okr-framework
Die bisherigen 2020er-Jahre haben die gesamte Welt auf privater und beruflicher Ebene ordentlich aufgewirbelt. Nahezu jeder Beruf, der hauptsächlich vor dem Bildschirm verrichtet wird, kann mittlerweile virtuell stattfinden. Dies bedarf gewissen Umstellungen. Auch im Bereich der OKRs, wo es stets auf die Zusammenarbeit von Teams ankommt, führt dies zu Anpassungen in der Organisation. OKR-Coaches können davon ein Lied singen. In diesem Artikel möchten wir dir zeigen, wie du Remote OKR-Workshops in virtuellen Settings abhalten kannst, worauf es dabei ankommt und dass es mit der richtigen Vorbereitung den persönlichen Meetings in nichts nachsteht.
Ist dem jeweiligen Unternehmen der Begriff OKR noch kein Begriff, fokussieren sich die Vorbereitung und die ersten Schritte eher auf das Verständnis sowie Erlernen der OKR-Tools. Jedoch sollte dabei auch nicht vergessen werden, das Big Picture sowie die übergeordneten Ziele der Organisation zu berücksichtigen - Es handelt sich bei OKRs schließlich um ein Strategie-Execution-Tool. Demzufolge ist es besser, schon zu Beginn der Vorbereitungen beide Seiten mit einzubeziehen – die Strategieerstellung und die Vermittlung von Fähigkeiten.
Organisation und Absprachen im Vorbereitungsprozess
Es ist also ratsam, von der Unternehmensführung und den verantwortlichen Managern alle wichtigen Informationen bezüglich der Unternehmensziele sowie dem Verständnis für OKRs zu sammeln, um zu erfahren, wo die jeweilige Organisation steht und welche Erwartungen an den OKR-Coach gestellt werden.
Ferner kannst du deinen Workshop-Teilnehmerinnen und Teilnehmern auch Aufgaben zur Vorarbeit auf den Weg geben. Dies kann dabei helfen, alle auf den Workshop einzustimmen. Jedoch ist dies nur zu raten, wenn vorher schon mehrere Remote OKR-Workshops durchgeführt wurden und alle wissen, worum es genau geht. Handelt es sich um den ersten Workshop in diesem Unternehmen, wäre es besser, die Mitglieder erst im Meeting mit den Aufgaben zu vertrauen.
Viel wichtiger ist der technische Support für das virtuelle Setting – besonders, wenn die Teilnehmeranzahl auf über zehn Personen wächst. In diesem Fall werden häufiger parallel ablaufende Gruppenarbeiten durchgeführt, die in eigenen Breakout-Rooms stattfinden können. Mit MS Teams oder Zoom steht dir als Coach zwar eine hervorragende Infrastruktur zur Hand, jedoch ist es nicht immer möglich, diese separaten Rooms einzurichten. Ein Host, der während des gesamten Workshops technische Unterstützung garantiert, ist daher Gold wert. Ist es nicht möglich eine solche Person hinzuzuziehen, empfehlen wir dir die Objective-Owner mit einzubinden, damit diese für ihre jeweiligen Gruppen ein Instant-Meeting organisieren und nach abgesprochener Zeit wieder ins Plenum zurückkehren.
Je höher die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Workshops in der Hierarchie ihres Unternehmens stehen, desto schwieriger ist es meist einen freien Platz im Terminkalender zu finden. Jedoch sind auch operativ agierende Teammitglieder oftmals schwer zu greifen, weshalb das Thema Zeitmanagement bei der Vorbereitung deines Remote OKR-Workshops von großer Wichtigkeit ist. Plane genug Vorlauf für die Organisation des Workshops ein – mindestens drei Wochen – um wirklich alle Teammitglieder zu bekommen.
Ferner ist die Vorbereitung sowie die Durchführung eines Remote Workshops etwas anderes als direkt vor Ort. Sowohl die Gruppendynamik als auch die Aufmerksamkeitsspanne der Personen verhält sich unterschiedlich. Daher kommt es virtuell auch mehr auf die Führung des OKR-Coaches an. Folgend haben wir für dich einen Organisationsrahmen in Form von drei Modulen zusammengefasst.
Ein strukturierter Aufbau des OKR-Workshops hilft dir als Coach dabei, die vorhandene Zeit bestmöglich nutzen zu können. Die drei folgenden Module helfen dir bei der Zeitkalkulation.
Modul A: Die Grundlagen für die Objectives
In diesem Modul sollen die Teilnehmer das vergangene Quartal reflektieren.
- Was lief gut?
- Was ist ausbaufähig?
- Welche Aktivitäten sollen etwas heruntergefahren werden?
- Welche dürfen und sollen weitergeführt werden?
Anschließend werden die strategischen Prioritäten für die Zielsetzungen diskutiert und danach ein Brainstorming für die Ideenfindung geeigneter Objectives durchgeführt. Um den Brainstorming-Teil nicht eskalieren zu lassen, können die Anzahl an Post-its pro Person limitiert werden. Auf diese Weise konzentrieren sich alle nur auf das Wichtigste.
Im darauffolgenden Schritt fokussiert sich das Team auf bis zu fünf Themen, welche die Grundlage für die kommende Zielformulierung bilden. Diese Aufgabe wird dann von den Objective-Ownern übernommen, in den eben bereits erwähnten Breakout-Rooms durchgeführt und anschließend vorgestellt. Ist das Feedback positiv, können sich die Gruppen an die Ausformulierung der Objectives und Key Results machen oder vorher noch einmal die Ziele überarbeitet werden.
Die maximale Dauer dieses Remote Workshop-Moduls sollten ungefähr drei Stunden betragen.
Modul B: Die Objectives über die Key Results definieren
Stehen die Ziele? Perfekt. Dann kann der nächste Schritt eingeleitet werden.
Tipp: Verschicke den Zeitblocker für den Termin des Modul B zusammen mit dem Modul A an die Teammitglieder. So kannst du sichergehen, dass sich zeitnah nach der Zielsetzung mit der Weiterführung der Arbeit beschäftigt wird. Zwischen Modul A und B sollte nicht mehr als eine Woche liegen.
Im Modul B geht es darum, dass die Gruppen aus der Vorwoche ihre OKRs komplettieren. Das bedeutet, dass anhand der definierten Ziele Objectives mit einem Mehrwert für die Kunden und Key Results mit konkreten Ergebnissen definiert werden. Auch diese Arbeit wird von den Objective Ownern durchgeführt und sollte ungefähr eine Stunde benötigen. Diese werden anschließend innerhalb des Modul C im Plenum präsentiert und besprochen.
Modul C: Präsentation der (fast finalen) OKRs
Wie gerade beschrieben, dreht sich im dritten und letzten Modul alles um die Präsentation der definierten OKRs und sollte ungefähr eine Woche nach dem Modul B stattfinden. Diese Diskussionen können teils sehr lebhaft werden. Um Ordnung in die Diskussionen zu bringen, kannst du als OKR-Coach gezielte Fragen stellen, um die Teammitglieder fokussiert über das Wesentliche sprechen zu lassen.
- Was genau muss angepasst werden?
- Wer wird für die Anpassung und finalen Abstimmung eventuell noch benötigt?
Diese beiden und weitere Fragen können dazu führen, wieder eine klare Linie in die Diskussionen zu bringen. Die besprochenen und finalisierten OKRs sollten anschließend in einer zentralen und für alle zugänglichen Ablage dokumentiert sein, um sie für spätere Meetings zur Fortschrittskontrolle direkt zur Hand zu haben. Außerdem können dank der zentralen Lagerung Teams verschiedener Ebenen im Unternehmen leichter erkennen, ob und wo Abhängigkeiten untereinander auftreten und gezielt einander zuarbeiten.
OKR-Tools wie Workpath können dich bei der transparenten Ablage und dem Tracking von OKRs unterstützen.
Die Länge des letzten Moduls sollte eine Stunde pro vier OKRs betragen.
Die Arbeit mit OKRs hört auch auf virtueller Ebene nicht bei der Entwicklung auf, sondern kommt erst richtig zum Tragen, wenn diese vom gesamten Team allzeit gelebt werden. Die Umsetzung der definierten Ziele sollte stets regelmäßig geprüft werden, um etwaige Korrekturen vornehmen zu können. Dies geschieht im OKR-Zyklus.
In Team Check-ins Ziele aktualisieren
Innerhalb des OKR-Zyklus werden in regelmäßigen Abständen Team Check-ins durchgeführt, die ebenfalls von dir als OKR-Coach zu moderieren sind. Falls du dich näher mit dem Thema Check-ins befassen möchtest, lies gerne hier weiter.
Diese Treffen dienen den Teams dazu, alle Aktivitäten rundum die Arbeit mit der Zielsetzungsmethode zu diskutieren und auszuwerten. Dabei kommt es auf den Rhythmus der Treffen an. Bei wöchentlichen Treffen gibt es möglicherweise nicht genügend Neuigkeiten, was dazu führen kann, dass diese Meetings ab einer gewissen Zeit als lästig und verschwenderisch angesehen werden. Bei monatlichen Team-Check-ins läufst du jedoch Gefahr, kurzfristige Änderungsmöglichkeiten zu verpassen. Die Koordination dieser Treffen sollte also ungefähr bei zwei Wochen liegen. Die Länge der virtuellen Team-Check-ins muss nicht länger als 20 Minuten betragen.
Das Zeitmanagement der Team-Check-ins spielt dabei eine wichtige Rolle. Alle Teilnehmer des Meetings sollten sich strikt an die vorgegebene Zeit halten, um die Diskussionen nicht zu sehr ausschweifen zu lassen. Alle Fragen, die über die Zeit hinaus gehen, sollten in Follow-ups besprochen werden.
Selbstverständlich läuft nicht immer alles nach Plan und es können individuelle Herausforderungen auf dich als OKR-Coach warten, auf die du entweder spontan oder mit Vorlauf reagieren musst.
Häufig kommt es vor, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Workshops aus unterschiedlichen Unterteams ihrer Organisation kommen sowie über die ganze Welt und somit über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Nicht immer steht dabei ein weiterer OKR-Coach als Unterstützung zur Seite. Ist dies der Fall, können die oberen Module auch etwas abgewandelt werden.
So ist es möglich im kleinen Kreis, mit ausgewählten Teilnehmern, zu starten. Dabei werden kurze halb- oder einstündige Meetings mit dem jeweiligen Manager, dessen Managern aus der direkten Berichtslinie und ausgewählten Fachexperten aus den Unterteams abgehalten. Mithilfe dieser Treffen können die Rahmenbedingungen abgesteckt sowie die Grundlagen der ersten fünf OKRs entworfen werden. Auf dieser Basis können anschließend fünf unterschiedliche Arbeitsgruppen aufgeteilt werden, die jeweils ein OKR weiter ausarbeiten.
Anschließend geht es weiter mit den Zielsetzungsworkshops sowie den Feedback- und den Finalisierungsrunden. Letztlich werden auf diese Weise die Module feiner aufgeteilt, um das Management des gesamten Remote OKR-Workshops so flexibel wie möglich auf die globalen Gegebenheiten auszurichten.
Wie du siehst, bedarf die Arbeit mit global verteilten Teams einiges an Organisation, um vollends zu funktionieren. Mit den hier aufgeführten Hinweisen bist du jedoch hervorragend für deine Remote OKR-Workshops gewappnet.
Hast du Feedback oder Anregungen? Kommentare kannst du gerne in unserer Feedback-Box (s.u.) hinterlassen. Damit hilfst du uns noch besseren Content für dich und deine Arbeit mit OKRs zu erstellen.
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