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OKR und KPI werden häufig als alternative Konzepte wahrgenommen, zwischen denen sich Unternehmen entscheiden müssen. Tatsächlich lassen sie sich aber gut kombinieren, um die Performance eines Unternehmens zu messen und gezielt zu verbessern. Statt sich zwischen einem von beiden zu entscheiden, sollte die Frage also eher sein, wie sich beide am besten kombinieren lassen.
Der Begriff KPI ist eine Abkürzung für Key Performance Indicator. Sie werden seit vielen Jahren verwendet, um die Performance eines Unternehmens zu messen. Aufgrund ihres Leistungsbezugs dienen KPIs dazu, Unternehmensprozesse, einzelne Projekte oder Abteilungen zu kontrollieren und entsprechend zu bewerten. Deshalb werden Unternehmensziele für Abteilungen und Teams in untergeordnete KPIs heruntergebrochen. KPIs sind meistens Spätindikatoren, die man dafür nutzen kann im Nachhinein festzustellen wie die Performance eines Unternehmens beispielsweise war. Das Umsatzwachstum wird beispielsweise durch die Anzahl der generierten Leads des Marketingteams und der Conversion Rate des Vertriebsteams beeinflusst.
Wenn man sich das als weiteres Beispiel das HR-Department anschaut, gibt es auch hier verschiedene KPIs, die gemessen werden können, unter anderem
- Employee Retention Rate
- Mitarbeiterzufriedenheit (z.B. NPS)
- Zahl der Mitarbeitenden, die ihr Weiterbildungsbudget genutzt haben
Doch wie können diese nun in OKR übersetzt werden? Dazu kommen wir gleich …
Der Begriff OKR setzt sich aus den beiden Worten “Objectives” und “Key Results” zusammen und bezeichnet eine Methode für die Definition und das Management von Zielen. Für einen vorgegebenen Zeitraum, meist ein Quartal, werden mehrere Ziele (Objectives) festgelegt, welche Wertversprechen enthalten. Das Erreichen dieser Wertversprechen wird jeweils mit zwei bis fünf messbaren Schlüsselergebnisse (Key Results) belegt. OKR kann dabei als eine Form des Outcome Managements gesehen werden. Das heißt Ziele werden nicht auf Basis der dahinterstehenden Arbeit sondern des Effekts, den der Mehrwert für zum Beispiel einen Kunden hat, definiert.
Während die übergeordneten Ziele qualitativ und anspruchsvoll definiert werden sollten, müssen die zugehörigen Key Results vor allem messbar sein. OKRs können auf allen Ebenen der Organisation definiert werden: für das ganze Unternehmen, eine Abteilung oder den einzelnen Mitarbeitende. Beispielsweise könnte für eine engere Kundenbindung an das Produkt als Objective ein positives Ergebnis in einer Kundenbefragung zum Ende des Monats ein entsprechendes Key Result sein.
Um wieder auf die HR-Abteilung zurückzukommen, schauen wir uns auch hier mögliche OKRs zu unseren oben definierten KPIs an:
Objective:
Durch verbesserte Weiterbildungsmöglichkeiten und ein erhöhtes Budget für die individuelle persönliche Entwicklung sind die Mitarbeitenden zufriedener.
Key Results:
- Die Zahl der Mitarbeitenden, die ihr Budget für ihre individuelle persönliche Entwicklung genutzt haben, ist von 50 % auf 70 % gestiegen
- Die Zahl der Mitarbeitenden die sagen, dass das Entwicklungsbudget ihre Zufriedenheit gesteigert hat, stieg von 50 % auf 60 %
- Die Zufriedenheit mit den Weiterbildungsmöglichkeiten ist von 40 % auf 60 % gestiegen
Eine ausführliche Definition findest du in unserem Artikel "Objectives und Key Results (OKR) - eine Definition"
Auf den ersten Blick wirken die beiden Konzepte sehr ähnlich. Sowohl KPIs als auch OKRs werden für das Zielmanagement genutzt, machen die Zielerreichung in Unternehmen messbar und lassen sich für verschiedene Ebenen und Funktionen des Unternehmens definieren. Allerdings besteht ein fundamentaler Unterschied zwischen OKR und KPI. Um diesen zu verstehen, ist eine Unterscheidung in Lead Indikatoren und Lag Indikatoren hilfreich.
Lag Indikatoren legen das angestrebte Resultat eines Prozesses fest und entsprechen KPIs. Ein Beispiel für einen Lag Indikator und damit KPI ist die Erhöhung des Marktanteils um 10 %. Spätindikatoren eignen sich, um eine Bewertung im Nachhinein durchzuführen, nicht aber um zu steuern. Ein Beispiel: Wenn ich nur die Abwanderung von Mitarbeitenden messe, verhindere ich nicht, dass meine Mitarbeitenden die Firma verlassen.
Lead Indikatoren messen Zielwerte, die zu der Erreichung eines Ziels führen und entsprechen den Key Results eines Objectives. Beispielsweise kann ich den Einfluss von neuen Weiterbildungsmöglichkeiten auf die Zufriedenheit von Mitarbeitenden messen, um so deren Abwanderung zu verhindern. Lead Indikatoren messen außerdem, ob wir einen Mehrwert erbracht haben und geben uns durch mehrere Messmöglichkeiten im Zyklus Informationen darüber, ob wir eine Kurskorrektur vornehmen müssen.
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OKRs messen demnach den Fortschritt und KPIs das Resultat. Dadurch wird deutlich, dass OKRs und KPIs nicht identisch sind oder sich ausschließen. Für ein ganzheitliches Zielmanagement sollten daher beide Konzepte aufeinander abgestimmt genutzt werden.
Im folgenden Schaubild siehst du weitere Unterschiede zwischen OKR und KPI:
OKR und KPI unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich der zeitlichen Orientierung. Während OKRs meist in Quartals-Zyklen eingesetzt werden, betrachten KPIs einen längere Zeitraum. OKRs wiederum werden als eine Form des Outcome Managements gesehen. Das heißt Ziele werden nicht auf Basis der dahinterstehenden Arbeit sondern des Effekts, den der Mehrwert für zum Beispiel einen Kunden hat, definiert. KPIs hingegen stellen “einfache” Metriken dar, welche die Performance eines Unternehmens (Output) messen. OKRs sollen zudem sicherstellen, dass Teams aligned sind, Transparenz und Fokus herrschen. Das trägt zur Motivation von Teams bei, ambitionierte Ziele zu erreichen, welche sie teils selbst festgesetzt haben und regelmäßig tracken. Bei KPIs geht es mehr um Kontrolle und so werden diese Kennzahlen eher top-down festgelegt und bleiben meist eine gewisse Zeit bestehen.
KPIs erlauben also, die Ergebnisse von Initiativen nachträglich zu beurteilen, während OKRs eine strategische Richtung vorgeben. Es macht also durchaus Sinn, beide Systeme zu nutzen, um eine Organisation gezielt zu steuern. Die Entwicklung bestimmter KPIs kann als Anhaltspunkt dienen, in welchen Bereichen über den nächsten OKR Zyklus Wert geschaffen werden soll. Entwickelt sich ein KPI auf Organisations- oder Bereichsebene nicht so wie gewünscht, können OKRs dabei helfen, die zugrundeliegenden Kennzahlen zu beeinflussen, die darauf einzahlen. Wenn zum Beispiel die Kundenzufriedenheit seit sechs Monaten stagniert, kann der nächste OKR Zyklus dazu dienen, diese Kennzahl zu beeinflussen.
Die Analyse der relevanten KPIs, die sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken, geben Aufschluss darüber, wo man ansetzen kann. Wenn beispielsweise die KPIs des Kundenservice-Teams unverändert sind, aber gleichzeitig das User-Engagement gesunken ist, kann ein gemeinsames OKR for das Produkt- und IT-Team erstellt werden, um Nutzende zu aktivieren und die Usability des Produkts zu verbessern.
Da sich ein OKR möglichst granular auf einen bestimmten Mehrwert fokussiert, sind mitunter mehrere Zyklen nötig, um verschiedene Aspekte abzudecken und ein KPI sichtbar zu verbessern. Da KPIs normalerweise in größeren Zeitabständen gemessen werden und mehrere OKR-Zyklen abdecken können, ist es leichter, sich nacheinander auf verschiedene Aspekte zu konzentrieren.
OKR und KPI können sich gut ergänzen und stehen nicht im Widerspruch zueinander. Sinnvoll miteinander verbunden erlauben sie eine erfolgreiche, kontrollierte Steuerung des Unternehmens. OKRs legen dabei einen Fokus fest, um bestimmte Aspekte eines KPIs gezielt zu verbessern. Dabei gilt es, die Stolperfalle zu vermeiden, ein Key Result nur als verdecktes KPI zu formulieren. Das Objective "Steigerung der Kundenzufriedenheit" beschreibt zwar einen wünschenswerten Zielzustand, aber keinen Mehrwert für den Kunden. Als Starthilfe empfiehlt es sich, das Problem zu formulieren, das zwischen dem Status Quo und einer Verbesserung des KPI liegt, um daraus Schwerpunkte für verschiedene OKR-Zyklen abzuleiten.
Was sind OKRs und KPIs?
Der Begriff OKR setzt sich aus den beiden Worten “Objectives” und “Key Results” zusammen und bezeichnet eine Methode für die Definition und das Management von Zielen. Der Begriff KPI ist eine Abkürzung für Key Performance Indicator. Sie werden seit vielen Jahren verwendet, um die Performance eines Unternehmens zu messen. OKRs messen den Prozess und KPIs das Resultat.
Was messen OKRs?
OKRs messen Wertversprechen, die zu der Erreichung bestimmter angestrebter Resultate (KPIs) führen. Sie messen also welchen Mehrwert wir erreichen können um einen KPI zu beeinflussen. Beispielsweise kann eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit um 10 % durch das Objective “hervorragende Kundenbetreuung durch schnellere Erreichbarkeit” erzielt werden. Entsprechende Key Results könnten um 10 % erhöhte Kapazitäten des Callcenters oder eine schnelle Bearbeitung der Anfragen um 5 % sein.
Kann man sowohl KPIs als auch OKRs haben?
OKRs messen demnach den Mehrwert für den Kunden und KPIs das Resultat. Dadurch wird deutlich, dass OKRs und KPIs nicht identisch sind oder sich ausschließen. Für ein ganzheitliches Zielmanagement sollten daher beide Konzepte aufeinander abgestimmt genutzt werden.
Was ist besser – KPI oder OKR?
OKR und KPI können sich gut ergänzen und stehen nicht im Widerspruch zueinander. Sinnvoll miteinander verbunden erlauben sie eine erfolgreiche, kontrollierte Steuerung des Unternehmens. OKRs legen dabei einen Fokus fest, um bestimmte Aspekte eines KPIs gezielt zu verbessern.
Was ist ein Beispiel für einen KPI?
Ein Beispiel für KPIs im Marketing ist z. B. die Anzahl an generierten Leads. Für den Vertrieb kann ein sinnvoller KPI die Conversion Rate dieser Leads sein. Schaut man ins HR-Department können hilfreiche KPIs z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Employee Retention Rate sein.
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