Unternehmen, die sich an herkömmliche Business-Review-Praktiken klammern, sehen sich zunehmend einem Wettbewerbsnachteil ausgesetzt. Aus unserer täglichen Zusammenarbeit mit über 100 Großunternehmen haben wir die Erfahrung gemacht, dass Business Reviews zwar als wichtige strategische Steuerungsinstrumente dienen sollen, aber oft messbare Nachteile hinsichtlich der Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen am Markt sowie der Strategieumsetzung verursachen.
Viele der erfolgreichsten Unternehmen sind nicht deshalb erfolgreich, weil sie bessere Strategien haben, sondern weil sie über anpassungsfähigere Operating Models verfügen. Und auch deshalb, weil sie die Art und Weise, wie sie die Umsetzung ihrer Strategie überwachen und kontinuierlich weiterentwickeln, grundlegend überdacht haben. Während die Konkurrenz noch immer ausgefeilte PowerPoint-Präsentationen für einzelne Jahresberichte und ausgewählte Veranstaltungen zusammenstellt, haben Führungskräfte in erfolgreichen Unternehmen bereits drei kritische Herausforderungen gelöst, um schneller auf Marktveränderungen zu reagieren:
- Schlechte Datenqualität und Zugänglichkeit
- Diskussionen über Aktivitäts-Outputs (nicht Outcomes) ohne Konsequenzen
- Unregelmäßigkeit von Business Reviews
1. Schlechte Datenqualität und Zugänglichkeit
Viele Unternehmen verbringen Tage und Wochen mit der Vorbereitung von Business-Review-Meetings. Eine Umfrage ergab, dass einige bereits sechs Wochen vor dem Meeting damit beginnen – wohl wissend, dass sie alle erforderlichen Daten von verschiedenen Interessengruppen manuell sammeln und zusammenstellen müssen.
Die Mehrheit der Befragten (42 %) beginnt mit den Vorbereitungen für Business Reviews eine Woche im Voraus. Ebenso viele bereiten sich aber auch drei Wochen oder länger im Voraus vor. (Quelle: Webinar-Umfrage unter 85 Führungskräften)
Die versteckten Kosten schlechter Datenqualität (und Data Management) werden im Beispiel eines globalen Energieversorgers deutlich: „Wir verbringen Tage und Wochen mit der Vorbereitung unserer QBRs […]. Wir bekommen dabei aber nie etwas im gleichen Format oder in der gleichen Qualität; müssen Dutzende Excel-Tabellen und PowerPoint-Folien sammeln und zusammenführen und verbrauchen eine Menge Zeit […]“, berichtet der Leiter des Transformationsbüros. „Sobald wir alles zusammengestellt haben, sind viele Zahlen aufgrund des langwierigen Prozesses bereits veraltet.“
Wie du dir vorstellen kannst, ist das eine Abwärtsspirale:
→ Veraltete Daten senken die Vertrauenswürdigkeit.
→ Der zunehmende Aufwand für die Zusammenstellung von (aktuellen) Daten führt zu einer geringeren Frequenz von Business Reviews.
→ Dadurch werden wichtige strategische Entscheidungen zögerlich und oft zu spät getroffen.
Unternehmen können diesen negativen Trend jedoch stoppen, indem sie wichtige Änderungen in ihrem Business-Review-System aufnehmen.
Um die Geschwindigkeit und den Wert von Business Reviews zu erhöhen, könnten Organisationen:
- Die Anzahl von Top-Down-Anweisungen für eine detaillierte Berichterstattung reduzieren und stattdessen die proaktive Meldung von Problemen bottom-up fördern, sobald sie auftreten. Der beste Fall wäre in Kombination mit einer Unternehmenskultur, in der Herausforderungen im Team gelöst werden, anstatt sich auf Einzelpersonen zu konzentrieren.
- Ein standardisiertes, kollaboratives Reporting-Format erstellen und klare Zeitpläne und Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Aufgaben festlegen.
- Laufend aktualisierte Dashboards aus integrierten Datenquellen im gesamten Unternehmen einrichten und verschiedene Erkenntnisse in einfachen Zusammenfassungen für verschiedene Interessengruppen zusammenstellen. Von Interesse sind dabei vorrangig “leading metrics”, die helfen, Entwicklungen zu antizipieren und weniger “lagging metrics”, die nur die vergangene Leistung berichten.
Ein weltweit führendes Logistikunternehmen meldete nach der Umsetzung dieser Änderungen erhebliche Verbesserungen, darunter eine Verringerung der Vorbereitungszeit für Business Reviews um 70 % und spürbar schnellere Entscheidungszyklen, sodass Strategieänderungen innerhalb von Tagen statt Monaten durchgeführt werden konnten.
Und ein großer Automobilzulieferer sparte 25 Millionen Euro, indem er eine Initiative, mit der das Team Schwierigkeiten hatte, frühzeitig stoppte. Diese Entscheidung hätte sich um drei weitere Monate verzögert, wenn das Unternehmen seine Business-Review-Prozesse nicht optimiert hätte.
Auf derlei Erfahrung basiert auch die Art und Weise, wie unsere Teams bei Workpath neue Operating Models für eine bessere Strategieumsetzung implementieren. Ein „Unified Reporting Layer“ ist essenziell, um ein neues Operating Modell umzusetzen. Idealerweise basiert dieser sowohl auf nativen Integrationen in relevante Prozesse und Datenquellen entlang der Impact Chain als auch auf einfachen Echtzeitübersichten für verschiedene Stakeholdergruppen. Mit unseren neuen KI-Agenten wird die Planung, Abstimmung, Überwachung und Kurskorrektur von Initiativen zudem immer weiter beschleunigt und die Wirkung gesteigert.
Der ideale Zeitpunkt für Business Reviews
Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Business Reviews am besten zwei bis drei Wochen nach Abschluss des vorangegangenen Zyklus durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine detaillierte Dokumentation, Kommunikation und Vorbereitung.
2. Diskussionen über Activity Outputs (nicht Outcomes) ohne Konsequenzen
Wenn wir an den Business-Review-Meetings unserer Kunden teilnehmen, erleben wir immer wieder langatmige Präsentationen über Aktivitäten, aber wenig bis gar keine Einblicke in die tatsächlichen Ergebnisse und den Wert der vorgestellten Arbeitsabläufe und Initiativen.
Nur Output präsentieren
Dieser Schwerpunkt führt zu schlechten Entscheidungen und trägt nicht zum Wachstum bei. Die Überprüfung beschränkt sich auf die Bewertung der Effizienz von Initiativen (Wurden sie im Rahmen des Budgets abgeschlossen?) und nicht auf die tatsächliche Wirksamkeit (Haben sie einen Wert für den Kunden oder das Unternehmen geschaffen?).
Wenn nur über Aktivitäten und Output statt über die tatsächlichen Ergebnisse einer Investition gesprochen wird, ist die Kette zur (geschäftlichen) Wirkung unterbrochen. Daher gibt es keinen produktiven Feedback Loop, der rechtzeitig zu anspruchsvollen Diskussionen und notwendigen Kurskorrekturen führt.
Letztlich sollen Manager mit einem Budget erklären, was die Ergebnisse ihrer investierten Ressourcen derzeit sind, wo sie im Hinblick auf die Erreichung der Geschäftsziele stehen und welche Risiken sie für die Zukunft sehen. Was sich nach gesundem Menschenverstand anhört, wird in vielen Unternehmensbewertungen bislang nicht berücksichtigt, geschweige denn explizit eingefordert.
Um dieses Risiko zu minimieren, ist es wichtig, Ergebnisse zu planen und zu überwachen – was mit der Festlegung ergebnisorientierter Ziele beginnt. In diesem Zusammenhang hat der Aufstieg der Künstlichen Intelligenz mit den entsprechenden KI-basierten Coaches und Agenten ein neues Kapitel für skalierbare Governance und Qualitätsmanagement in der Organisationsplanung aufgeschlagen. In den vergangenen zwei Jahren hat unser Team bei Workpath mehrere Funktionen für große Unternehmen auf den Markt gebracht, um eine konsistente, ergebnisorientierte und vernetzte Planung im großen Maßstab zu erleichtern.
Was das eigentliche Business Review Meeting angeht, schlägt Workpath-Gründer und CEO Johannes Müller vor, dass Unternehmen „eine Agenda verfolgen, die sicherstellt, dass Initiativen nur dann als Teil der Ursachenanalyse diskutiert werden, wenn wichtige Ergebnisse gefährdet sind". Er hält diesen Detailgrad für wichtig, um zu verstehen, wo die Ausführung zu wünschen übrig lässt. Er betont auch die Notwendigkeit, die Ergebnisse (auf Kundenebene) mit den Auswirkungen auf das Geschäft zu verbinden und bei der Planung und Überprüfung der Umsetzung mit integrierten Wirkungsketten zu arbeiten. Nur dann können Unternehmensbewertungen ihr wahres Potenzial entfalten und sind die investierte Zeit wert.
Konflikte vermeiden
Eine zweite Ebene dieses Problems ist das Fehlen von Konsequenzen. „Allzu oft scheuen [die Teilnehmer] vor kritischen Themen zurück, die gelöst werden müssen, [wie] Meinungsverschiedenheiten zwischen Teams, blockierende Abhängigkeiten, Budget- und Zielkonflikte", sagt der Global VP of Strategy einer großen Fluggesellschaft. Diese Diskussionen sind jedoch von entscheidender Bedeutung für die Durchführung von Business-Review-Meetings mit Klarheit, einer sinnvollen Entscheidungsfindung und einem konkreten Aktionsplan.
Wir empfehlen, Beurteilungsgespräche mit Nachfassaktionen und offenen Themen aus den vorangegangenen Sitzungen zu beginnen, um lose Enden zu verknüpfen, bevor die Diskussion über neue Themen eröffnet wird. Überdies sollten sich Business Reviews auf die Themen konzentrieren, nicht auf die persönliche Leistung (dafür gibt es andere Gespräche). Je häufiger und transparenter die Besprechungen stattfinden, desto einfacher ist es, eine Kultur zu entwickeln, die Verantwortlichkeit und gemeinsame Problemlösungen fördert und es den Führungsteams ermöglicht, effektiver zu arbeiten.
3. Unregelmäßigkeit von Business Reviews
Wir sind auf viele Gründe für unregelmäßige Unternehmensbewertungen gestoßen, zum Beispiel:
- Das Fehlen aktueller Leistungserkenntnisse aufgrund mangelhafter Messsysteme.
- Der zusätzliche Aufwand für die Vorbereitung auf häufigere Überprüfungen.
- Die (angenommene) Abhängigkeit von jährlichen Finanzplanungszyklen.
- Kulturelle Aspekte wie Konfliktvermeidung oder Angst vor Misserfolg.
Alle diese Herausforderungen sind zwar berechtigt, aber sie können gelöst werden. Ironischerweise gilt: Je seltener ein Unternehmen Unternehmensbewertungen durchführt, desto geringer ist die (zeitliche) Rendite und desto mühsamer wird der gesamte Prozess von den Beteiligten empfunden.
Ungewissheit verlangt nach kurzfristiger Planung
Den strategischen Fortschritt und die Geschäftsentwicklung nur einmal im Jahr zu überprüfen, ist ein veraltetes Konzept aus einer Zeit, als sich die Märkte nicht so schnell bewegten wie heute. Das Festhalten an dieser Praxis führt unweigerlich zu einer Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Chancen für Neugeschäft.
Die ständig steigende Unsicherheit aus makroökonomischer Sicht erklärt genauer als alles andere, warum wir kürzere Planungs- und Überprüfungszyklen benötigen als noch vor 15 Jahren.
Aufbau effizienter und effektiver Geschäftsbetriebsmodelle
Führende Unternehmen hingegen betrachten ihre Unternehmensbewertungen als einen permanenten Managementprozess mit mehreren Zyklen und Frequenzen (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) für verschiedene beteiligte Akteure. Wie wir in einem anderen Artikel über die Struktur von Unternehmensbesprechungen in unserem Online-Magazin beschrieben haben, ist es sinnvoll, die Besprechungstypen (ABRs, QBRs, MBRs) und ihren spezifischen Zweck zu unterscheiden und die Teilnehmer bewusst auszuwählen.
Synchronisierung verschiedener Planungsebenen
Um eine exzellente Umsetzung zu ermöglichen, damit (mehr) spontane Kurskorrekturen möglich sind und die Gesamtwirkung erhöht wird, ist die Synchronisierung verschiedener Planungsebenen wie Geschäftsziele, Budgets und Teaminitiativen sinnvoll. Sieh dir die Aufzeichnung unseres Webinars an, um mehr über die entscheidenden Fähigkeiten zur Strategieumsetzung im Jahr 2025 und darüber hinaus zu erfahren.
Betriebsmodelle, die auf diese Weise aufgebaut sind, reduzieren den Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung einzelner Sitzungen erheblich – vorausgesetzt, die Organisation entwickelt die notwendigen Fähigkeiten, um in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
Ein globales Chemieunternehmen zum Beispiel, mit dem wir vor zwei Jahren zum ersten Mal zusammentrafen, hatte ein neues Betriebsmodell entwickelt, das auf einem vierteljährlichen Planungs- und Überprüfungszyklus beruhte. Doch schon nach dem ersten Überprüfungszyklus beschloss das Führungsteam, wieder zu einem halbjährlichen Zyklus überzugehen. Der Aufwand für die Aufbereitung von Daten und die Diskussion von Fortschritten in einem vierteljährlichen Rhythmus schien zu groß zu sein.
Anstatt also in die Automatisierung (für bessere, mühelose Einblicke) zu investieren und diese organisatorische Fähigkeit zu entwickeln, beschloss die Unternehmensleitung, den strategischen Fortschritt und die Entwicklung – die Hunderte Millionen an geschäftlichen Auswirkungen bringen sollte – nur zweimal im Jahr zu diskutieren. Und das in einem hochdynamischen Marktumfeld!
Erst nachdem wir einen neuen Technologie-gestützten Überprüfungszyklus erprobt hatten, um die verschiedenen bisher genannten Vorteile zu demonstrieren, kehrte das Team zu einem vierteljährlichen Zyklus zurück.
Meine Kollegen in unserem Beratungsteam sagen immer gerne: „Wenn du schneller laufen willst, muss dein Puls steigen."
Fazit
Investitionen in eine bessere Planungsqualität und bessere Daten gehen in der Regel mit einem höheren Automatisierungsgrad – oder mit einem höheren Automatisierungspotenzial – einher. Das wiederum verringert den Vorbereitungsaufwand und erhöht das Vertrauen in Business Reviews, was es erleichtert, die Frequenz zu steigern.
Durch die konsequente Planung messbarer Ergebnisse lassen sich Investitionen (Input) leichter mit dem Output und den Auswirkungen auf das Unternehmen in Verbindung bringen, was wiederum Diskussionen ermöglicht, die es wert sind, häufiger geführt zu werden.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen im Zusammenhang mit Business Reviews schafft einen messbaren Wettbewerbsvorteil. Allein durch die Erhöhung der Anzahl der Reviews pro Jahr können Unternehmen ihre Entscheidungsfindung potenziell um das 2-4-fache beschleunigen. Stell dir vor, was dies in Bezug auf Kurskorrekturen, Markteinführungsstrategien oder zusätzlich ergriffene Geschäftsmöglichkeiten bedeuten könnte.
