Workpaths Leitfaden für einen optimalen OKR-Zielsetzungsworkshop

Die Festlegung effektiver OKRs (Objectives and Key Results) ist entscheidend für den Erfolg einer Organisation und die Ausrichtung der Teams auf eine gemeinsame Vision. Dieser umfassende Leitfaden befasst sich mit den Feinheiten eines produktiven OKR-Goal-Setting Workshop, vom Verständnis des eigentlichen Zwecks bis hin zu den akribischen Details der Vorbereitung und Durchführung. Ganz gleich, ob du eine erfahrene Führungskraft, ein OKR-Coach oder ein Teammitglied bist, das seinen Beitrag leisten möchte, dieser Leitfaden gibt dir die Werkzeuge und Erkenntnisse an die Hand, die du brauchst, um einen klaren Weg für deine Organisation zu finden.

Das Ziel des OKR-Zielsetzungsworkshops

Team-OKRs: Das Ziel des OKR-Drafting Workshops ist es, eine Reihe von OKRs zu haben, auf die sich das Team und vor allem die Teammitglieder, die daran arbeiten werden, geeinigt haben. In vielen Fällen befinden sich die Ziele am Ende des Workshops noch im "Entwurfsstadium" und werden vor dem Kick-off finalisiert.

Vertikale Ausrichtung: Um ein effektives Ziel-Ökosystem zu schaffen, sollten sich die Teams darüber im Klaren sein, wie ihre OKRs zu den übergeordneten Zielen der Organisation beitragen. Viele Teams dokumentieren und teilen Informationen über benötigte Ressourcen und bitten andere Teams um Zusammenarbeit.

Die letzten Schritte zur Sicherstellung der Ausrichtung in der gesamten Organisation werden im Alignment-Workshop unternommen, in dem Abhängigkeiten und potenzielle Ressourcenkonflikte angesprochen werden.

Organisatorische Aspekte des OKR-Zielsetzungsworkshops

Wenn du den organisatorischen Aspekten des Workshops besondere Aufmerksamkeit schenkst, schaffst du die Voraussetzungen für einen produktiven und engagierten Workshop. So kannst du sicherstellen, dass die richtigen Leute im Raum sind, dass die Umgebung Kreativität und Zusammenarbeit fördert und dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um alle Themen gründlich zu behandeln.

1. Teilnehmer

• Teammitglieder: Der Workshop sollte alle Teammitglieder einbeziehen, die für das Erreichen der festgelegten Ziele verantwortlich und rechenschaftspflichtig sind. Dies bedeutet häufig, dass funktionsübergreifende Teams einbezogen werden, um einen ganzheitlichen Ansatz zu gewährleisten.
• OKR-Coach: Ein OKR-Coach spielt eine entscheidende Rolle im Workshop, da er als Moderator fungiert. Mit seiner Expertise stellt er sicher, dass der Workshop auf Kurs bleibt und dass die gesetzten Ziele sowohl ehrgeizig als auch erreichbar sind.

2. Workshop-Setting

• Persönliches Setting: Entscheide dich für eine kreative Workshop-Umgebung, die mit Standard-Workshop-Materialien ausgestattet ist. Dazu gehören Haftnotizen, Stifte, Whiteboards und andere wichtige Dinge, die das Brainstorming und die Zusammenarbeit erleichtern.
• Remote Meeting: Für Teams, die sich nicht am selben Ort befinden, ist ein Remote Meeting genauso effektiv. Verwenden Sie ein Videoanruf-Tool für die persönliche Interaktion und digitale Whiteboard-Tools wie MIRO. Plattformen wie Workpath können auch für die Verfolgung und Verwaltung von OKRs nützlich sein.

3. Dauer

Der Workshop sollte ca. 3-4 Stunden dauern. Diese Dauer ist optimal für einen persönlichen Workshop mit einem Team von 5-10 Mitgliedern. Der gleiche Zeitrahmen gilt auch für Fernworkshops, so dass die Teams unabhängig von ihrem Standort genügend Zeit haben, ihre OKRs zu diskutieren, zu definieren und zu verfeinern.

Vorbereitung des OKR-Zielsetzungsworkshops

Organisatorische Prioritäten oder OKRs der Organisation

In der Regel hat das Managementteam bereits OKRs auf Organisationsebene festgelegt. Im Idealfall wurden sie von langfristigen strategischen Artefakten abgeleitet. Diese Artefakte unterscheiden sich in der Dauer ihrer Relevanz und damit auch in ihrer Stärke und Nachhaltigkeit.

1. Die Nordsterne deines Unternehmens - z.B.: Zweck, Mission, Vision

Diese strategischen Artefakte definieren den Kern deines Unternehmens und können als seine "DNA" bezeichnet werden. Sie ändern sich nur selten und sind die Grundlage deines strategischen Rahmens und deiner Arbeit.

2. Strategische Leitplanken - z.B.: Porter's 5 Forces, Product Opportunity Scoring, Hedgehog-Konzept

Halbfeste strategische Konzepte, die nur dann geändert werden, wenn eine tiefgreifende Veränderung der Strategie angestrebt wird.

3. Langfristige Ziele - z.B.: Strategische Swimlanes, jährliche OKRs, jährliche strategische Ziele

Strategische Ziele, die eine Richtung für mehrere Jahre vorgeben

Ausgehend von diesen strategischen Artefakten können in einem Brainstorming unmittelbarere gewünschte Ergebnisse für die nächsten Zyklen erarbeitet werden. Auch hier können Output und Input aufgelistet, aber dann in Ergebnisse umformuliert werden. Man muss sich nur fragen: "Welche Auswirkungen soll dieses Projekt/dieser Input auf den Kunden haben? Welchen Wert kann es bieten? Welche Probleme kann es lösen? Aus diesen gebündelten Prioritäten können OKRs auf Organisations- oder Unternehmensebene formuliert werden.

Best Practices:

Die OKRs einer Organisation oder eines Unternehmens folgen oft diesem Muster: Jede OKR deckt eine der wichtigsten Stakeholder-Gruppen ab. Das bedeutet, dass sich ein OKR auf die Wertschöpfung für die Aktionäre, eines für die Kunden, eines für die Mitarbeiter und oft eines auf Nachhaltigkeit und Umwelt oder auf operative Themen zum "Betrieb des Unternehmens" konzentriert.

Ein Beispiel dafür findest du in unseren OKR-Beispielen für Zentrale Unternehmens-OKRs!

Checkliste zur Vorbereitung des Workshops

Hier ist eine Checkliste, die sowohl dem OKR-Coach als auch jedem Teammitglied bei der Vorbereitung helfen kann:

1. OKR Coach

• Termin festlegen: Versende die Termine für die Zielsetzungsworkshops mindestens einen Zyklus im Voraus, um sicherzustellen, dass alle teilnehmen können.
• Leitfaden verteilen: Verteile diesen Leitfaden und Informationen über die notwendigen Vorbereitungen 2-3 Wochen vor dem Workshop an die Teilnehmenden.
• Erinnerungen verschicken: Eine kurze Erinnerung 1 Woche vor dem Workshop kann dazu beitragen, dass alle auf dem richtigen Weg sind.
• Bereite die Umgebung vor: Unabhängig davon, ob es sich um ein persönliches Treffen oder eine Remote-Sitzung handelt, stelle sicher, dass der Workshop-Raum vorbereitet ist oder dass die digitalen Tools eingerichtet und zugänglich sind.

2. Jedes Teammitglied

• Mache dich mit dem Thema vertraut: Lies diesen Leitfaden sorgfältig durch, um die Ziele und den Ablauf des Workshops zu verstehen.
• Überprüfe die Prioritäten der Organisation: Mache dich mit den Prioritäten der Organisation und den strategischen Nordsternen vertraut.
• Verstehe die Prioritäten deiner Einheit: Überprüfe die strategischen Prioritäten deiner Einheit, indem du den ersten Abschnitt des OKR Team Canvas als Leitfaden verwendest.
• Entwirf Prioritäten: Erstelle einen Entwurf der Prioritäten für den nächsten Zyklus, den du zum Workshop mitbringen kannst.

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Die Agenda des OKR-Zielsetzungsworkshops

Der OKR-Zielsetzungsworkshop erfordert eine klare und strukturierte Agenda, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt des Prozesses umfassend behandelt wird. Auch wenn jeder seinen eigenen Weg finden kann, um OKRs im Team zu entwickeln, hat sich dieser Ansatz bereits mehrfach bewährt. Von der Sammlung der Prioritäten bis zur Verfeinerung der OKRs dient diese Agenda als Fahrplan für einen erfolgreichen und produktiven Workshop.

1. Prioritäten für den nächsten Zyklus sammeln (20 Minuten)

Auf der Grundlage der strategischen Vorgaben der Organisation und ihrer eigenen Ideen und Bedürfnisse hat jeder Teilnehmer eine Liste mit Prioritäten erstellt, an denen er mit seinen Kollegen arbeiten möchte. Alternativ könnt ihr auch gemeinsam ein Brainstorming zu den Prioritäten durchführen.

Jeder sammelt seine Prioritäten auf Klebezetteln und trägt sie in die Kategorisierungsmatrix im 2. Abschnitt des Team OKR Canvas ein. Das Ziel ist es, sie entweder als Input, Output oder Outcome zu kategorisieren und ihre Relevanz zu bestimmen.

Wenn du Ziele auf Organisationsebene formulierst, sollten die wichtigsten Kennzahlen und strategischen Pläne die Grundlage für deine OKRs sein.

Fragen:

• Was sind unsere wichtigsten Prioritäten für den nächsten Zyklus? 
• Was muss erreicht werden?

In deinem Team kannst du auch die OKRs des Unternehmens gemeinsam durchgehen. Markiere die Key Results, die du als Team im kommenden Zyklus unterstützen kannst und solltest.

Das wird dir helfen;

• deine Ideen zu prüfen und
• unentdeckte Möglichkeiten zu identifizieren, um die Organisation zu unterstützen.

Best practices: 

• Beim Brainstorming von Prioritäten raten wir zu einer stillen Brainstorming-Runde, bei der jeder seinen Beitrag auf einem Post-it oder virtuell festhält und alle gleichzeitig sichtbar machen. So vermeidest du, dass der erste Beitrag, der geteilt wird, den Ton angibt und die folgenden Themen beeinflusst.
• Ermutige alle dazu, ihre Gedanken mitzuteilen. Egal, ob es sich um Aufgaben, Projekte oder tatsächliche Ergebnisse handelt, sammle sie alle, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Erinnere dich und die Teammitglieder daran, dass es nicht darum geht, persönliche Prioritäten zu setzen, sondern darum, einen Mehrwert für deine Kunden und dein Unternehmen zu schaffen. Es ist immer hilfreich, einen Blick auf die vorherigen Zyklen und die OKRs des Unternehmens zu werfen, um sich einen Überblick zu verschaffen und sich an die Erkenntnisse zu erinnern, die du bei der Überprüfung des letzten Zyklus gewonnen hast.

2. Cluster und Muster in den Prioritäten des Teams erkennen (20 Minuten)

In einem zweiten Schritt kannst du nun

• alle laut vorlesen und ihre Punkte erklären lassen,
• und dabei Duplikate entfernen
• und die Prioritäten in thematischen Clustern neu anordnen.

In dieser frühen Phase des Workshops ist es in Ordnung, wenn deine Ziele nur grob als Themen oder Schlagworte formuliert sind.

Fragen:

• Wo siehst du thematische Häufungen?
• Können wir ähnliche Beiträge, die dasselbe Thema behandeln, entfernen, um einen besseren Überblick zu schaffen?

Beispiele für typische Cluster sind:

• Operative Ziele (wichtige Ergebnisse, aktiver Beitrag zum Betrieb des Unternehmens)
• Finanzielle Ziele (Ausrichtung auf Finanzkennzahlen, oft mit Fokus auf Effizienz)
• Produkt-/Technologieziele (in Bezug auf Produktinnovationen und -entwicklungen)
• Ziele im Bereich Führung (Verbesserung von Mentorenschaft und Führungsqualitäten)
• Ziele im Bereich Menschen und Kultur (was du tun kannst, um eine Rolle bei der Entwicklung deiner Unternehmenskultur zu spielen)
• Persönliche Entwicklungsziele (speziell in Bezug auf die Selbstverbesserung, kann vertraulich behandelt werden)

Danach haben die Teams normalerweise eine offene Diskussion, um die Prioritäten zu bewerten und über die 3-5 wichtigsten Themen für den nächsten Zyklus abzustimmen.

Auch wenn diese Prioritäten noch nicht als Objektives formuliert sind, solltest du sicherstellen, dass alle das Ziel verstehen. Sobald ihr euch auf die 3-5 wichtigsten Prioritäten geeinigt habt, macht ihr eine kurze Pause.

Best Practices:

Bei jeder Art von Abstimmung führt die erste Stimme immer zu einer gewissen Voreingenommenheit der anderen Teilnehmenden, für die gleiche Sache zu stimmen. Deshalb sollte jeder seine Wahl vor der offenen Abstimmung treffen, z.B. beim Dot-Voting. Dann sollten alle gleichzeitig ihre Stimme abgeben.

3. Definiere Überschriften für jeden Cluster (10 Minuten)

Während der vorherige Schritt eine offene Diskussion mit dem gesamten Team war, ist es jetzt wichtig, in kleineren Gruppen von 2-3 Personen pro Cluster zu arbeiten, um effizient zu iterieren. In der Regel werden deine Kollegen eine Präferenz haben, an welchem Cluster sie arbeiten wollen. In den nächsten Schritten werden die Unterteams jeweils ein OKR für jedes Cluster ausarbeiten.

Fragen:

• Was ist eine gute Zusammenfassung für die Themen, die in deinem Cluster angesprochen werden?
• Versteht jeder deine Überschrift?
• Siehst du Themen in anderen Clustern, die auch Teil deines Clusters sein könnten?

4. Diskutiere und unterscheide Input, Output und Outcome (10 Minuten)

Lass die Teams jeden Punkt diskutieren und differenzieren zwischen

• Input (zu erledigende Arbeit, Projekte, in die Zeit investiert werden muss)
• Output (Produkte, die aus den Projektaktivitäten entstehen)
• und Outcome (tatsächliche wertorientierte Ergebnisse).

Diese Diskussion zeigt in der Regel, dass es eine Mischung aus den drei Kategorien gibt. Indem wir zwischen den Kategorien unterscheiden, können wir herausfinden, was auf der Ergebnisebene fehlt und auf der Grundlage der Ideen des Teams als solches beschrieben werden sollte.

Fragen:

• Handelt es sich um eine Aufgabe oder ein Projekt oder ist es bereits ein Outcome?
• Was ist das Outcome, das du mit dem jeweiligen Input-Element erreichen willst?

5. Überschriften in Objectives umwandeln (30min)

In diesem Schritt nutzt du die bisher gesammelten Informationen, um mit der eigentlichen OKR-Erstellung zu beginnen.

• In den ersten 20 Minuten verwendet jede Gruppe eine Version des (Team) OKR Drafting Canvas, um das Objective und dann das Key Result zu formulieren.
• Dann sollte das Team die OKR-Qualitäts-Checkliste oder andere OKR-Qualitätswerkzeuge verwenden, um zu prüfen, ob das OKR die Hauptkriterien erfüllt (ca. 5 Minuten). Achte darauf, dass es leicht verständlich ist und dich motiviert, indem es einen wünschenswerten Zustand in der Zukunft beschreibt, den du schaffen kannst.
• In den letzten 5 Minuten dieser Phase stellt jedes Unterteam seinen Entwurf vor und lässt seine Kollegen anhand der OKR-Qualitätskriterien Feedback geben. Erinnere das Team daran, sich an den Zeitplan zu halten und konstruktiven Input zu geben.

OKR Drafting Canvas: Objectives

Zuerst wird das Ziel formuliert. Um eine gewisse Qualität in den OKRs zu erhalten, beginnen einige Teams damit, drei Post-its auszulegen, die jeweils angeben:

• Der Kunde, für den wir einen Wert schaffen
• Den Wert, den wir schaffen wollen
• Der inspirierende zukünftige Zustand, den wir am Ende des Zyklus anstreben.

Du kannst Workpaths Drafting Canvas hier herunterladen!

Überprüfe dein Objective anhand der wichtigsten Kriterien:

• Beschreibung eines wünschenswerten Zustands oder einer Bedingung in der Zukunft
• Qualitativ (nicht messbar)
• Radikaler Fokus auf den Kunden- und Geschäftswert

Weitere Qualitätskriterien für tolle Objectives:

• Maximal 3-4 Ziele pro Organisationseinheit
• Ausgewogen: inspirierend, ehrgeizig und realisierbar
• 60% Bottom-Up (operativ) und 40% Top-Down (strategisch)
• Abgeleitet aus der Strategie, den langfristigen Zielen und/oder den Bedürfnissen des Teams
• Realisierbar in einem Zyklus

Best Practices:

Die oben genannten Qualitätskriterien müssen innerhalb eines angemessenen Rahmens angewendet werden. Jede OKR-Einführung hat bestimmte Ziele und dein Unternehmen hat bestimmte Dinge, die es damit erreichen möchte. Das solltest du bei der Durchsetzung dieser Kriterien im Hinterkopf behalten. Wenn das Hauptziel deines Unternehmens darin besteht, einen Fokus zu schaffen, muss das Kriterium "max. 3-4 Ziele" in die Kategorie "Wichtigstes Kriterium" verschoben werden.

Es kann auch sein, dass du in deinen vergangenen Zyklen während der Retros entdeckt hast, dass du viele OKRs im nächsten Zyklus neu formulieren und ziehen musst. In diesem Fall solltest du dich auf die "in einem Zyklus realisierbaren" Kriterien konzentrieren.

Diese Fragen werden am besten mit den Program Leads besprochen und festgelegt.

6. Erfolgsfaktoren definieren und Key Results entwerfen (30 Minuten)

Schaut euch nun euer Objective an und überlegt euch die wichtigsten Erfolgsfaktoren, mit denen ihr dieses Ziel erreichen könnt.

• In den ersten 20 Minuten nutzt jede Gruppe die Zeit, um für jeden der Erfolgstreiber ein ausreichendes Key Result zu definieren.
• Dann nutzt jedes Team die Key Result Quality Checklist oder andere OKR Quality Tools, um in ca. 5 Minuten sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards erfüllt werden.
• In den letzten 5 Minuten dieser Phase stellt jedes Unterteam seinen Entwurf vor und lässt seine Kollegen anhand der OKR-Qualitätskriterien Feedback geben.

OKR Drafting Canvas: Key Results

Im zweiten Schritt werden die Key Results erstellt. Eine andere Möglichkeit, als von den Erfolgstreibern auszugehen, ist, sich die Versprechen im Ziel anzusehen und eines nach dem anderen anzugehen

Stelle sicher, dass jedes Key Result:

• eine bestimmte Kennzahl hat, die du beeinflussen kannst.
• Konzentriere dich außerdem auf eine begrenzte Anzahl von Key Results für dein Ziel.
• Eine Empfehlung für eine gesunde Anzahl von Key Results sind 3-5.

Nach dem Entwurf der Key Results kannst du eine weitere Iterationsrunde durchführen, in der du siehst, ob das Ziel oder die Key Results noch verbessert werden müssen.

Überprüfe deine Key Results anhand der wichtigsten Kriterien:

• Ergebnisse: keine Meilensteine oder Aufgaben
• Quantitativ und messbar  
• Lead-Metriken, die beeinflusst werden können

Weitere Qualitätskriterien für gute Key Results:

• Maximal 4-5 Key Results pro Objective
• Ehrgeizig und realisierbar
• Beschreiben, wie das Ziel erreicht werden soll
• Sehr spezifisch (vermeide vage Worte wie "umsetzen")
• Zeitlich gestaffelt
• Von den Stakeholdern akzeptiert

Best Practices:

Für viele Teams ist es in ihrem ersten Zyklus nicht immer möglich, ein messbares Key Result zu finden. Oft gibt es keine Basiswerte, Daten oder Möglichkeiten, die Auswirkungen ihrer Arbeit zu messen. Hier sind einige Tipps für diesen Fall:

• Versuche, ein Key Result zu formulieren, das eher einem Meilenstein ähnelt, aber dennoch einen Fortschritt anzeigen kann, wenn du es während der Check-ins betrachtest. ABER: Vermeide binäre Key Results, da sie nicht viel Wert haben.
• Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, die Wirkung oder den Wert deiner Arbeit zu messen, solltest du eine Umfrage durchführen, um zumindest ein eher subjektives Feedback aus verschiedenen Quellen zu erhalten, das die von dir aufgestellte Hypothese bestätigt oder widerlegt.

Vergiss aber nicht, dass du die Qualität deiner Key Results stetig verbessern musst, um den größtmöglichen Nutzen aus dem OKR-Rahmen zu ziehen. Versuche, Basiswerte festzulegen und arbeite daran, die notwendigen Messfähigkeiten zu erreichen.

7. Verfeinerung der OKRs und Dokumentation (60min)

Nachdem der vorherige Schritt abgeschlossen ist, können die Teams eine weitere Stunde lang iterieren.

Nach dieser letzten Phase sind die OKR-Verantwortlichen (Personen, die für den Fortschritt der OKRs während des Zyklus verantwortlich sind) bestimmt und sollten ihre vorläufigen OKR-Versionen in den OKR-Entwurfsvorlagen mit klaren Verantwortlichkeiten (Verantwortliche, Mitwirkende, externe Abhängigkeiten) dokumentieren.

Mache eine kurze Abschlusskontrolle, wenn du alle notwendigen OKR-Details besprochen und vereinbart hast:

• ein motivierendes und qualitatives Objective
• 3-5 Key Results (mit jeweils einer spezifischen Kennzahl und einem definierten Start-/Zielwert)
• alle relevanten Stakeholder und Abhängigkeiten
• und das/die übergeordnete(n) Ziel(e), das/die du unterstützen willst.

Dokumentiere auch die offenen Fragen, damit du mit anderen OKR-Coaches in deiner Organisation nachfassen kannst. Zu guter Letzt erinnerst du die OKR-Verantwortlichen daran, ihre OKR-Entwürfe auf die Workpath-Plattform zu übertragen. Das sollte innerhalb der nächsten 1-2 Tage geschehen.

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FAQ

Wie oft brauchen wir einen OKR-Zielsetzungsworkshop

Die Teams definieren neue OKRs kurz vor Beginn eines jeden OKR-Zyklus. Die Anzahl der OKR Drafting Workshops pro Jahr hängt daher von der Länge des Zyklus ab.

Gibt es alternative Ansätze, um wirksame OKRs zu finden?

Die TRIZ-Methode: Erstelle eine Liste mit allen Aktivitäten und Ergebnissen, die du verfolgen könntest, um ein Ziel zu erreichen. Dann gehst du die Liste durch und markierst die Aktivitäten, die derzeit ausgeführt werden. Gehe die Liste der markierten Punkte durch und entscheide, welche du stoppen oder eliminieren willst.

‍Die 5 Gründe: Denke an die 5-6 größten Hindernisse, die dich davon abhalten, dein Ziel zu erreichen. Frage 5 Mal "Warum" diese Hindernisse dich zurückhalten oder dich einschränken. Besprich dann, wie du diese Hindernisse aus dem Weg räumen kannst und wie du messen wirst, ob du erfolgreich warst.