Wie konsolidiert man mehrere OKR Piloten zu einem Programm?

OKRs sind ein viel diskutiertes Thema und nicht selten ist es besonders in großen Unternehmen der Fall, dass einzelne Teams sich für die Unterstützung durch das Framework entscheiden, ohne, dass dieses auf Organisationsebene eingeführt wird oder sie gar untereinander davon wissen. Solche Vorstöße aus dem Inneren der Organisation sind wünschens- und unterstützenswert. Doch den größten Vorteil und Nutzen ziehen alle Stakeholder im Unternehmen aus einem OKR Programm, wenn es in Teams einheitlich und unter Umständen sogar entlang der gesamten Wertschöpfungskette, von der Unternehmensspitze bis zu den ausführenden Teams, eingeführt und gelebt wird. 

Es kommt also irgendwann der Punkt, an dem die bestehenden OKR Piloten in einem kohärenten und standardisierten Programm konsolidiert werden müssen. Doch wie gelingt dies am besten? Dieser Guide soll eine Schritt-für-Schritt Anleitung für diesen Prozess bieten sowie die Vorteile erläutern, welche eine Zusammenführung verschiedener OKR Piloten im Unternehmen hat.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Konsolidierung einzelner OKR Piloten?

Das Arbeiten mit OKRs innerhalb eines Teams hat vor allem einen Vorteil: Ziele können für mehr Kundenzentrierung, bessere Messbarkeit und mehr Klarheit anhand der OKR Qualitätskriterien formuliert werden und Mitarbeitende durch diese klareren Zielvorgaben und einen strukturierten Zielsetzungsprozess autonomer arbeiten sowie mehr Verantwortung übernehmen. 

Die größten Vorteile von OKRs bleiben dem Team allerdings so lange vorenthalten bis auch andere Teams in einem einheitlichen OKR Programm arbeiten. Die wichtigsten Vorteile sind zum einen das crossfunktionale Alignment der Teams untereinander und auch von Teams mit den Unternehmenszielen und zum anderen die daraus resultierende Transparenz über das Zielsystem der Organisation. 

Alignment, also eine teamübergreifende Abstimmung, führt zu mehr Synergien und weniger Fehlausrichtungen, Blockern und redundantem Arbeiten. Zudem kann innerhalb eines OKR Zyklus auch schneller auf Blocker reagiert werden, da bekannt ist, welche Teams diese beeinflussen. 

Dabei hilft auch eine gemeinsame Sprache (z.B. Begrifflichkeiten hinsichtlich OKRs) sowie ein aneinander angepasster OKR Rhythmus, in dem gearbeitet wird. OKRs sind aber nicht nur ein sinnvolles Tool zum Abhängigkeitsmanagement. Durch ein transparentes Zielsystem und ein gemeinsames „Warum“ werden zudem Motivation und Sinnhaftigkeit für die Teams gesteigert – OKRs können sozusagen der „gemeinsame Kompass“ des Unternehmens sein.

Wie gelingt es, verschiedene OKR Piloten in der Organisation zusammenbringen?

Das Ökosystem 

Die Vereinheitlichung der OKR Praktiken mehrerer Teams wird Fragen und Herausforderungen mit sich bringen – und die Chancen stehen gut, dass diese bereits während des Pilotprojekts im ein oder anderen Team aufgetaucht sind. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen OKR Coaches und Teams in der Lage sein, sich gegenseitig auszutauschen und zu unterstützen, indem sie bewährte Praktiken und Lernerfahrungen weitergeben. Ein OKR Ökosystem schafft einen zentralen Knotenpunkt mit klaren Rollen, um eine konsistente OKR Praxis in allen Teilen der Organisation voranzutreiben und zu entwickeln.

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Dieses Ökosystem sollte auf ein einheitliches Fundament gebaut werden. Das bedeutet, alle Personen, die in ihm arbeiten, sollten die gleiche Vision verfolgen (das oben genannte „Warum“) und die gleiche Sprache sprechen, sodass ein reibungsloser Austausch von Informationen und Erfahrungen gewährleistet werden kann.

Rollen und Bausteine im OKR Ökosystem

OKR Coaches 

Coaches haben die Mission, das Outcome des OKR Prozesses zu maximieren, indem sie Teams im Programm anleiten, motivieren und unterstützen. Sie arbeiten als verlängerter Arm der Programmverantwortlichen und bieten den Mitarbeitenden so einen Rahmen, der sie befähigt, möglichst effektiv mit OKRs zu arbeiten. 

Im Unternehmen sollten ca. 8% der am OKR Programm teilnehmenden Mitarbeitenden OKR Coaches sein. Diese können innerhalb der Organisation gefunden oder von Extern eingestellt werden. Als Zeitaufwand sollten ca. 2-3 Tage/Zyklus für die Durchführung von Workshops sowie ein zusätzlicher geringerer Aufwand für die eigene Weiterbildung und Abstimmung in der Coach Community kalkuliert werden. 

Coach Community 

Um OKR Coaches die Möglichkeit zu geben, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse untereinander zu teilen und voneinander zu lernen, macht es Sinn, eine Coach Community aufzubauen. Das kann zum Beispiel ein Kommunikationskanal in Microsoft Teams sein, ein gemeinsamer Knowledge Hub oder auch regelmäßig stattfindende Events.

Interne OKR Community 

Gerade in der Pilotphase werden Mitarbeitende auf viel Skepsis anderer Teams und Führungskräfte stoßen. Neben der Coach Community ist es daher wichtig, auch Mitarbeitenden, die im OKR Programm arbeiten, eine Möglichkeit zu geben, sich untereinander auszutauschen. Austausch fördert hier nicht nur den Wissenstransfer und Fehlervermeidung, er gibt Mitarbeitenden und Teams auch psychologische Sicherheit und die Chance, sich gegenseitig zu unterstützen und zu motivieren. 

Programmverantwortliche / Program Leads

Für die Zusammenführung mehrerer OKR Piloten sollten Programmverantwortliche festgelegt werden, welche die Konsolidierung auf allen Ebenen vorantreiben. Sie können als interne Einflussnehmende mit Verständnis für die Herausforderungen der Teams und einer starken Verbindung zur Führung beschrieben werden. Zudem sind sie gemeinsam mit dem Leadership dafür verantwortlich, den OKR bzw. Strategieumsetzungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Es sollte mindestens einen Programmverantwortlichen pro 250 Mitarbeitende geben, welcher mit einer Vollzeitstelle zu besetzen ist.   

Erfahre mehr über die Rollen und Verantwortlichkeiten bei einem OKR Rollout!

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Content Hub / Knowledge Hub 

Informationen und Ressourcen aus dem OKR Programm können in einem Content oder Knowledge Hub gesammelt und zur Verfügung gestellt werden, damit alle Coaches und jedes Team Zugang zu Checklisten, Templates und weiteren nützlichen Materialien zur Erleichterung von Meetings, Workshops und anderen Aspekten hat.

Programmverantwortliche sollten sich bei der Konsolidierung verschiedener Piloten zuerst auf gewisse Themen wie Begrifflichkeiten, Zykluslängen und Abläufe einigen und diese dann gesammelt zur Verfügung stellen. Dies kann anfangs vereinfacht auch zum Beispiel in einem Microsoft Teams-Channel passieren. 

Ein solches Wissensmanagement sollte so früh wie möglich eingeführt werden, nicht nur, um Arbeitsabläufe zu erleichtern, sondern auch um sicherzustellen, dass hinsichtlich OKRs ein einheitliches Mindset herrscht und eine einheitliche Sprache gesprochen wird. 

Zudem kann der Content Hub auch den Wissenstransfer bei einer späteren Ausweitung von OKRs auf weitere Teams oder sogar das ganze Unternehmen erleichtern und dabei helfen, gemachte Fehler nicht mehrfach zu begehen. 

Change Experten 

Mit OKRs wird nicht nur eine neue Methode eingeführt. Die Einführung des Frameworks bringt auch eine Veränderung der Arbeitsweisen und der Kultur im Unternehmen mit sich. Besonders in großen Organisationen mit Standorten und Teams, die über die ganze Welt verstreut sind, ist es daher hilfreich, wenn externe Change Experten beim Aufbau und der Vereinheitlichung der neuen Strukturen und Prozesse helfen. Diese arbeiten eng mit den Programmverantwortlichen zusammen, helfen aber auch bei der Ausbildung der Coaches.

Synchronisierung der Zyklen 

Die Vereinheitlichung der OKR Zyklen durch die Programmverantwortlichen ist ein entscheidender Schritt in der Konsolidierung der OKR Piloten. Workpath Kunden sprechen hierbei auch gerne von einem „gleichen Herzschlag“. Nur, wenn die Zyklen, in denen die Teams an ihren OKRs arbeiten, synchronisiert werden, das heißt, ihr OKR Drafting zur gleichen Zeit stattfindet, kann auch ein crossfunktionales Alignment stattfinden. 

Im ersten Schritt können dann die Programmverantwortlichen nach dem Drafting aller Teams Abhängigkeiten identifizieren und gegebenenfalls einzelne Piloten miteinander vernetzen. In zukünftigen Zyklen können dann schrittweise Pilotgruppen, welche Abhängigkeiten untereinander haben, den Prozess des Alignments gemeinsam angehen.

Synchronisierung weiterer Organisationsprozesse 

Mit der Ausweitung und Vereinheitlichung von OKRs auf eine größere Anzahl von Teams, werden auch Herausforderungen bezüglich der Abstimmung mit weiteren Prozessen innerhalb der Organisation auftreten. Es werden beispielsweise Fragen hinsichtlich des Zusammenhangs von OKRs mit der Mitarbeiterentwicklung aufkommen oder OKRs werden durch starre Prozesse in der Ressourcenverteilung gehemmt. Programmverantwortliche sollten daher so bald wie möglich die übergreifenden Organisationsprozesse wie zum Beispiel Budget- und Ressourcenverteilung, Performance Management oder Reportings analysieren und mit dem OKR Prozess verzahnen.

Wie kann Workpath den Prozess und das neue Setup unterstützen?

Wenn es darum geht, den vereinheitlichten OKR Prozess mit Leben zu füllen, hat die Technologie einen großen Einfluss, um die Integration der Prozesse in die tägliche Arbeit zu erleichtern. Hier einige Punkte, wie eine wie die von Workpath dabei helfen kann, das neue Setup zu unterstützen. 

Transparenz 

Eine OKR Software ist in der Lage, die Ziele, Strukturen, Abhängigkeiten und aktuelle Fortschritte übersichtlich zu visualisieren und so mehr Transparenz zu schaffen. Teams wissen so, wie sie einen Beitrag zur Zielerreichung leisten können, Führungskräfte sehen, wie sie die Lücke in der Strategieumsetzung schließen können und einzelne Mitarbeitende verstehen das Gesamtbild der Organisation besser. Sie dient also als zentrale Drehscheibe zur Kommunikation und Zusammenarbeit rund um Ziele und sorgt so für Orientierung. 

Alignment 

Mithilfe von einer zentralen Plattform kann die teamübergreifende Abstimmung erleichtert werden. Nach der Synchronisierung der OKR Zyklen können Programmverantwortliche die Organisationsstruktur im Tool abbilden, sodass jedes Team und Pilotprojekt dort seinen Platz finden. So können mehr Synergien geschaffen sowie redundante Arbeiten und Fehlausrichtungen vermieden werden. Durch ein aktives Alignment der Team-Ziele untereinander können zudem Blocker vermieden werden.

Durch die Arbeit in einem gemeinsamen Tool erleichtert sich auch die Kommunikation unter Teams und Mitarbeitenden – nicht nur durch gleiche Begrifflichkeiten, auch ganz konkret durch bestimmte Funktionen. In Workpath hilft bei der Zusammenarbeit zum Beispiel die Funktion „Contribution Request“, mithilfe welcher andere Mitarbeitende um Hilfe bei der Erreichung eines bestimmten Ziels gefragt werden können.

Integrationen 

Die Einbindung der Teams in ein intuitives Tool bietet einen zusätzlichen Anreiz für die Arbeit mit OKRs. Eine mögliche Integration mit Alltagstools wie Slack (z.B. für eine Erinnerungsfunktion), Mail, Microsoft Teams oder Jira erhöht zudem das Engagement und macht es den Teams leichter, OKRs zu leben. 

Analysen

Eine OKR Software wie die von Workpath bietet mit seiner Analytics Suite vielseitige Analyseberichte, welche auf der einen Seite stets einen aktuellen Status zur Umsetzung der Strategie bieten und zum anderen als Grundlage für Optimierungen im OKR Prozess dienen können. Bei Reports zur Strategieumsetzung kann zum Beispiel die Zielerreichung auf bestimmten Hierarchieebenen, einzelner Teams und SubTeams gemessen werden. Prozessuale Reports helfen dabei, aktuelle sowie vergangene Zyklen zu analysieren und so kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen in der Arbeit mit OKRs vorzunehmen. Das hilft nicht nur dabei, die eigene Arbeit effizienter und kundenorientierter zu gestalten, sondern auch Führungskräfte leichter von der Effektivität von OKRs zu überzeugen. 

Ausweitung des Programms 

Ist die Organisationsstruktur einmal, wie im Abschnitt „Alignment“ beschrieben, richtig aufgesetzt, erleichtert Workpath die Einbindung neuer OKR Nutzenden und Teams in das Programm ungemein. Neben der Workpath Software kann die Organisation zudem auf ein ganzes Ökosystem von Trainings und Inhalten von Workpath zurückgreifen, um den Wissensaufbau und Kulturwandel im Unternehmen zu unterstützen.