Alignment Session Guide

Sind die Ziele deiner Organisation und deiner Teams aufeinander abgestimmt, umsetzbar und wirkungsvoll? Wenn nicht, solltest du dir unseren neuen Leitfaden ansehen, der dir zeigt, wie du erfolgreiche Alignment-Sessions durchführen kannst!

Unabhängig davon, ob du eine erfahrene Führungskraft bist oder OKRs noch nicht kennst, dieser Leitfaden vermittelt dir das Wissen und die Werkzeuge, die du brauchst, um die Ausrichtung, die Zusammenarbeit und die Gesamtleistung in deinem Unternehmen zu verbessern.

Warum ist eine Alignment-Sitzung notwendig?

Alignment ist ein entscheidender Schritt, um die alltäglichen Unzulänglichkeiten in großen Organisationen zu beheben. Eine 2013 von The Energy Project durchgeführte Umfrage unter mehr als 12.000 Mitarbeitenden ergab, dass

• 70% keine regelmäßige Zeit für kreatives und strategisches Denken haben
• 50% sich nicht mit der Mission ihres Unternehmens verbunden fühlen
• 50% nicht das Gefühl haben, dass ihre Arbeit Sinn und Zweck hat.

Ein sorgfältiges Alignment kann diese Probleme lösen, indem es die Mitarbeitenden motiviert, jedes Quartal strategisch zu denken, ihre Prioritäten mit denen des Unternehmens in Einklang zu bringen und ihnen Sinn und Autonomie zu geben.

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Vorbereitung der Alignment Session

Bevor du die Alignment Session durchführst, musst du einige Dinge vorbereiten. Der folgende Vorbereitungszeitplan kann dir helfen, den Überblick über alle wichtigen Schritte zu behalten:

1. Ankündigung des Alignments:

• Wer: Alignment Moderator
• Was: In der Geschäftswelt gibt es viel zu tun, so dass Räume, Catering usw. lange im Voraus reserviert werden müssen. Gleiches gilt für die Einladungen zu den Terminen, die an alle für das Alignment notwendigen Personen verschickt werden müssen.
• Wann: Beginne früh genug, um pünktlich zu sein.

2. Org OKR Drafting / Revision:

• Wer: Senior OKR Coach
• Was: Nur wenn die Org OKRs erstellt und transparent kommuniziert werden, wissen die Teams, wie sie sich ausrichten müssen. Deshalb müssen die Org OKRs von guter Qualität sein.
• Wann: Beginn 4+ Wochen vor den Alignment-Sitzungen

3. Leadership Team Revision / Drafting:

• Wer: Senior OKR Coach
• Was: Die OKRs des Führungsteams müssen von einem erfahrenen OKR-Coach überprüft werden, der auch dafür verantwortlich ist, dass die OKRs mit allen notwendigen Informationen verfasst werden.
• Wann: Nur in der Woche nach dem Org OKR Draft.

4. Team of Teams (ToT) Drafting / Revision:

• Wer: Senior OKR Coach
• Was: Der strategische Input des Produktmanagements oder der Geschäftsleitung wird berücksichtigt, um solide ToT OKRs zu erstellen. Diese müssen fertiggestellt werden, weil die OKRs der Teams später an ihnen ausgerichtet werden sollen.
• Wann: Nur in der Woche nach dem Org OKR Draft.

5. Team Drafting / Revision:

• Wer: Team OKR Coach
• Was: Auf der Grundlage der Org OKRs und der ToT OKRs entwerfen die Teams ihre OKRs. Die Team-OKR-Coaches müssen die OKRs für die Alignment-Sitzung reviewt haben.
• Wann: Normalerweise 14-7 Tage im Voraus, kann aber auch früher beginnen.

6. Coach Roundtable:

• Wer: Alignment Moderatoren
• Was: Alle Arten von OKR-Coaches treffen sich, um Ausrichtungsprobleme und mögliche Lösungen zu besprechen und weiteren Klärungsbedarf zu ermitteln. Ihre Rolle in den Alignment-Sitzungen wird ebenfalls festgelegt.
• Wann: Während der Vorbereitung des Alignment, frühzeitig.

7. Vorbereitung des Alignments:

• Wer: Alignment Moderator
• Was: Mit dem Wissen und der Hilfe der OKR-Coaches (die das Engagement und den Input des Teams sicherstellen) werden die Präsentation und der gesamte Workshop vorbereitet. Die Schlüsselpersonen wurden über ihre Rolle informiert.
• Wann: Ungefähr 2 Wochen, die mit dem Alignment enden.

Alignment Session - abschließende Vorbereitungscheckliste:

• Der Raum für die Alignment Session ist gebucht und eingerichtet, die relevanten Personen sind eingeladen und das Catering ist bestellt. 
• Die Teams und die Leitung haben ihre Teaminformationen und OKR-Entwürfe korrekt und vollständig eingegeben. 
• Das Leadership Team hat seinen Sprecher bekannt gegeben und seine Einführungspräsentation vorbereitet (einschließlich der Org OKRs).
• Die Senior OKR Coaches haben mit den Senior OKR Coaches der anderen Teams gesprochen, um abteilungsübergreifende Abhängigkeiten zu identifizieren.
• Die OKR Coaches trafen sich mit dem Alignment Moderator, um die OKRs ihrer Teams, erste Abhängigkeiten und mögliche Lösungsstrategien zu diskutieren. 
• Die Präsentation für das Alignment-Meeting ist fertiggestellt und die Personen, die daran teilnehmen werden (einschließlich derjenigen, die als Mikro-Moderatoren teilnehmen werden - wahrscheinlich OKR-Coaches), sind informiert.

Durchführung des Alignment Workshops

Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kannst du deinen Alignment Workshop abhalten. Für die ersten Sitzungen kannst du unsere Musteragenda verwenden. Im Laufe der Zeit solltest du sie an die individuellen Bedürfnisse deiner Organisation anpassen.

Ziele des Alignment Workshop

• Erinnerung an die Vision und die übergeordneten Prioritäten für den nächsten Zyklus, um Alignment zu gewährleisten. 
• Schaffung eines gegenseitigen Verständnisses der individuellen und gemeinsamen Prioritäten aller Teams für den nächsten Zyklus 
• Abstimmung der OKRs, um die gesamte Wertschöpfungskette abzubilden und deren Erreichung sicherzustellen 
• Einbindung der Teams in die Team- und Abteilungs-OKRs, um die Erreichung der Geschäftsziele sicherzustellen

Agenda des Alignment Workshops

1. Begrüßung und Einführung - 5 Minuten

Die Alignment Session beginnt mit einer herzlichen Begrüßung aller Teilnehmenden. Denke daran, dass klare Regeln für den Umgang miteinander wichtig sind, um ein respektvolles, produktives und integratives Umfeld zu schaffen. Hier sind einige wichtige Regeln:

• Respektvolle Kommunikation: Lege Wert auf aktives Zuhören, konstruktives Feedback und einen respektvollen Diskurs, um einen offenen und ehrlichen Austausch ohne persönliche Angriffe oder Unterbrechungen zu gewährleisten.
• Inklusion und Engagement: Ermutige zur vollen Beteiligung, schätze alle Beiträge gleichermaßen und fördere ein Umfeld, in dem jede Stimme gehört und respektiert wird, unabhängig von Hierarchie oder Rolle.
• Zeitmanagement und Effizienz: Betone, wie wichtig es ist, sich kurz zu fassen und sich an die Tagesordnung zu halten, um alle Themen effektiv zu behandeln, einschließlich des bewussten Einsatzes von Technologie, um Ablenkungen zu vermeiden.
• Handlungsorientierte Diskussionen: Betone das Ziel, Diskussionen in umsetzbare Ergebnisse umzuwandeln, und erwarte, dass die vereinbarten Maßnahmen weiterverfolgt werden, um greifbare Ergebnisse zu erzielen.

2. Organisatorische OKRs - 10 Minuten

Nach der Einführung geht die Sitzung über zu einer Zusammenfassung der OKRs der Organisation für den kommenden Zyklus. Dieser Abschnitt ist wichtig, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die übergreifenden Ziele versteht, die die Bemühungen und den Fokus der Organisation in nächster Zeit leiten werden. Die Präsentation der organisatorischen OKRs ist nicht nur informativ, sondern auch strategisch, um die Kluft zwischen den einzelnen Rollen und der kollektiven Mission zu überbrücken.

3. Team OKR-Präsentationen (große Gruppe) - 5 Minuten pro OKR

Jedes Team stellt seine OKRs vor. Die anderen Teams machen sich Notizen, während sie zuhören. Diese Notizen werden in der nächsten Sitzung verwendet, um die Alignment-Gespräche zu leiten.

Mach dir unbedingt Notizen zu den folgenden Punkten:

• Beziehung: Hat eines deiner OKRs oder ein anderes einen Bezug zu diesem OKR (z. B. Ähnlichkeiten, Überschneidungen, Abhängigkeiten)?
• Beitrag: Solltest du dieses OKR mit den Ressourcen deines Teams unterstützen? (z. B. Wissen aus deinem Team erforderlich)
• Allgemeine Anmerkungen: Alle anderen Anmerkungen, die du mit dem Team besprechen möchtest. (z. B. Informationen, die du weitergeben möchtest)

4. Break Out Sessions (kleine Gruppen, zeitlich begrenzt) - 70 Minuten

Initiiere die dringendsten Gespräche mit anderen Teams auf der Grundlage deiner Gedanken aus dem vorherigen Treffen.

Plane Minitreffen - 10 Minuten

Wähle zwei Post-its: eines aus deinem Team und eines aus dem Team, mit dem du reden willst, und klebe sie an einen leeren Platz.

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Teamgespräche - 60 Minuten

Sprich mit anderen Teams so effektiv wie möglich und nutze die Matching Wall. Nach dieser Tagesordnung hat dein Team bis zu 6 Gespräche (je 10 Minuten), um sich über Abhängigkeiten, Feedback oder allgemeine Gedanken auszutauschen. Wenn der Umfang eurer Diskussion über die 10-minütige Wann-Box hinausgeht, sammelt Folgefragen auf einer WWW-Tafel (Wer, Was, Wann).

5. Aufbau der OKR-Struktur (große Gruppe) - 50 Minuten

Stelle deine OKRs und die Personen, die dazu beitragen, vor und entwerfe ein erstes Zieldiagramm. Visualisiere die Verbindungen zwischen den OKRs und wie sie zu den allgemeinen Unternehmenszielen beitragen.

Führe dann eine offene Diskussion und stelle die folgenden Fragen:

• Ist es sinnvoll, die "Insel"-OKRs zu verbinden?
• Ist jedes OKR notwendig? Oder könntest ihr einige abschaffen/streichen, um euch stärker zu fokussieren?
• Ist es möglich, einige ähnliche OKRs zu kombinieren? Sollten einige OKRs in zwei aufgeteilt werden?
• Fehlt es einem übergeordneten Ziel an Unterstützung und braucht es weitere OKRs?

Modifiziere die Zielgrafik entsprechend den Diskussionsergebnissen:

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6. Nachbesprechung und Feedback (Teams) - 10 Minuten

Alle möglichen nächsten Schritte sollten auf einem Whiteboard festgehalten und nachbereitet werden. Um es beim nächsten Mal noch besser zu machen, vergiss nicht, das Feedback der Teilnehmenden zu sammeln.

Zu viel Arbeit? Workpath ist da, um zu helfen!

Für große Unternehmen ist ein solcher Prozess nicht sinnvoll, da er nicht skalierbar ist. Aus diesem Grund hat Workpath eine Softwarelösung entwickelt, die es ermöglicht, den Alignment-Prozess über alle Teams und Geschäftsbereiche hinweg zu rationalisieren, zu automatisieren und zu skalieren.  Teams können ihre Kapazitäten im Tool planen oder OKR-Unterstützung über unsere Contribution Request Funktion anfordern und zusagen. Die Zielgrafik wird automatisch erstellt und zeigt, wie die Ziele deines Unternehmens zusammenhängen oder wo weitere Anpassungen erforderlich sind. 

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