit wurde durch die Corona-Krise stark torpediert. OKRs geben einem Team oder Unternehmen einen Rahmen der Sicherheit, denn sie liefern sofort Orientierung, Transparenz und Fokus. Vor allem in etablierten Unternehmen sorgen OKRs durch ihre ritualisierten Meeting-Anlässe für eine wertschätzendere Kommunikation.

Fazit: Jetzt ist die beste Zeit, mit OKRs zu starten

Unabhängig davon, wie es mit Corona weitergeht, ist dies die ideale Zeit, um mit OKRs zu starten:

• Sie bekommen sofort Klarheit über die Ausrichtung Ihres Unternehmens.
• Die kurzzyklische Planung setzt die richtigen Prioritäten und Fokus.
• Gemeinsam formulierten Ziele und deren Erfolgstreiber bringen Grip.
• Die Arbeitsweise etabliert eine digitale Unternehmenskultur.
• Es herrscht durch die Transparenz der Aufgaben Eindeutigkeit über alle Ebenen.

Stay strong and healthy.

Bei weiteren Fragen stehen wir, viele andere Experten und erfahrene Praktiker dir außerdem in der Workpath Community zur Seite – besonders in Zeiten von Social Distancing eine tolle Möglichkeit zum Austausch sowie ein Raum für gegenseitige Unterstützung.